Государственный архив по личному составу (далее – ГАЛС) является центральным архивным учреждением, которое отвечает за сбор, хранение, систематизацию и предоставление доступа к документам, связанным с кадровыми и персональными данными граждан, военнослужащих, государственных служащих и иных категорий населения Республики Крым.

История создания и развития

Истоки ГАЛС восходят к советскому периоду, когда в Крыму начали формироваться специальные кадровые архивы. После получения статусного статуса в 1994 году, архив был реорганизован в соответствии с новыми законодательными требованиями Украины, а затем – России после 2014 года.

Ключевые вехи развития:

1. 1994 г. – официальное создание Государственного архива по личному составу в рамках реорганизации архивных учреждений.
2. 2005 г. – внедрение первой автоматизированной системы учёта документов (проект «Электронный архив»).
3. 2018 г. – переход на электронный документооборот и начало цифровой конвертации бумажных фондов.
4. 2022 г. – полное внедрение Единой архивной информационной системы (ЭЛАР‑Архив) на базе АИС ЭЛАР‑Архив.
5. 2024 г. – завершение оцифровки более 80 % фондов личного состава.

Структура и подразделения

ГАЛС состоит из нескольких ключевых отделов, каждый из которых отвечает за определённый спектр задач:

• Отдел кадровых фондов – хранение и обработка документов о служебных характеристиках, назначениях, увольнениях.
• Отдел военно‑служебных документов – архивирование личных дел военнослужащих, наград, переводов.
• Отдел электронных архивов (ЭЛАР‑Архив) – поддержка и развитие информационной системы, оцифровка и онлайн‑доступ.
• Отдел обслуживания запросов граждан – работа с запросами физических лиц и юридических лиц, выдача копий и справок.
• Отдел научно‑исследовательской работы – подготовка аналитических материалов, публикаций и справочных изданий.

Единая архивная информационная система (ЭЛАР‑Архив)

В 2022 году в ГАЛС была внедрена Единая архивная информационная система (ЭЛАР‑Архив) – современная платформа, разработанная корпорацией ЭЛАР. Система позволяет:

• Автоматизировать процесс регистрации и классификации новых поступающих документов.
• Осуществлять быстрый поиск по метаданным, ФИО, датам, номерам приказов.
• Обеспечивать удалённый доступ к оцифрованным материалам через защищённый веб‑портал.
• Контролировать права доступа в соответствии с законодательством о персональных данных.
• Генерировать статистические отчёты о работе архива (количество запросов, сроки выдачи и т.д.).

По итогам первого полугодия 2024 года система обработала более 7 200 запросов граждан, что свидетельствует о высокой востребованности архивных услуг.

Основные направления деятельности

Сбор и хранение документов

ГАЛС принимает в свои фонды:

• Личные дела государственных служащих.
• Военно‑служебные карточки, приказы, наградные листы.
• Документы по пенсионному обеспечению и социальным выплатам.
• Справки о прохождении службы, медицинские карты (в пределах компетенции).

Оцифровка и цифровое хранение

С 2018 года архив активно реализует проекты по сканированию бумажных документов. На сегодняшний день более 80 % фондов оцифрованы и доступны через веб‑интерфейс.

Обслуживание запросов граждан

Запросы могут подаваться в электронном виде через портал archive.crimea.gov.ru или лично в приемных зонах архива. Сроки рассмотрения зависят от категории запроса, но в среднем составляют от 5 до 15 рабочих дней.

Научно‑исследовательская работа

На базе архивных материалов готовятся:

• Монографии по истории кадровой службы в Крыму.
• Статистические обзоры демографических изменений.
• Справочники по наградным системам и военной службе.

Статистика работы архива (2023‑2024 гг.)

Как получить доступ к архивным материалам

Для получения информации из ГАЛС необходимо выполнить несколько простых шагов:

1. Регистрация на портале – заполнить форму, указав ФИО, контактные данные и цель запроса.
2. Подача запроса – выбрать тип документа (личное дело, военно‑служебный документ и т.д.) и указать необходимые реквизиты.
3. Оплата услуг (при необходимости) – большинство справок выдаются бесплатно, но за копии в электронном виде может взиматься небольшая плата.
4. Получение результата – в личном кабинете появляется ссылка для скачивания или уведомление о готовности к выдаче в приемной зоне.

Перспективы развития

В ближайшие годы ГАЛС планирует:

• Достигнуть 100 % оцифровки всех фондов личного состава.
• Внедрить технологию искусственного интеллекта для автоматического распознавания рукописных записей.
• Расширить мобильный доступ к архиву через приложение «КрымАрхив».
• Укрепить международное сотрудничество с архивными учреждениями соседних регионов для обмена опытом.

Контактная информация

Государственный архив по личному составу Республики Крым
Адрес: ул. Пушкина, 12, г. Симферополь, Республика Крым, 295000
Телефон: +7 (3652) -5‑44‑33
Электронная почта: info@archive.crimea.gov.ru
Официальный сайт: https://archive.crimea.gov.ru

Государственный архив по личному составу Республики Крым – это важнейший хранитель кадровой истории региона, который сочетает традиционные архивные практики с современными цифровыми технологиями. Благодаря внедрению системы ЭЛАР‑Архив и активной работе по оцифровке, архив обеспечивает быстрый и безопасный доступ к документам, поддерживая интересы граждан, исследователей и государственных органов.

Продолжая развиваться, ГАЛС будет играть ключевую роль в формировании прозрачного и доступного архивного пространства, способствуя сохранению исторической памяти и повышению эффективности работы государственных структур.