Государственный архив Иркутской области (ОГКУ «ГАИО») — это ключевое учреждение архивной службы региона, выполняющее функции по хранению, учету и обеспечению доступа к документам, составляющим архивный фонд области. Особое место в его деятельности занимает работа с документами по личному составу — архивными материалами, отражающими трудовые отношения, стаж, награды и биографические сведения граждан. Данная статья объединяет актуальную информацию о структуре, адресах, услугах и цифровых ресурсах архива на .

Правовой статус и подведомственность

Архив действует как областное государственное казенное учреждение (ОГКУ) «Государственный архив Иркутской области». Непосредственное управление осуществляется Архивным агентством Иркутской области. Деятельность регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и региональными нормативными правовыми актами.

На официальном портале Архивного агентства представлены разделы, обеспечивающие прозрачность работы:

• Нормативные правовые акты в сфере противодействия коррупции;
• Антикоррупционная экспертиза;
• Комиссия по соблюдению требований к служебному поведению;
• Сведения о доходах госслужащих и директоров госархивов;
• Формы документов для заполнения (в т.ч. связанных с противодействием коррупции).

Структура учреждения: филиалы и центры

ОГКУ «ГАИО» имеет разветвленную структуру. Для граждан, ищущих документы по личному составу, ключевым является Центр документов по личному составу, однако важно знать о других подразделениях, так как фонды распределены по профилю и хронологии.

Основные структурные единицы:

1. Центр документов по личному составу (Филиал ОГКУ ГАИО) — профильный центр для хранения и выдачи справок о трудовом стаже, зарплате, награждениях, личных делах работников предприятий и организаций.
2. Центр документации новейшей истории (Филиал ОГКУ ГАИО) — хранит документы партийных, советских, комсомольских органов, а также фонды предприятий, учреждений и организаций за советский и современный периоды (после 1917 г.).
3. Государственный архив новейшей истории Иркутской области (ГАНИИО) — отдельное юридическое лицо (государственный архив), часто взаимодействующий с ГАИО.
4. Усть-Ордынский филиал ОГКУ ГАИО — обслуживает Усть-Ордынский бурятский округ.
5. Научно-справочная библиотека ГАИО — вспомогательное подразделение для работы с опубликованными источниками.

Адреса и контакты: где обращаться

Внимание: Адреса могут отличаться в зависимости от конкретного филиала, в котором хранятся нужные вам фонды. Рекомендуется уточнять место хранения конкретного дела заранее по телефону или через портал «Архивы России».

Ключевые адреса в г. Иркутске:

• Центр документов по личному составу (по данным 2ГИС / Zoon): ул. Байкальская, 255 (также встречается адрес 79 для Центра документации новейшей истории / Центра документов по личному составу в разных справочниках — уточняйте при звонке).
• Центр документации новейшей истории (Главное здание / Читальный зал): ул. Марата, 19 (по данным 2ГИС, здесь указано 3 филиала).
• Архивное агентство Иркутской области (Управление): ул. Сухэ-Батора, 16.

Примечание: На портале «Архивы России» Центр документов по личному составу и Центр документации новейшей истории официально закреплены как филиалы ОГКУ «Государственный архив Иркутской области».

Фонды и состав документов по личному составу

Согласно сведениям Министерства культуры и архивов Иркутской области, на государственном хранении в ОГКУ «ГАИО» находится 71 фонд личного происхождения, а также множество фондов организаций, содержащих документы по личному составу.

Что относят к документам по личному составу (по определению Архивного управления области):

• Архивные документы, отражающие трудовые отношения (трудовые книжки, листы учета рабочего времени, приказы о приеме/увольнении, переводах);
• Документы о квалификации, специальности, профессии (аттестаты, дипломы, сертификаты);
• Материалы о награждении (ордена, медали, знаки отличия, благодарности);
• Личные дела сотрудников предприятий, ведомств, организаций;
• Справочно-учетные документы (карточки личного учета, анкеты).

Также хранится 1 коллекция документов, формируемая по тематическому принципу.

Услуги для граждан и организаций

Центр документов по личному составу обеспечивает обработку и распределение запросов, а также выдачу архивных справок и копий документов.

Основные виды услуг:

• Выдача архивных справок для подтверждения стажа, заработной платы, факта работы (для Пенсионного фонда / СФР, судов, нотариусов, личного пользования);
• Выдача копий документов (с заверением или простые);
• Научно-справочная информация по фондам;
• Обеспечение доступа к документам в читальных залах (с учетом сроков разграждения — 75 лет для документов с сведениями о частной жизни, 30 лет для остальных);
• Цифровое копирование документов (на платной основе).

Цифровые ресурсы и удаленный доступ

Архив активно внедряет технологии оцифровки. Партнером по масштабным проектам выступает компания ЭЛАР (работы ведутся как единая долгосрочная программа партиями).

Ключевые онлайн-инструменты:

1. Портал «Архивы России» (archives.gov.ru):
   • База данных рассекреченных дел и документов федеральных архивов;
   • База данных по местам хранения документов по личному составу — критически важный инструмент для предварительного поиска: введите название организации, и система покажет, в каком именно архиве (ГАИО, ГАНИИО, муниципальном или ведомственном) хранятся дела.
2. Электронная библиотека исторических документов (ЭБИД): Указатели и описи фондов ГАИО (Иркутск), доступные для удаленного просмотра.
3. Сайт Архивного агентства Иркутской области: Новости, нормативная база, контакты, формы заявлений.

Порядок обращения за справкой (пошагово)

1. Определите место хранения. Используйте «Базу данных по местам хранения документов по личному составу» на портале «Архивы России» или позвоните в справочную Центра документов по личному составу (ул. Байкальская, 255/79).
2. Подготовьте документы. Паспорт заявителя, документ, подтверждающий родственные отношения (если запрашиваете от чужого имени), доверенность (при представителе), данные о лице (ФИО, дата рождения, название организации, годы работы).
3. Выберите способ подачи:
   • Лично в читальном зале / окно приема запросов (ул. Байкальская, 255 или ул. Марата, 19);
   • По почте (заказным письмом с вложением копии паспорта и конверта с обратным адресом);
   • Через портал Госуслуг (если услуга подключена для данного архива) или официальный сайт агентства;
   • Через МФЦ (Мой Документы), для типовых справок о стаже.
4. Оплатите госпошлину/услуги (если предусмотрено тарифами на платные архивные услуги). Бесплатно выдаются справки для назначения пенсий, льгот, в суды и следственные органы по их запросам.
5. Получите результат в установленный законом срок (обычно до 30 дней, для пенсионных — до 10-15 дней).

Муниципальные и ведомственные архивы региона

Помимо ГАИО, в Иркутской области функционируют муниципальные архивы (городские, районные), которые хранят документы по личному составу ликвидированных муниципальных предприятий, сельских советов, школ, больниц и т.д. Их реквизиты и антикоррупционные разделы также представлены на портале области. Если организация была подведомственна министерству или ведомству (ЖД, МВД, Минобороны), документы могут находиться в ведомственных архивах федерального уровня.

Режим работы и важные нюансы

• Режим работы читальных залов и окон приема может отличаться для разных филиалов (ул. Марата, 19 и ул. Байкальская, 255/79). Обязательно проверяйте актуальное расписание на сайте или по телефонам 2ГИС / официального портала перед визитом.
• Сроки хранения: Документы по личному составу хранятся 75 лет (личные дела, трудовые книжки, листы учета) или 50 лет (справочная документация) с момента последней записи, после чего оцениваются на предмет исторической ценности.
• Конфиденциальность: Доступ к документам, содержащим сведения о частной жизни, ограничен и предоставляется только самому лицу или его уполномоченному представителю (нотариусу, адвокату, суду) до истечения 75 лет с момента создания документа.

Государственный архив Иркутской области (через свой Центр документов по личному составу) является главным оператором архивной информации о трудовой биографии жителей региона. Благодаря структуре из нескольких филиалов (Центр док. по личному составу, Центр док. новейшей истории, Усть-Ордынский филиал) и развитой цифровой инфраструктуре (Портал «Архивы России», ЭБИД, оцифровка ЭЛАР), поиск и получение документов становится максимально доступным. Ключ к успеху, правильная идентификация организации-работодателя и предварительная проверка места хранения фонда через открытые базы данных.

Информация актуальна на . Адреса, телефоны и режимы работы могут меняться. Обязательно подтверждайте детали на официальном портале «Архивы России или сайте Архивного агентства Иркутской области перед обращением.