Государственный архив Костанайской области (ГАКо) – это центральный архивный орган, который занимается сбором, хранением, охраной и предоставлением доступа к документам, отражающим историю региона, а также к материалам, относящимся к государственному управлению, экономике, культуре и социальной сфере.

История создания архива

Государственный архив Костанайской области был основан в 1932 году в рамках советской архивной системы. С того времени он прошёл несколько этапов реорганизации, адаптируясь к изменениям политической и правовой среды Казахстана. После обретения независимости в 1991 году архив получил статус государственного учреждения, отвечающего за сохранение исторического наследия Костанайской области.

Миссия и основные задачи

• Сохранение и систематизация архивных фондов, отражающих историю региона.
• Обеспечение доступа к архивным материалам для исследователей, государственных органов и граждан.
• Оцифровка ценных документов и создание электронных баз данных.
• Участие в научных и просветительских проектах, публикация архивных материалов.
• Контроль за соблюдением требований архивного законодательства.

Структура архива

ГАКо состоит из нескольких подразделений, каждое из которых отвечает за определённый тип документов:

1. Отдел государственных дел – хранит документы органов исполнительной власти, судов, прокуратуры.
2. Отдел экономических документов – архивные материалы предприятий, сельского хозяйства, финансов.
3. Отдел культурного наследия – документы школ, библиотек, музеев, театров.
4. Отдел личных дел – личные архивы известных деятелей, семейные архивы.
5. Отдел оцифровки и информационных технологий – отвечает за создание электронных копий и поддержание сайта.

Официальный сайт архива

Сайт www.gako.kz – основной портал, где пользователи могут:

• Получить информацию о фондах (каталог, описания, сроки создания).
• Подать запросы на предоставление документов онлайн через форму «Электронный запрос».
• Воспользоваться поисковой системой по ключевым словам, датам и тематикам.
• Скачать электронные версии оцифрованных документов (фотографии, сканы, аудио‑ и видеоматериалы).
• Узнать о мероприятиях архива: выставки, лекции, конференции.
• Получить контактные данные и график работы.

4.1 Как найти нужный документ

Для поиска следует выполнить несколько простых шагов:

1. Перейти на главную страницу сайта и нажать кнопку «Поиск по архиву».
2. Ввести ключевые слова (например, «Костанай 1941», «Колхоз «Алтай»»).
3. Указать диапазон дат, если известен период создания документа.
4. Отфильтровать результаты по типу документа (акт, протокол, карта, фото и т.д.).
5. Нажать «Найти» – система выдаст список соответствующих материалов.

4.2 Подача электронного запроса

Для получения оригинала или копии документа необходимо:

• Зарегистрироваться на сайте (ввести ФИО, контактный телефон, адрес электронной почты).
• Заполнить форму запроса: указать номер фонда, серию, лист, цель использования.
• Прикрепить копию удостоверения личности (для физических лиц) или документ, подтверждающий статус организации.
• Отправить запрос и ждать ответа в течение 5‑10 рабочих дней.

Оцифровка и электронные ресурсы

С 2015 года архив активно реализует программу оцифровки:

• Создана Электронная библиотека с более чем 150 000 сканов (фотографии, карты, письма).
• Введена система доступа по подписке для научных учреждений, позволяющая скачивать документы в высоком разрешении.
• Разработан мобильный приложение «ГАКо», позволяющее искать и просматривать материалы с телефона.

Как посетить архив лично

Если требуется изучить оригиналы в читальном зале, необходимо:

1. Позвонить по телефону +7 (7142) -5‑12‑34 или написать на info@gako.kz для записи.
2. Предъявить документ, удостоверяющий личность;
3. Заполнить бланк «Заявление о предоставлении доступа к архивным материалам».
4. Соблюдать правила поведения в архивных помещениях (не использовать маркеры, не есть, не пить).

Контактная информация

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как узнать, есть ли нужный документ в фонде?

Сначала используйте онлайн‑каталог на сайте. Если документ не найден, свяжитесь с архивом по телефону или электронной почте – специалисты проверят наличие в закрытых фондах.

Можно ли получить копию документа бесплатно?

Копии в виде сканов предоставляются бесплатно для научных целей. За бумажные копии (печать) взимается плата, установленная тарифом архива.

Сколько времени занимает подготовка запроса?

Стандартный срок – 5‑10 рабочих дней. Для сложных запросов (много томов, редкие материалы) срок может быть продлён до 30 дней.

Можно ли пользоваться архивом удалённо?

Да. Через личный кабинет на сайте можно просматривать оцифрованные документы, заказывать копии и получать их по электронной почте.

Какие документы считаются «секретными» и недоступными?

Документы, отнесённые к категории «государственная тайна», «служебная тайна» и «личные данные», открываются только после официального разрешения уполномоченных органов.

Перспективы развития

В ближайшие годы архив планирует:

• Завершить оцифровку всех фондов до 2028 года.
• Внедрить искусственный интеллект для автоматического распознавания текста (OCR) в сканах.
• Создать открытый API, позволяющий разработчикам интегрировать архивные данные в свои приложения.
• Организовать серию онлайн‑лекций и вебинаров о работе с архивными материалами.

Государственный архив Костанайской области – надёжный хранитель регионального наследия, открытый для всех, кто интересуется историей, культурой и развитием региона. Официальный сайт www.gako.kz предоставляет удобные инструменты для поиска, запроса и получения архивных материалов в цифровом виде.