Государственное казённое архивное учреждение (ГКАУ) «Государственный архив документов по личному составу Республики Мордовия» (далее – Архив) является центральным хранилищем всех документов, связанных с личным составом государственных и муниципальных органов, а также с военной, трудовой и социальной историей жителей Мордовии․

Содержание статьи

1. Общее описание архива
2. История создания и развитие
3. Структура и подразделения
4. Услуги и направления деятельности
5. Как получить доступ к документам
6. Цифровые ресурсы и онлайн‑каталог
7. Контактные данные и режим работы
8. Часто задаваемые вопросы

Общее описание архива

Архив располагается в г․ Саранск, по адресу: ул․ Московская, 31, корпус 2․ Это государственное бюджетное архивное учреждение, подчинённое Министерству культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия․

Основная миссия архива – обеспечение сохранности, систематизации и предоставления доступа к документам по личному составу (служебные листы, кадровые дела, списки призывников, пенсионные карточки, документы о наградах и т․п․)․ Фонд архива насчитывает более 40 миллионов единиц хранения, среди которых более 10 миллионов документов относятся непосредственно к личному составу․

История создания и развитие

• 1920‑е годы – формирование первых кадровых отделов в советских учреждениях Мордовии, начало систематической регистрации личного состава․
• 1930‑е годы – создание центрального архивного хранилища в Саранске, которое впоследствии стало базой для ГКАУ․
• 1990‑е годы – реорганизация архивных структур после распада СССР; в 1995 г․ учреждён Государственный архив документов по личному составу Республики Мордовия․
• 2000‑е годы – внедрение электронных систем учёта, оцифровка части фонда, участие в международных проектах по сохранению культурного наследия․
• 2010‑е годы – открытие публичного онлайн‑каталога, развитие сервисов «Окна Победы», «Сад Памяти» и участие в грантовых проектах совместно с Центральным государственным архивом Республики Мордовия․
• 2020‑е годы – переход на полностью цифровой документооборот, создание базы открытых данных о рассекреченных делах․

Структура и подразделения

Архив состоит из нескольких ключевых отделов, каждый из которых отвечает за определённый тип документов:

Услуги и направления деятельности

• Консультации и справочная работа – предоставление информации о наличии и содержании документов․
• Выдача копий (печатных, фотокопий, сканов) по запросу граждан и организаций․
• Исследовательская поддержка – помощь в генеалогических исследованиях, подготовка материалов для публикаций․
• Участие в культурных проектах – «Окна Победы», «Сад Памяти», выставки, семинары․
• Образовательные программы – экскурсии для школьников, мастер‑классы по работе с архивными документами․
• Грантовые и международные проекты – сотрудничество с другими региональными архивами, обмен опытом․

Как получить доступ к документам

Подача запроса

Запросы можно оформить в письменной форме или через электронную почту․ Важно указать:

• ФИО заявителя;
• Контактные данные (телефон, e‑mail);
• Конкретные реквизиты документа (номер дела, период, тип документа);
• Цель обращения (исследование, семейная история, юридические нужды)․

Электронная почта

Официальный адрес для запросов: arkhiv․gos․rme-mordovia․ru․ Важно! Письма, отправленные на zgarmmail․ru, не рассматриваются․

Личный визит

Для получения оригиналов или копий в зале чтения необходимо предварительно записаться по телефону или через форму онлайн‑записи (см․ раздел Контакты)․

Сроки выполнения

Стандартный срок рассмотрения запроса – до 10 рабочих дней․ При необходимости более детального исследования срок может быть продлён до 30 дней․

Цифровые ресурсы и онлайн‑каталог

С 2015 года Архив активно развивает электронный доступ к своим фондам:

• Онлайн‑каталог – доступен по адресу https://arkhiv․gos․rme-mordovia;ru․ Позволяет искать документы по ФИО, дате, типу документа․
• База открытых данных – содержит рассекреченные дела, списки призывников, реестры наград․
• Электронный зал чтения – сканированные копии документов доступны после регистрации пользователя․
• Мобильное приложение (в разработке) – планируется к запуску в 2027 году․

Для работы с онлайн‑каталогом рекомендуется использовать современный браузер (Chrome, Firefox, Edge) и включить поддержку JavaScript․

Контактные данные и режим работы

Для получения справки о наличии документа рекомендуется позвонить в справочный стол за 1‑2 дня до визита․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли получить копию личного дела онлайн?
   Да․ После подачи запроса через электронную почту вам будет выслана ссылка для скачивания сканированного документа (при условии, что дело уже оцифровано)․
2. Какие документы считаются конфиденциальными?
   Документы, содержащие сведения о государственной тайне, медицинскую информацию, сведения о несовершеннолетних без согласия родителей, а также документы, срок хранения которых превышает установленный законом (обычно 50‑70 лет)․
3. Можно ли воспользоваться услугой «выездного архива»?
   Да․ Для крупных организаций и научных проектов архив предлагает выездные бригады, которые могут провести поиск и оцифровку нужных материалов непосредственно в учреждении‑заказчике․
4. Как стать членом добровольческого общества «Архивариус»?
   Заполните форму заявки на официальном сайте в разделе «Участие граждан»․ Членство открыто для всех, кто интересуется историей и готов помогать в каталогизации и оцифровке․
5. Есть ли бесплатный доступ для школьников?
   Да․ Школьные группы могут посещать архив по предварительной записи, получать бесплатные экскурсии и учебные материалы․

Государственный архив документов по личному составу Республики Мордовия – это уникальный ресурс, который хранит в себе историю тысяч людей, их труд, службу и семейные судьбы․ Благодаря развитой инфраструктуре, цифровым сервисам и открытой политике доступа, архив стал важным звеном в системе культурного наследия Мордовии и России в целом․

Если вы ищете сведения о предках, готовите научную работу или просто интересуетесь историей региона – обращайтесь в архив, используйте онлайн‑каталог и не забывайте про возможность получения профессиональной помощи от квалифицированных архивистов․

Дата последнего обновления статьи: 11 июля 2026 г․