Дата актуализации материала: 23:27:45 ()․

Содержание

1. Что такое государственный архив?
2. Нормативная база и инструктивные документы
3. Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения
4. Основные этапы работы с документами в государственном архиве
5. Контактная информация и ресурсы

Что такое государственный архив?

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) – крупнейший федеральный архив страны, в котором хранится около 7 миллионов дел по истории России XIX–XXI вв․ Архив комплектуется документами высших органов государственной власти и управления РФ․

Согласно Порталу Архивы России, архив включён в Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Федерации (Указ Президента РФ от 24 января 1995 г․)․

Нормативная база и инструктивные документы

Работа в государственном архиве регламентируется рядом нормативных актов и методических рекомендаций, среди которых:

• Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах – разработаны Федеральным архивным агентством (Росархив) совместно с Всероссийским научно‑исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)․
• Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов – также подготовлены Росархивом и ВНИИДАД․
• Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утверждена приказом Росархива от № 237, зарегистрирована Минюстом России )․
• Инструкция по заполнению статистических форм – касается показателей Архивного фонда Российской Федерации, центрального фондового каталога и предоставления государственных услуг․

Эти документы содержат подробные положения о порядке приёма, регистрации, описания, хранения и предоставления доступа к архивным материалам, а также о требованиях к оформлению сопроводительной документации․

Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения

Документы личного происхождения (письма, дневники, мемуары, фотографии и др․) требуют особого подхода․ Основные положения рекомендаций:

1. Комплектование – определение ценности документов на основе их исторической, культурной и научной значимости; формирование личных фондов и коллекций․
2. Описание – создание описи с указанием:
   • наименования документа;
   • даты создания;
   • автора (если известен);
   • содержания (краткое содержание или аннотация);
   • состояния сохранности;
   • особенностей оформления (подписи, печати, пометки)․
3. Учёт – внесение сведений в электронную базу данных архива (например, в Центральный фондовый каталог) с присвоением уникального инвентарного номера․
4. Хранение – размещение в условиях, соответствующих требованиям по температуре, влажности и освещённости; использование кислотно‑нейтральных папок и коробов․
5. Использование – предоставление доступа исследователям в читальном зале либо через электронные копии; соблюдение режима конфиденциальности при наличии ограничений․

Основные этапы работы с документами в государственном архиве

Для удобства пользователей представлена пошаговая инструкция, основанная на вышеупомянутых нормативных актах․

Приём документов

• Проверка сопроводительных писем и актов приёма‑передачи․
• Оценка состояния документов (механические повреждения, следы влажности, плесени)․
• Фиксирование факта приёма в журнале incoming documents․

Предварительная обработка

• Очистка и консервация при необходимости (в лаборатории реставрации)․
• Нумерация листов и формирование дела․
• Создание электронной карточки дела в системе учёта․

Описание и каталогизация

• Заполнение описи согласно шаблону, утверждённому методическими рекомендациями․
• Указание метаданных: автор, дата, место создания, тема, тип документа․
• Присвоение индекса хранения (например, фонд, опись, дело, лист)․

Хранение

• Размещение в специализированных стеллажах с контролем микроклимата․
• Ведение журнала условий хранения (температура 18±2 °C, относительная влажность 45±5 %)․
• Периодический осмотр фондов на предмет выявления повреждений․

Предоставление доступа

• Оформление заявки на выдачу (в читальном зале или через электронный запрос)․
• Проверка наличия ограничений доступа (секретность, персональные данные)․
• Выдача оригинала либо заверенной копии под расписку․
• Фиксация факта выдачи в журнале outgoing documents․

Контактная информация и ресурсы

Для получения актуальной информации рекомендуется обращаться к официальным источникам:

• Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархив) – rosarhiv․ru (раздел «Нормативные документы», «Методические рекомендации»)․
• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) – garf․ru (расписание работы, контактные телефоны, адрес: Москва, ул․ Большая Пироговская, д․ 17)․
• Портал Архивы России – archives․ru (сведения о включении архива в свод культурного наследия)․
• ВНИИДАД – vniiad․ru (методические пособия, учебные материалы)․
• Контактный телефон справочной службы ГАРФ: +7 (495) -20‑20‑20․
• Электронная почта для запросов: info@garf․ru․

Государственный архив Российской Федерации выполняет важную функцию сохранения национальной документальной памяти․ Соблюдение инструкций и методических рекомендаций, изложенных Росархивом и ВНИИДАД, обеспечивает:

• Надёжное комплектование и сохранность уникальных источников;
• Единообразие описания и учёта, что упрощает поиск и использование документов исследователями;
• Соответствие требованиям законодательства РФ в области архивного дела и защиты персональных данных;
• Повышение доступности архивных фондов для широкой аудитории благодаря электронным сервисам и цифровым копиям․

Следуя представленной инструкции, сотрудники архивов, учёные и граждане смогут эффективно работать с документами личного и официального происхождения, внося свой вклад в изучение и популяризацию истории России․

Статья подготовлена на основе открытых источников, доступных на ․