Система нотариата в Российской Федерации представлена двумя основными формами: частной практикой (нотариусы, занимающиеся частной практикой) и государственным нотариатом (государственные нотариальные конторы). Несмотря на активное развитие частного нотариата, государственные нотариальные конторы (ГНК) продолжают играть ключевую роль в обеспечении доступности нотариальных услуг, особенно в отдаленных и малонаселенных районах, а также в сохранении исторического документального наследия через систему нотариальных архивов.
Правовое регулирование и статус государственных нотариальных контор
Деятельность государственных нотариальных контор регулируется Основными законодательством Российской Федерации о нотариате (утв. ВС РФ № 4462-1). Согласно статье 7 данного закона:
- Государственные нотариальные конторы открываются и упраздняются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим правоприменительные функции и функции по контролю и надзору в сфере нотариата (Министерство юстиции РФ), или по его поручению — его территориальными органами.
- ГНК являются юридическими лицами, они имеют печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и штампы.
- Нотариусы государственных нотариальных контор являются государственными служащими (или работниками бюджетных учреждений в зависимости от актуальной редакции закона) и действуют от имени Российской Федерации.
Важно: В соответствии с изменениями, внесенными Федеральным законом от № 258-ФЗ, сеть ГНК оптимизируется. Главная цель, создание единой сети нотариальных контор, обеспечивающей доступность услуг гражданам на всей территории страны, в т.ч. в субъектах РФ, где частный нотариат не развит или отсутствует.
Функции и полномочия ГНК
Государственные нотариальные конторы осуществляют весь объем нотариальных действий, предусмотренных статьей 35 Основного законодательства о нотариате и Гражданским кодексом РФ:
- Удостоверение сделок (договоров купли-продажи, дарения, заявя, брачных контрактов и др.).
- Удостоверение завещаний (включая закрытые и эквивалентные им).
- Выдача свидетельств о праве на наследство.
- Удостоверность подписей на документах, копий документов, выписок из них.
- Предоставление исполнительных надписей (индексов) на нотариальных документах.
- Принятие мер по охране наследственного имущества.
- Свидетельствование факторов, имеющих юридическое значение (находится ли гражданин в живых, нахождение гражданина в определенном месте и т.д.).
- Протестирование векселей.
- Осуществление иных действий, предусмотренных законом (например, морские протесты, удостоверение сделок с долями в уставных капиталах ООО и др.).
Нотариальные архивы: правовая природа и формирование фондов
Согласно статье 39.1 Основного законодательства о нотариате, нотариальный архив — это место хранения нотариальных документов на бумажном носителе, переданных на постоянное или временное хранение в нотариальную палату.
Что попадает в нотариальный архив?
Фонды нотариальных архивов формируются за счет:
- Документов нотариусов, занимающихся частной практикой, прекративших деятельность (смерть, лишение лицензии, переход в ГНК и т.д.).
- Документов государственных нотариальных контор в случаях их упразднения или прекращения полномочий нотариуса ГНК.
- Документов, ранее находившихся на временном хранении у нотариусов частной практики (передаются в архивы нотариальных палат).
Ключевой момент: Нотариальные документы, ранее принятые на хранение в государственные и муниципальные архивы (Государственный архив РФ, областные архивы и т.д.) изыматься не подлежат и остаются в ведении государственных архивных учреждений (согласно информации Правовед.RU от ).
Организация архивного дела в нотариате
Управление архивами осуществляют нотариальные палаты субъектов РФ (например, Московская городская нотариальная палата — МГНП, Нотариальная палата Свердловской области, Нотариальная палата Республики Башкортостан и др.).
На федеральном уровне ведется работа по созданию единой электронной базы нотариальных документов. Правительством РФ (постановление от ) закреплен вывод нотариальных архивов на новый законодательный уровень, включая цифровизацию фондов.
Пример организации архивов: Москва (МГНП)
Московская городская нотариальная палата (МГНП) имеет наиболее развитую структуру архивов, так как на территории города исторически функционировало множество ГНК. Архивы часто разделяются по хронологическому признаку (до 1980 года / после 1980 года) и привязаны к конкретным бывшим конторам.
Пример структуры архивов ГНК г. Москвы (по данным на 2011–2016 гг.):
| № ГНК | Ответственный за архив / Куратор | Адрес хранения архива | Период документов / Примечание | Контакты (исторические) |
|---|---|---|---|---|
| ГНК № 1 | Крылова Юлия Владимировна | ул. Чаянова, д. 6 (м. Маяковская) | Архив до 1980 года | (499) -72-42-68 (по приказу 243-н от ) |
| ГНК № 1 | Заграй Игорь Леонидович | Окская ул., 20 (м. Текстильщики, Кузьминки) | Архив после 1980 года | (499) -72-96-49, (499) -77-55-51 (по приказу 236-н от ) |
| Единый нотариальный архив г. Москвы | МГНП (Управление делами) | ул. Электрозаводская, д. 10 (107023) | Централизованное хранение, заказ услуг | Тел.: +7 (495) -10-03-93 (сайт: mailstorehouse.ru) |
Примечание: Адреса и телефоны могут меняться. Актуальную информацию необходимо уточнять на официальном сайте МГНП (mgnotariat.ru) или через справочно-информационные системы Минюста.
Региональные особенности (примеры)
- Санкт-Петербург: Нотариальная палата Санкт-Петербурга ведет реестр контор и архивов. Исторически архивы ГНК Ленобласти и города могут храниться в Государственном архиве Санкт-Петербурга (фунды Р-1245 и др.) и в нотариальном архиве Палты (Конная ул., 13).
- Свердловская область: Нотариальная палата Свердловской области (НПСО) принимает в архив документы упраздненных ГНК, находившиеся на временном хранении у частных нотариусов. Из архива выдаются копии и выписки.
- Республика Башкортостан: Нотариальная палата РБ формирует архив из документов частных нотариусов и ГНК при их упразднении.
- Исторические фонды: В государственных архивах регионов (например, Государственный архив Орловской области, фонд Р-1245 «Орловская окружная государственная нотариальная контора», 1928–1929 гг.) сохраняются дореволюционные и раннесоветские нотариальные акты, не вошедшие в ведение нотариальных палат.
Как найти нужный архив и получить документ?
Если вам необходима копия нотариального документа (завещание, договор, свидетельство о праве на наследство), составленного в ГНК или у нотариусе, прекратившем деятельность, алгоритм действий следующий:
- Определите нотариуса/контору: Уточните ФИО нотариуса, номер конторы, адрес и примерную дату составления документа.
- Обратитесь в нотариальную палату субъекта РФ: На официальном сайте палаты (раздел «Нотариальные архивы» или «Поиск нотариуса/архива») есть реестры архивов с указанием адресов хранения и контактных лиц.
- Подайте заявление: Заявление на выдачу копии/выписки подается в нотариальную палату или непосредственно в архив (если прием посетителей организован там). Можно подать через МФЦ или портал Госуслуг (если услуга оцифрована).
- Предоставьте документы: Паспорт, документ, подтверждающий ваши права (свидетельство о праве на наследство, доверенность, решение суда и т.д.).
- Оплатите нотариальный тариф: Выдача копий из нотариальных архивов является нотариальным действием, за которое взимается нотариальный тариф (плюс расходы на копирование/поиск, если предусмотрено).
Перспективы развития: Цифровой нотариальный архив
Современный этап характеризуется переходом к Единому нотариальному информационному пространству (ЕНИП) и созданию Единого нотариального архива в электронном виде. Основные направления:
- Сканирование и оцифровка бумажных фондов архивов ГНК и частных нотариусов.
- Внедрение технологий электронного нотариата (ЭЦП, видеоконференцсвязь), что позволяет формировать «родные» электронные документы, не требующие архивирования на бумаге.
- Обеспечение удаленного доступа нотариусов к архивным данным для выдачи дубликатов (копий) в любом регионе страны («нотариат без границ»).
- Интеграция с реестрами Росреестра, ЗАГСов, судов и налоговой службы для верификации данных.
Государственные нотариальные конторы остаются важным элементом правовой инфраструктуры страны, гарантируя доступность нотариальной помощи в каждом уголке России. Параллельно, система нотариальных архивов, ведомых нотариальными палатами, обеспечивает сохранность прав граждан на имущество и наследство, зафиксированных в документах десятилетиями ранее.
Переход к цифровым архивам и единым базам данных решает главную проблему — территориальную привязанность хранения бумажных дел, позволяя получать правомочные копии документов быстро и из любой точки страны. Для получения актуальной информации о местонахождении конкретного архива ГНК рекомендуется обращаться к официальным ресурсам Министерства юстиции РФ и нотариальных палат субъектов федерации.
Статья подготовлена на основе данных открытых источников, текста Основного законодательства РФ о нотариате (ред. от ) и информации с сайтов нотариальных палат (МГНП, НПСО, НП РБ и др.) по состоянию на 2026 год. Адреса и телефоны архивов могут изменяться, перед визитом уточняйте данные на официальных сайтах.