Государственный архив – это специализированное учреждение, созданное для долговременного сохранения, систематизации и обеспечения доступа к документам, которые имеют историческую, правовую и информационную ценность для государства и общества. В России функции архивов регулируются комплексом законов, подзаконных актов и методических рекомендаций.

Нормативно‑правовая база

Система нормативных актов, определяющих порядок организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, включает:

1. Федеральный закон №125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ) – основной закон, определяющий понятия, принципы и обязанности государственных органов.
2. Статьи 18 и 21 этого закона регулируют хранение и передачу документов в Архивный фонд РФ.
3. Приказ Федерального архивного агентства от 13 февраля 2024 г. № 19 – утверждает Руководство по соблюдению обязательных требований контроля за соблюдением законодательства об архивном деле (пункты 52.1‑52.3, 53.1‑53.2, 54.1‑54.6).
4. Приказ Министерства культуры РФ от 2 марта 2020 г. – «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ» (далее – Правила).
5. Приказ Росархива № 77 от  г. – регламентирует порядок хранения электронных документов, требования к их комплектованию и учёту.
6. Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах (утверждены приказом Росархива от  г.).

Все перечисленные документы образуют единую нормативную основу, обязательную для государственных, муниципальных и иных организаций, передающих документы в архив;

Основные требования к хранению документов

Физические (бумажные) документы

• Хранение в специально оборудованных помещениях, отделённых от производственных и бытовых помещений, без общей вентиляции (п. «Главная страница» ).
• Контроль микроклимата: температура + 18…+ 22 °C, относительная влажность + 45…+ 55 %.
• Использование архивных стеллажей, шкафов, сейфов, коробок и папок, соответствующих ГОСТ 7.0.5‑2008.
• Обеспечение пожарной безопасности (системы автоматического пожаротушения, датчики дыма).
• Регулярные проверки состояния документов (не менее 1 раз в полугодие).

Электронные документы

Нормативные условия хранения электронных документов в информационной системе архива включают:

• Соответствие требованиям законодательства РФ в области создания, развития и ввода в эксплуатацию государственных информационных систем (ФА, п. 7.3).
• Применение Системы хранения электронных документов (СХЭД) и КЭДО (комплекс электронного документооборота) – позволяет хранить документы до 75 лет без потери целостности.
• Регистрация всех электронных носителей в Едином реестре электронных архивных документов.
• Обеспечение резервного копирования и географически распределённого хранения (минимум 2 копии в разных дата‑центрах).
• Контроль целостности и подлинности с помощью цифровой подписи и хеш‑функций.

Процедура передачи документов в государственный архив

Передача документов в архив – многоэтапный процесс, который обязана выполнять каждая организация, владеющая архивными документами.

Сроки хранения и передачи

1. Документы хранятся в организации до истечения срока временного хранения (устанавливается нормативными актами, обычно 5‑10 лет).
2. По истечении срока – перевод в постоянное хранение в государственный архив (ст; 21 ФЗ 125‑ФЗ).
3. Для электронных документов, передаваемых на физические носители, обязательна их включение в СХЭД (приказ 77/2023).

Комплектование и учет

• Подготовка комплектов документов согласно Правилам (пункт 4.1): описание, индексация, формирование описи.
• Назначение учетных единиц (дело, дело‑фонд, серия) – см. раздел XXII Правил.
• Внесение сведений в систему учёта архивных документов (Электронный реестр, СХЭД).
• Подготовка актов передачи, подписанных уполномоченными лицами организации и представителем архива.

Ответственность

Нарушение требований к хранению и передаче документов влечёт административную ответственность (штрафы, приостановление деятельности). Утрата или уничтожение документов до истечения срока хранения может привести к привлечению к ответственности в соответствии с частью 4 статьи 9.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Организация хранения в государственном архиве

Помещения и оборудование

• Помещения должны соответствовать требованиям к пожарной, санитарной и микроклиматической безопасности (ГОСТ 12.2.007‑75).
• Используются специализированные стеллажи с регулируемыми полками, сейфы для особо ценных документов, архивные коробки из безкислотной бумаги.
• Для электронных архивов – серверные залы с резервным питанием, системами охлаждения и средствами защиты от несанкционированного доступа.

Система учёта

Система учёта включает:

1. Регистрационный журнал (бумажный или электронный) – фиксирует поступление, перемещение и выдачу документов.
2. Электронный реестр (СХЭД) – обеспечивает быстрый поиск и контроль доступа.
3. Методические рекомендации к Правилам (Росархив, ВНИИДАД) – помогают выстраивать учётные процессы.

Контроль доступа

Доступ к архивным документам регулируется:

• Классификацией по уровню секретности (открытый, ограниченный, служебный).
• Системой электронных пропусков и журналов посещений.
• Требованием подписания актов о получении копий (для физических и электронных документов).

Современные технологии в архивном деле

Система хранения электронных документов (СХЭД)

СХЭД – это централизованная платформа, позволяющая:

• Хранить электронные документы в оригинальном виде и в виде архивных копий.
• Обеспечивать их юридическую силу (подписи, хеш‑контроль).
• Автоматически управлять сроками хранения и уничтожения.

КЭДО (Комплекс электронного документооборота)

КЭДО интегрирует:

• Электронный документооборот внутри организации.
• Передачу документов в архив в режиме онлайн.
• Контроль над соблюдением сроков хранения (до 75 лет).

Центр хранения и обработки данных (ЦХОД)

Государственный архив РФ планирует создать ЦХОД в Обнинске (по данным ТАСС, 2026 г.) – крупный дата‑центр, где будут храниться цифровые копии архивных фондов, обеспечивая их долгосрочную сохранность и быстрый доступ.

Практические рекомендации для организаций

1. Своевременно определяйте сроки хранения – используйте методику классификации документов (дело, вид, срок).
2. Внедряйте систему электронного документооборота, совместимую с требованиями СХЭД и КЭДО.
3. Проводите регулярный аудит состояния архивных документов (не реже одного раза в год).
4. Обеспечьте правильную маркировку и индексацию – это ускорит процесс комплектования и передачи.
5. Назначьте ответственного за архивное дело (архивариус) с соответствующей квалификацией.
6. Разработайте внутренние инструкции по работе с архивными документами, опираясь на методические рекомендации ФА.
7. При передаче электронных документов используйте защищённые носители и шифрование.
8. Контролируйте соблюдение сроков – автоматические напоминания в системе КЭДО помогут избежать просрочек.

Государственный архив – ключевой элемент информационной инфраструктуры России. Он обеспечивает долговременную сохранность документов, их юридическую силу и доступность для будущих поколений. Соблюдение нормативных требований, правильная организация хранения (как бумажных, так и электронных документов) и внедрение современных технологий позволяют минимизировать риски утраты информации и выполнять обязательства перед законом.

С учётом последних изменений (приказ 77/2023, Приказ ФА 2024, развитие СХЭД и ЦХОД) организации, работающие с архивными материалами, должны постоянно адаптировать свои процессы, инвестировать в цифровизацию и поддерживать высокий уровень профессионализма архивных сотрудников.

Автор: полезный помощник ChatGPT. Дата публикации: 10 июля 2026 г.