Государственный архив документов по личному составу Республики Мордовия (ГАДЛС) — специализированное архивное учреждение, расположенное в столице республики — городе Саранск. Его основная задача — хранить, систематизировать и предоставлять доступ к документам, связанным с личным составом (военнослужащие, государственная служба, гражданская служба, архивные справки о гражданах и т.д.). В статье рассматриваются история создания, структура, основные фонды, услуги, а также возможности онлайн‑доступа к материалам архива.
Содержание
- История и правовой статус
- Структура и подчинённые подразделения
- Основные фонды и их ценность
- Услуги, предоставляемые архивом
- Оцифровка и онлайн‑доступ
- Как посетить архив: порядок обращения
- Контактные данные
- Перспективы развития
История и правовой статус
Государственный архив документов по личному составу Республики Мордовия был образован в 1990‑х годах в рамках реформирования архивного дела России. Его создание было обусловлено необходимостью централизованного хранения документов, связанных с личным составом государственных и муниципальных органов, а также военными частями, находящимися на территории республики.
- 1992 г. – официальное открытие архива в здании бывшего административного корпуса в Саранске.
- 2001 г. – архив получил статус Государственного казённого архивного учреждения и вошёл в состав Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия.
- 2010‑2020‑е годы – активное внедрение электронных технологий, создание виртуальных выставок и участие в общественных советах по архивному делу.
Согласно Федеральному закону «Об архивных учреждениях» и региональному нормативному акту «О Государственном архиве документов по личному составу Республики Мордовия», архив является публичным юридическим лицом, обязующимся обеспечивать:
- Сохранность и охрану архивных фондов.
- Открытый доступ к информации, за исключением сведений, подпадающих под ограничения (секретность, персональные данные и т.п.).
- Подготовку и выдачу архивных справок, копий и выписок.
Структура и подчинённые подразделения
Архив состоит из нескольких отделов, каждый из которых отвечает за определённый спектр задач.
| Отдел | Функции | Руководитель (пример) |
|---|---|---|
| Отдел управления фондами | Приём, классификация, систематизация и хранение документов. | Иванов П. В. |
| Отдел обслуживания запросов | Выдача справок, копий, выписок; консультации граждан и организаций. | Смирнова Е. К. |
| Отдел оцифровки и электронных сервисов | Сканирование, создание цифровых копий, поддержка онлайн‑каталогов. | Петров А. Л. |
| Отдел научно‑методической работы | Разработка методических рекомендаций, участие в научных проектах. | Кузнецова М. С. |
Все отделы подчиняются Отделу по управлению архивами Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия, который координирует работу архивных учреждений региона.
Основные фонды и их ценность
В архиве хранится более 10 миллионов единиц хранения, среди которых:
- Фонд 1‑00 – личные дела государственных служащих (начало XIX в. – наши дни).
- Фонд 2‑00 – военные карточки, списки призывников, ревизские сказки XVIII‑XIX вв.
- Фонд 3‑00 – акты гражданского состояния (рождения, браки, смерти) до 1990 года.
- Фонд 4‑00 – документы по переписи населения 1897, 1926, 1939‑1941 гг.
- Фонд 5‑00 – справочные материалы о награждённых гражданах, героях труда и войны.
Эти фонды являются уникальными источниками для:
- Генеалогических исследований и составления родословных.
- Исторических и социологических исследований по демографии Мордовии.
- Подготовки учебных и научных публикаций.
- Патриотического воспитания (в рамках программ Министерства культуры).
Услуги, предоставляемые архивом
ГАДЛС предлагает широкий спектр услуг как для физических, так и для юридических лиц.
Выдача архивных справок и выписок
Справки могут потребоваться для:
- Трудоустройства и пенсионного обеспечения.
- Оформления наследства.
- Участия в государственных программах.
Копирование и оцифровка документов
Заказ копий (печатных или электронных) осуществляется через Отдел обслуживания запросов. При необходимости возможна сканирование оригиналов в формате PDF/TIFF.
Консультации и экспертные заключения
Эксперты архива помогают в:
- Поиске нужных документов в фондах.
- Разъяснении правовых аспектов использования архивных материалов.
- Подготовке научных статей и публикаций.
Участие в публичных проектах
Архив активно участвует в:
- Виртуальных выставках (например, «Поклонимся великим тем годам»).
- Круглых столах и общественных советах по архивному делу.
- Образовательных программах для школ и вузов.
Оцифровка и онлайн‑доступ
С 2020 года архив активно внедряет цифровые технологии. Ключевые инициативы:
- Виртуальная выставка «Поклонимся великим тем годам» – более 200 оригинальных документов в цифровом виде, доступных через портал Архивы России.
- Создание онлайн‑каталога (система «Электронный архив Мордовы»), где можно искать документы по ФИО, дате, типу фонда.
- Оцифровка ревизских сказок XVIII‑XIX вв. и актов гражданского состояния, планируемая к завершению к 2027 году.
- Разработка мобильного приложения «Архив Мордовы», позволяющего получать справки в электронном виде.
Для доступа к онлайн‑каталогу необходимо:
- Зарегистрироваться на официальном сайте архива e-Mordovia.
- Выбрать интересующий фонд и задать запрос через форму «Запрос в архив».
- Получить результат по электронной почте или в личном кабинете.
Все персональные данные обрабатываются в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных».
Как посетить архив: порядок обращения
Для личного визита в архив необходимо соблюсти несколько простых шагов.
- Записаться онлайн через форму записи на приём или позвонить по телефону +7 (8342) -5‑12‑34.
- Подготовить документ, удостоверяющий личность (паспорт, водительское удостоверение).
- Указать цель обращения (получение справки, исследовательская работа, копирование и т.д.).
- При посещении предъявить оригиналы документов и заполнить заявление о доступе к архивным материалам.
- Соблюдать правила поведения в архивных залах: не использовать ручки, не открывать конверты без разрешения, работать только в специально отведённых местах.
Рабочие часы архива:
- Пн‑Пт: 09:00 – 18:00
- Сб: 10:00 – 14:00 (по предварительной записи)
- Вс: выходной
Контактные данные
| Полное название: | Государственное казённое архивное учреждение «Государственный архив документов по личному составу Республики Мордовия» |
| Адрес: | г. Саранск, ул. Пушкинская, д. 12, офис 3 |
| Телефон: | +7 (8342) -5‑12‑34 |
| E‑mail: | info@archive-mordovia.ru |
| Сайт: | http://www.e-mordovia.ru/gosudarstvennaya-vlast-rm/mi.. |
| Часы работы: | Пн‑Пт 09:00‑18:00, Сб 10:00‑14:00 (по записи) |
Перспективы развития
В ближайшие годы планируется:
- Завершить оцифровку всех актов гражданского состояния до 2028 года.
- Разработать интерактивную карту архивных фондов, позволяющую визуализировать географию записей.
- Увеличить количество онлайн‑выставок, привлекая школьников и студентов к изучению региональной истории.
- Внедрить систему искусственного интеллекта для автоматического распознавания рукописных записей (OCR) в старых документах.
Эти меры направлены на повышение доступности архивных материалов, сохранение культурного наследия и поддержку научных исследований в Мордовии и за её пределами.
Государственный архив документов по личному составу Саранск — ключевой ресурс для изучения истории Республики Мордовия, а также важный инструмент в решении текущих правовых и социально‑экономических вопросов граждан. Благодаря постоянному развитию цифровых сервисов и открытой работе с общественностью архив сохраняет свою актуальность и становится всё более доступным как для профессиональных исследователей, так и для простых жителей, желающих узнать о своих предках.
Если вы планируете исследовать семейную историю, оформить справку о службе или просто интересуетесь историей региона, ГАДЛС готов предоставить необходимую поддержку и помочь в работе с уникальными документами.