Вопрос хранения кадровых документов является одним из самых критичных аспектов деятельности любой организации. Особую важность эта тема приобретает в случаях ликвидации, банкротства или закрытия филиалов компаний. Государственные архивы играют ключевую роль в сохранении социально-правовой информации граждан, однако нормативно-правовая база в этой сфере постоянно трансформируется, пытаясь угнаться за цифровизацией бизнес-процессов.
Передача документов при ликвидации компании
Многие работодатели задаются вопросом: нужно ли передавать документы на хранение в государственный архив при закрытии предприятия, и есть ли этому альтернативы? Ответ однозначен, при ликвидации юридического лица передача кадровых документов (приказов, личных дел, лицевых счетов, табелей учета рабочего времени) в государственный архив является обязательной процедурой. Это необходимо для обеспечения сохранности информации, подтверждающей трудовой стаж и заработок сотрудников.
Процесс сдачи документов в архив требует тщательной подготовки:
- Экспертиза ценности: отбор документов, подлежащих государственному хранению, и уничтожение тех, сроки хранения которых истекли.
- Оформление дел: подшивка, нумерация листов, составление листов-заверителей и внутренних описей.
- Составление описей: передача дел по описям, согласованным с архивным учреждением.
Если у группы компаний закрывается одно из представительств (например, филиал в России), документы этого подразделения также подлежат строгой инвентаризации и передаче в архив, либо в головной офис, который впоследствии берет на себя ответственность за их хранение или передачу в государственные структуры.
Цифровизация и кадровый ЭДО: вызовы и решения
Российский рынок кадрового электронного документооборота (ЭДО) демонстрирует взрывной рост. По данным за 2025 год, объем этого сегмента вырос на 80% и достиг 5 млрд рублей. Компании массово переходят на электронные трудовые книжки и цифровые приказы. Однако этот переход порождает серьезные законодательные вопросы.
Как отмечают эксперты, в нормативно-правовой базе пока отсутствуют четкие решения для хранения электронных кадровых документов. Одной из главных проблем является способ фиксации уничтожения электронных документов по истечении срока их хранения. В бумажном мире акт об уничтожении подписывается комиссией, но как юридически безупречно зафиксировать безвозвратное удаление электронного файла, пока не до конца урегулировано.
Новые правила хранения электронных документов
В 2023 году были введены новые правила хранения кадровых электронных документов. Значимым событием стало вступление в силу 17 сентября 2023 года приказа Федерального архивного агентства (Росархива) № 77. С этого момента российские компании получили более четкие ориентиры по формированию архива в цифровом формате, что стало важным шагом на пути интеграции ЭДО в государственную архивную систему.
Эксперимент по внедрению кадрового ЭДО
Для отработки механизмов работы с электронными кадровыми документами было запущено масштабное событие. Основанием для проведения эксперимента стало постановление Правительства Российской Федерации от 18 марта 2023 г. № 413.
Эксперимент проходил в период с 1 июня 2023 года по 31 мая 2024 года. Его основными участниками стали ключевые ведомства страны:
- Минцифры России.
- Федеральное казначейство.
- ФНС России.
Целью данного мероприятия была выработка единых стандартов взаимодействия между бизнесом, государственными органами и архивами в условиях тотальной цифровизации кадрового учета. Результаты этого эксперимента должны стать фундаментом для будущих поправок в законодательство.
Законодательные инициативы и развитие инфраструктуры
Развитие архивного дела не стоит на месте. Параллельно с цифровизацией происходят изменения в инфраструктуре и законах. Например, депутаты думской фракции «Новые люди» (Антон Ткачев, Александр и другие) активно выступают с инициативами по упрощению процедур кадрового учета и снижению бюрократической нагрузки на бизнес.
В то же время физические архивы также нуждаются в модернизации. Показательным примером является переезд Центрального государственного исторического архива Петербурга в новое здание. Это масштабное мероприятие, при котором первая машина с документами покинула привычное хранилище, демонстрирует колоссальные объемы бумажных носителей, которые государство обязано сохранять в надлежащих условиях.
Сфера хранения кадровых документов находится на стыке традиционных бумажных архивов и инновационных цифровых технологий; С одной стороны, компании по-прежнему обязаны строго соблюдать правила передачи дел в государственные архивы при ликвидации. С другой стороны, стремительный рост кадрового ЭДО требует оперативного вмешательства законодателей. Успешное завершение правительственных экспериментов и внедрение новых приказов Росархива постепенно формируют правовую базу, которая в ближайшие годы позволит бизнесу полностью отказаться от бумаги, не нарушая при этом законов об архивном деле.