Государственный архив Полтавской области (ГАПО) – центральный архивный центр, который собирает, хранит и предоставляет доступ к документам, отражающим историю региона с XVII века до наших дней. Официальный сайт архива служит главным информационным порталом для исследователей, журналистов, государственных органов и всех, кто интересуется историческим наследием Полтавщины.

Содержание

1. Общее описание архива
2. История создания
3. Структура и подразделения
4. Услуги и возможности сайта
5. Электронный каталог (ЭК)
6. Как получить доступ к документам
7. Контактные данные
8. Часто задаваемые вопросы

Общее описание архива

Государственный архив Полтавской области – это государственное учреждение, подчинённое Министерству регионального развития и строительства Украины. Основные задачи архива:

• Сохранение и систематизация архивных фондов.
• Обеспечение доступа к документам для научных и образовательных целей.
• Осуществление архивного обслуживания государственных и частных организаций.
• Развитие цифровых технологий в архивном деле.

Ключевые направления деятельности

• Создание и поддержка Электронного каталога (ЭК) архивных фондов.
• Оцифровка редких и ценных документов.
• Организация выставок, конференций и просветительских мероприятий.
• Сотрудничество с международными архивными учреждениями.

История создания

История ГАПО тесно связана с историей самого региона:

Структура и подразделения

ГАПО состоит из нескольких отделов, каждый из которых отвечает за определённый тип документов:

• Отдел государственных архивов – хранит документы органов государственной власти.
• Отдел частных архивов – материалы частных лиц, семейные архивы, фонды общественных организаций.
• Отдел оцифровки и электронных ресурсов – отвечает за сканирование, метаданные и поддержание электронного каталога.
• Отдел научно‑методической работы – проводит исследования, готовит методические рекомендации.
• Отдел публичных связей и образования – организует выставки, лекции, экскурсии.

Услуги и возможности сайта

Официальный сайт архива предоставляет широкий спектр сервисов:

Поиск по электронному каталогу

Пользователь может выполнить быстрый поиск по ключевым словам, датам, типам документов, а также воспользоваться расширенным фильтром.

Онлайн‑заказ копий документов

Через форму «Заказать копию» можно оформить запрос на получение бумажных или цифровых копий архивных материалов.

Электронные фонды

На сайте размещены полностью оцифрованные фонды, доступные для просмотра без регистрации (например, «Документы Полтавской губернии 1800‑1917 гг.»).

Информационные новости и события

Раздел «Новости» информирует о предстоящих выставках, конференциях, новых поступлениях в фонды и о проведённых научных проектах.

Образовательные материалы

Для школ и вузов подготовлены учебные планы, методические рекомендации и интерактивные экскурсии.

Электронный каталог (ЭК)

Электронный каталог – это сердце сайта. Он построен на базе международного стандарта ISAD(G) и позволяет:

• Просматривать описания архивных фондов (фонд, дело, документ).
• Скачивать метаданные в формате XML или CSV.
• Сохранять поисковые запросы и получать уведомления о новых поступлениях.

Пример записи в каталоге:

<record>
 <>Дела Полтавского губернского совета</>
 <date>1880‑1917</date>
 <description>Собрание протоколов, постановлений и переписки.</description>
 <extent>12 м. линейных метров</extent>
 <access>Открытый</access>
</record>

Как получить доступ к документам

Для работы с архивными материалами предусмотрена несколько схем доступа:

Публичный доступ (без регистрации)

Открытые фонды доступны непосредственно через веб‑интерфейс. Пользователь может просматривать сканы, читать описания и скачивать файлы.

Регистрация пользователя

Для получения доступа к ограниченным фондам (например, документы, относящиеся к частной собственности) необходимо:

1. Заполнить онлайн‑форму регистрации «Регистрация».
2. Подтвердить личность (скан паспорта или удостоверения).
3. Получить подтверждение от архивного специалиста (обычно в течение 2‑3 рабочих дней).

Заказ копий и исследовательская работа

После получения доступа пользователь может оформить заказ копий через личный кабинет. В случае необходимости проведения глубинного исследования (доступ к оригиналам) требуется предварительная запись и согласование с архивным отделом.

Контактные данные

Для получения справок, уточнения графика работы архивных залов или записи на экскурсию используйте форму «Контактная форма».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Как узнать, есть ли нужный документ в фонде?
   Используйте поиск в Электронном каталоге. При отсутствии результата рекомендуется написать запрос в службу справок.
2. Можно ли получить копию документа за границей?
   Да. После оформления заказа копии архив отправит скан в электронном виде на указанный e‑mail. При необходимости оригинала – возможна международная доставка, но она оплачивается отдельно.
3. Какие документы считаются закрытыми?
   Закрытыми считаются материалы, содержащие персональные данные, сведения о государственной тайне, а также документы, ограниченные сроком доступа согласно законодательству Украины.
4. Можно ли проводить исследовательскую работу в архивных залах?
   Да, но требуется предварительная запись (не менее чем за 5 рабочих дней) и предъявление удостоверения личности.
5. Есть ли у архива мобильное приложение?
   В 2024 году был запущен «Архив Полтавщины – мобильный помощник» для Android и iOS, позволяющий искать документы, получать новости и оформлять заказы копий.

Официальный сайт Государственного архива Полтавской области – это современный портал, объединяющий традиционные архивные практики и новейшие цифровые технологии. Он открывает широкие возможности для всех, кто интересуется историей региона, проводит научные исследования или просто хочет узнать больше о прошлом Полтавщины.

Не упустите шанс воспользоваться бесплатными онлайн‑ресурсами, а при необходимости обратитесь к профессионалам архива – они помогут вам найти нужный документ и правильно оформить запрос.