Делопроизводство является основой функционирования любого государственного органа или организации. В контексте архивного дела оно приобретает особое значение, поскольку именно качество организации делопроизводства определяет полноту, достоверность и сохранность документов, поступающих в государственные архивы для вечного хранения. Ниже представлен подробный обзор инструкции по делопроизводству, действующей на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 10 января 2024 г. № 2 (в редакции, действующей на 2026 год).

Правовая основа и нормативная иерархия

Инструкция по делопроизводству не существует в вакууме. Она встраивается в четкую иерархию нормативных правовых актов:

1. Конституция Республики Беларусь — гарантирует право на информацию и доступ к документам;
2. Закон Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве» (в актуальной редакции), базовый закон, определяющий принципы, полномочия и ответственность.
3. Указы и постановления Президента РБ — стратегические направления развития архивной сферы и электронного документооборота.
4. Постановления Совета Министров РБ — утверждение типовых инструкций, правил формирования фондов и сроков хранения.
5. Постановление Министерства юстиции РБ от № 2 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и иных организациях» — основной ведомственный акт, регламентирующий ежедневную работу с документами.
6. Отраслевые и локальные нормативные акты — инструкции конкретных министерств, ведомств и организаций, разработанные на основе типовой.

Важно: Действующая редакция Инструкции № 2 приведена в соответствие с требованиями по развитию электронного делопроизводства и переходу на бескागовое документооборот, что является приоритетом государственной политики на 2024–2026 годы.

---

Сфера действия и ключевые определения

Инструкция применяется ко всем государственным органам, иным государственным организациям, а также к юридическим лицам, в уставных фондах которых 100 процентов долей (акций) принадлежит государству, если иное не установлено законодательством.

Ключевые термины (согласно Инструкции № 2):

• Дело — совокупность документов, связанных по происхождению, теме, وجهу деятельности и оформленных в установленном порядке для удобства учета, хранения и использования.
• Номенклатура дел, утвержденный перечень названий дел с указанием сроков их хранения, составляемый на календарный год.
• Электронный документ — документ в электронной форме, созданный, отправленный, полученный или сохраненный с использованием информационных технологий.
• Система электронного делопроизводства (СЭД) — автоматизированная информационная система, обеспечивающая ведение делопроизводства в электронном виде.
• Архив организации, структурное подразделение (или уполномоченное лицо), осуществляющее учет, хранение, комплектование и использование документов до их передачи в государственный архив.

---

Организация делопроизводства: этапы и процедуры

Создание и регистрация документов

Процесс начинается с момента создания или поступления документа в организацию. Инструкция жестко регламентирует:

• Единый день регистрации: Все входящие и исходящие документы, а также внутренние документы, подлежащие регистрации, учитываются в день их поступления (создания).
• Журналы регистрации: Ведутся в электронном виде в СЭД. Обязательные реквизиты: регистрационный номер, дата, краткое содержание (тема), исполнитель, срок исполнения.
• Реквизиты документа: Утверждены обязательные и условно-обязательные реквизиты (ГОСТ Р 7.0.97–2016 / СТБ 6.33-2016). Для электронных документов обязательным является усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Исполнение и контроль документов

Контроль за исполнением документов — одна из ключевых функций делопроизводства.

• Виды контроля: личный руководителя, контроль за поручениями, контроль за сроками исполнения, тематический контроль.
• Сроки исполнения: Устанавливаются руководителем или уполномоченным лицом. Стандартный срок — до 15 рабочих дней, для сложных вопросов, до 1 месяца (с уведомлением заинтересованных сторон).
• Отчетность: Регулярные справки о состоянии исполнения поручений подаются руководителю организации.

Комплектование и оформление дел

Комплектование дел производится в процессе работы по хронологическому, хронолого-тематическому или предметному принципу.

• Номенклатура дел: Утверждается руководителем организации ежегодно до 1 февраля текущего года на основе Типовой номенклатуры дел (утв. Минюстом).
• Сроки хранения: Присваиваются при регистрации документа или при комплектовании дела: временные (до 10 лет, свыше 10 лет) или постоянные.
• Оформление дела: Обложка дела, внутренний указатель (инвентарь), закрепление документов (сшивка/электронная связка). Для электронных дел формируется электронный том с метаданными.

---

Электронное делопроизводство: особенности и требования

Согласно актуализированной Инструкции № 2, переход на электронное делопроизводство является обязательным для всех субъектов.

Требования к СЭД

• Обеспечение юридической значимости электронных документов (ЭЦП, штампы времени).
• Поддержка форматов длительного хранения (PDF/A, XML и др.).
• Разграничение прав доступа (ролевая модель).
• Ведение аудиторского журнала всех действий с документами.
• Интеграция с едиными государственными информационными ресурсами (ЕГИР) и системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ / аналоги в РБ).

Гибридное делопроизводство (период перехода)

Допускается параллельное ведение делопроизводства на бумажных и электронных носителях при условии:

• Наличия перечня документов, подлежащих оформлению на бумаге (оригиналы договоров с печатями, документы строгой отчетности, документы с личной подписью руководителя и т.д.).
• Создания в СЭД электронных копий бумажных документов для внутренней работы.
• Четкого разделения полномочий: «оригинал на бумаге — в архиве организации, электронная копия — в работе».

---

Архив организации: функции и взаимодействие с государственными архивами

Архив организации (или уполномоченный архивариус) является связующим звеном между текущим делопроизводством и государственным архивом.

Основные функции архива организации:

1. Приемка дел: Ежегодная приемка дел от структурных подразделений по актам приема-передачи (в электронном или бумажном виде).
2. Учет и хранение: Ведение фондовых описей, обеспечение условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность для бумаги; резервное копирование, защита от несанкционированного доступа для электронных фондов).
3. Составление справочных средств: Описи дел, указатели, карточки учета документов высшей секретности.
4. Выдача и использование: Организация работы читальни, выдача копий, справок, ведение статистики использования.
5. Экспертиза документов на предмет исторической ценности: Проведение ежегодно комиссией по экспертизе документов.

Передача дел в государственный архив

Процедура строго регламентирована:

• Сроки передачи: Дела постоянного хранения и дела временного хранения со сроком свыше 10 лет передаются в государственные архивы по истечении сроков хранения, установленных номенклатурой дел, но не реже одного раза в 5 лет (для постоянных — чаще, по мере завершения дел).
• Подготовка к передаче: Проверка полноты дел, соответствия номенклатуре, оформления обложек и внутренних указателей, составление описей в 2-х экземплярах (один остается в организации, второй — в архиве).
• Акт приема-передачи: Оформляется в установленной форме, подписывается руководителем организации и директором государственного архива.
• Электронная передача: Для электронных фондов используется протокол передачи электронных архивных фондов с контрольными суммами (хеш-суммами) файлов.

---

Особенности делопроизводства по секретным и конфиденциальным документам

Инструкция выделяет отдельный раздел для работы с гостайной (ГТ), служебной тайной и иной защищенной правом информацией:

• Учет: Ведеться в отдельных журналах (реестрах) с ограниченным доступом.
• Оформление: Грифы секретности, листы учета знакомившихся, специальные обложки дел.
• Хранение: В специализированных хранилищах (сейфах, камерах хранения) с режимом доступа.
• Уничтожение: Только по акту комиссии с обязательным составлением протокола уничтожения (перемалывание, сжигание для бумаги; безвозвратное удаление для электронных носителей).
• Передача в госархив: Только после снятия грифа секретности уполномоченным органом или по истечении срока секретности.

---

Экспертиза документов и управление сроками хранения

Ключевой механизм отсева документов, не имеющих архивной ценности — экспертиза документов.

Комиссия по экспертизе документов

Создается при организации руководителем. Состав: представители администрации, архивариус, юрист, специалисты профильных отделов.

Категории документов по итогам экспертизы:

• Постоянного хранения: Документы, отражающие историю, структуру, основные функции организации, права граждан (персональные дела, дела по кадрам до 2003 г., учредительные документы и т.д.). Передаются в госархив.
• Временного хранения (свыше 10 лет): Финансово-хозяйственные, кадровые (после 2003 г.), отчетные документы. Передаются в госархив для временного хранения.
• Временного хранения (до 10 лет): Текущая корреспонденция, черновики, справочные материалы, дубликаты. Хранятся в архиве организации до истечения срока, затем уничтожаются.

Порядок уничтожения

1. Составление акта об уничтожении на основании номенклатуры дел и описей.
2. Согласование с государственным архивом (для дел сроком свыше 10 лет и постоянных, обязательно).
3. Прямое уничтожение комиссией с составлением протокола.

---

Контроль за состоянием делопроизводства

Министерство юстиции и его территориальные органы (управления юстиции) осуществляют государственный контроль за соблюдением законодательства об архивном деле и делопроизводстве.

Формы контроля:

• Плановые проверки: Проведение по графику, утвержденному Минюстом.
• Внеплановые проверки: По обращениям граждан, сообщениям СМИ, результатам предыдущих проверок.
• Профилактические посещения/консультации: Без вывода обязательных предписаний.

Типичные нарушения, выявленных нарушений (практика 2024–2026 гг.):

1. Отсутствие или неактуальность Номенклатуры дел.
2. Нарушение сроков регистрации документов.
3. Хранение дел в несоответствии с требованиями (плохие условия, отсутствие пожарной сигнализации).
4. Несвоевременная передача дел в государственные архивы.
5. Отсутствие регламента по электронному документообороту / работа в СЭД без ЭЦП.
6. Уничтожение документов без экспертизы и акта.

Последствия: Выдача предписания об устранении нарушений, административные штрафы (ст. 23.31 КоАП РБ) для должностных лиц, в тяжелых случаях — уголовная ответственность (ст. 351 УК РБ — уничтожение, повреждение или скрытие документов).

---

Практическая инструкция: алгоритм действий архивариуса организации (чек-лист)

Для ежедневной работы специалиста архива организации рекомендуется следующий алгоритм:

Периодичность	Действие	Нормативная основа / Документ-результат
Ежедневно	Контроль регистрации входящих/исходящих документов в СЭД; выдача дел по запросам	Журналы регистрации (СЭД), бланки выдачи
Еженедельно	Контроль сроков исполнения поручений (красные/черные списки)	Справка руководителю
Ежемесячно	Приемка завершенных дел от структурных подразделений (по графику)	Акт приема-передачи дел
Ежеквартально	Проверка состояния хранения (температура, влажность, работа СЭД, бэкапы)	Журнал контроля условий хранения / Отчет СЭД
Ежегодно (до 1 февраля)	Разработка и согласование Номенклатуры дел на текущий год	Утвержденная Номенклатура дел
Ежегодно (I квартал)	Проведение экспертизы документов за прошлый год	Акты экспертизы, списки к уничтожению, списки к передаче в госархив
Ежегодно (II–III квартал)	Подготовка и передача дел в государственный архив	Описи дел, Акт приема-передачи дел в госархив
Ежегодно (IV квартал)	Уничтожение документов с истекшим сроком хранения	Акт об уничтожении, Протокол комиссии
Постоянно	Ведение справочных средств (описи, указатели, картотеки) в актуальном состоянии	Фондовые описи (бумажные/электронные)

---

Перспективы развития: безбумажные технологии и ИИ

На 2026 год ключевыми трендами, отраженными в практике применения Инструкции № 2, являются:

• Тотальный переход на «родной» электронный документооборот: Отказ от сканирования бумаги в пользу создания документов сразу в электронной форме с УКЭП.
• Использование ИИ для классификации: Автоматическое определение вида документа, присваивание сроков хранения и формирование номенклатуры дел на этапе регистрации.
• Блокчейн / Распределенные реестры: Пилотирование для подтверждения неизменности электронных архивных фондов при длительном хранении.
• Единое архивное информационное пространство: Интеграция архивов организаций с государственными архивами через единый портал для удаленного поиска и заказа документов.

---

Инструкция по делопроизводству (утв; Постановлением Минюста РБ от № 2) является главным практическим руководством для обеспечения правового режима документов в Республике Беларусь. Ее ключевая цель — создание единой системы документирования деятельности государственных органов, гарантирующей:

• Прозрачность и управляемость административных процессов.
• Защиту прав граждан и юридических лиц (доступ к информации).
• Формирование достоверного документального фонда страны для истории и права.

Главное правило для практика: Делать дело правильно на этапе создания и регистрации документа в 10 раз дешевле и надежнее, чем исправлять ошибки на этапе экспертизы или передачи в государственный архив. Строгое соблюдение реквизитов, сроков, процедур комплектования и экспертизы — залог прохождения любых проверок и сохранности архивного наследия.

---

Приложение: Полезные ссылки и нормативные акты (актуально на )

• Закон РБ «Об архивном деле и делопроизводстве» (с изм. и доп.).
• Постановление Минюста РБ от № 2 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и иных организациях».
• Постановление Совета Министров РБ «Об утверждении Типовой номенклатуры дел государственных органов и иных организаций».
• ГОСТ Р 7.0.97–2016 (СТБ 6.33-2016) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Документы управления. Общие требования к оформлению».
• ГОСТ Р 7.0.100–2018 «Архивное дело. Описание дел фонда. Общие требования».
• Официальный сайт Министерства юстиции Республики Беларусь (раздел «Архивное дело и делопроизводство»).
• Портал «Национальный архивный фонд РБ» (электронные услуги, реестры архивов).

Статья подготовлена на основе нормативных правовых актов Республики Беларусь, действующих на 07 октября 2026 года. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных правовых вопросов рекомендуется обращаться к актуальным текстам законов и консультироваться с юристами/архивариусами профильных ведомств.