Дата подготовки: 02:40:39 ()
Государственные архивы Российской Федерации выполняют важную функцию по сохранению документального наследия страны. Их деятельность регламентируется комплексом нормативных актов, основным из которых является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В данной статье рассмотрены ключевые положения, определяющие порядок комплектования, хранения, учёта и использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах.
Нормативная база
- ФЗ № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от ) – основной закон, определяющий понятия, принципы и порядок архивной деятельности.
- Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (утверждены Федеральным архивным агентством).
- Приказ Федерального архивного агентства от № 236 – Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения.
- Иные нормативные акты уполномоченных федеральных и региональных органов исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
Основные обязанности государственных органов и организаций
Согласно статье 23 ФЗ № 125‑ФЗ, государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обязаны:
- Обеспечивать отбор, подготовку и передачу документов Архивного фонда Российской Федерации в упорядоченном состоянии на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.
- Соблюдать правила, установленные уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, при комплектовании и передаче документов.
- Обеспечивать сохранность документов в процессе их передачи и хранения.
Правила комплектования и хранения документов
Комплектование
Комплектование представляет собой формирование архивных дел (единиц хранения) из отдельных документов в соответствии с их содержательной связью и хронологией. Основные этапы:
- Отбор документов, подлежащих передаче на постоянное хранение (по критериям исторической, юридической, административной значимости).
- Подготовка документов: очистка, ремонт, приведение в надлежащее состояние.
- Формирование дел: grouping документов по темам, видам деятельности, периодам.
- Описание и оформление единиц хранения (создание описи, аннотации, индексации).
Хранение
Хранение документов в государственных и муниципальных архивах осуществляется с соблюдением следующих требований:
- Размещение в специализированных хранилищах с контролируемым микроклиматом (температура 18 ± 2 °C, относительная влажность 45 ± 5 %).
- Использование архивных коробок, папок и стеллажей, изготовленных из некислотных материалов.
- Систематическая инвентаризация и контроль состояния документов (не реже одного раза в 5 лет).
- Обеспечение защиты от пожара, затопления, насекомых и механических повреждений.
Учёт и использование архивных документов
Учёт документов ведётся в единой автоматизированной системе архивного фонда. Основные положения:
- Каждому документу присваивается уникальный инвентарный номер и вносится в электронный каталог.
- Ведутся книги учёта поступления, перемещения и выдачи документов.
- Пользователи (исследователи, государственные органы, граждане) получают доступ к документам в читальных залах архива либо через электронные копии, при условии соблюдения режима конфиденциальности и ограничений, установленных законодательством.
- Запрещено выносить оригиналы документов за пределы архива без специального разрешения уполномоченного органа.
Снятие с учёта и уничтожение документов
Согласно пунктам 26.1 и 26.3 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, архив может снимать с учёта документы только на основании решения:
- уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;
- уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела;
- органа местного самоуправления.
После принятия решения документы либо передаются на постоянное хранение в другой архив, либо уничтожаются способами, исключающими возможность их восстановления (шредерование, сжигание в специальных печах и т.п.).
Соблюдение основных правил работы государственных архивов обеспечивает надёжное сохранение документального наследия России, гарантирует доступность информации для государственных нужд, научных исследований и общества в целом. Нормативная база, закреплённая в ФЗ № 125‑ФЗ и подзаконных актах, чётко регламентирует все этапы архивного процесса: от комплектования и хранения до учёта, использования и eventualного снятия с учёта. Эффективная реализация этих положений способствует повышению прозрачности государственной деятельности и укреплению доверия граждан к институтам власти;
Статья подготовлена на основе информации, доступной на .