Государственный архив Смоленской области (ГАСО) — это главное архивное учреждение региона, хранящее документы, отражающие историю Смоленской земли с XVII века по наши дни. Для исследователей, историков, генеалогов и граждан, ищущих подтверждающие документы, важно знать не только адрес, но и режим работы, структуру фондов и правила обращения.

Юридический и фактический адрес

Архив расположен в историческом центре города Смоленска, в здании, являющемся памятником архитектуры.

Как добраться (ориентиры и транспорт)

• Автобусы/Маршрутки: Остановка «Ул. Тенишевой» или «Театр им. Грибоедова» (маршруты: 3, 12, 15, 18, 25, 30, 35, 40, 45, 50, 55, 60, 65, 70, 75, 80, 85, 90, 101, 105, 110, 115, 120, 125, 130, 135, 140, 145, 150, 155, 160, 165, 170, 175, 180, 185, 190, 195, 200 и др. — список маршрутов может меняться, проверяйте актуальную карту городского транспорта).
• Ориентиры: Здание архива находится напротив Смоленского государственного академического театра драмы им. А.С. Грибоедова, рядом с площадью Ленина и Благовещенским собором.
• На автомобиле: Парковка у здания ограничена (исторический центр), рекомендуется пользоваться общественным транспортом или парковками в шаговой доступности (например, у стены Кремля или на пл. Ленина).

Режим работы для посетителей

Внимание: Режим работы читальных залов может меняться. Обязательно звоните заранее или проверяйте раздел «Режим работы» на официальном сайте перед визитом.

Важно: Последний четверг каждого месяца часто является санитарным днем (читальные залы не работают). Уточняйте календарь на сайте.

Структура фондов: что можно найти

Фонды ГАСО насчитывают более 1,5 миллиона дел хранения. Основные массивы документов:

1. Дореволюционные фонды (XVII – начало XX в.):
   • Документы Смоленской губернской администрации, уездных земств, городских управ.
   • Метрические книги (рождение, брак, смерть) приходов Смоленской, Дорогобужской, Рославльской, Вяземской и других уездів.
   • Ревизские сказки (переписи подушного налога XVIII – первая половина XIX в.).
   • Документы дворянских собраний, духовных консисторий, судебных учреждений.
2. Советский период (1917 – 1991 гг.):
   • Документы обкома/крайкома партии, облисполкома/крайисполкома.
   • Фонды промышленных предприятий, колхозов, совхозов, учебных заведений.
   • Документы НКВД/МВД/КГБ по Смоленской области (репрессии, особое поселение) — доступны по специальным правилам.
   • Загсовые архивы (акты гражданского состояния с 1917–1920 гг. по ~1990-е гг. для ликвидированных ЗАГСов).
3. Современный период (с 1991 г.): Документы администрации области, министерств, ведомств.
4. Личные фонды: Деятели науки, культуры, промышленности, войны (например, фонд М.И. Глусского, генералов, писателей).
5. Фонды фото-, кино-, фоно-, видеодокументов и документов на нестандартных носителях.

Как работать в архиве: пошаговая инструкция

Шаг 1: Подготовка запроса (дистанционно)

Рекомендуется начать работу с путеводителей и описей, доступными на сайте архива в разделе «Информационные ресурсы» -> «Путеводители» или «Электронные описи».

• Определите номер фонда, описи и дела.
• Если точных реквизитов нет — напишите официальный запрос на почту gaso@adm-smolensk.ru или через форму на сайте (тема: «Генеалогический запрос», «Научный запрос», «Запрос справки»).

Шаг 2: Оформление читательского билета

При первом визите необходимо оформить читательский билет. Необходимо иметь при себе:

• Паспорт гражданина РФ (или иное удостоверение личности);
• Заявление (бланк выдается в приемной или на сайте).
• Для иностранных граждан — миграционная карта и регистрация.

Билет выдается бесплатно на срок до 5 лет.

Шаг 3: Заказ дел в читальный зал

• Заказ оформляется через автоматизированную систему (АИС «Архив») на терминалах в холле или с помощью библиографа.
• Срок выдачи: обычно 1–3 рабочих дня (для дел из удаленных хранилищ или требующих консервации — дольше).
• Лимит выдачи за один раз: обычно до 5–10 дел (зависит от загруженности зала).

Шаг 4: Работа с документами

• Работа ведется только карандашом (шариковые/гелевые ручки запрещены).
• Фотосъемка без штатива и вспышки разрешена бесплатно (с 2020 г. по закону), но требуется заполнить «Обращение о самостоятельном копировании».
• Сканирование на планшетных сканерах (формат А3/А2) — по согласованию с дежурным библиографом.
• Ксерокопия — платная услуга, оформляется через кассу/оператора.

Удаленное получение справок и копий (для нежителей Смоленска)

Если вы не можете приехать лично, существуют два основных пути:

А. Официальный письменный запрос (Почта России / EMS)

1. Напишите запрос на имя директора ГАСО.
2. Укажите: ФИО искомого лица, даты/место рождения/смерти/брака, родственников, цель запроса (восстановление прав, генеалогия, пенсия).
3. Приложите копию паспорта и документов, подтверждающих родство (если запрашиваете не свои данные).
4. Направьте на адрес: 214000, г. Смоленск, ул. Тенишевой, д. 5, ГАСО.
5. В конверте обязательно вложите оплаченный конверт с обратным адресом для ответа (или переведите оплату почтового перевода на счет архива — реквизиты уточняйте по телефону).

Б. Платные архивные услуги (Договор)

Для сложных генеалогических поисков (поиск по метрическим книгам, ревизским сказкам за несколько уездов/лет) эффективнее оформить договор на платные архивные услуги.

• Стоимость: устанавливается прайс-листом архива (поиск по 1 году метрики ~300-500 руб., копия листа ~50-100 руб., цены актуальны на 2024 г;, уточняйте!).
• Сроки: обычно 30 календарных дней.
• Результат: заверенные копии документов, архивная справка с печатью (имеет юридическую силу).

Особенности доступа к «закрытым» фондам

Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну (срок до 30–75 лет), или персональные данные (срок 75 лет со дня создания или смерти субъекта), предоставляются по специальным правилам:

• Для получения сведений о репрессированных родственниках — запрос в Архив ФСБ по Смоленской области (отдельное ведомство) или в ГАСО (фонды «Особые совещания», «Тройки», если сняты грифы).
• Для получения копий актов ЗАГС (рождение/смерть/брак менее 100 лет) — нужно предоставить нотариальную доверенность или документы, подтверждающие родство (свидетельства о рождении/браке цепочкой).

Полезные онлайн-ресурсы ГАСО

Не езжая в архив, можно сделать значительную работу дома:

• Сайт ГАСО: gaso.adm-smolensk.ru, Путеводители, описи, новости, контакты.
• Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ): egaf.ru — Поиск по фондам всех архивов России (введите «Государственный архив Смоленской области» в поле хранителя).
• Проект «Память народа» / «Подвиг народа»: Для поиска фронтовиков (архив хранит личные дела призывников, но основные наградные листы онлайн).
• FamilySearch / Метрические книги: Часть метрических книг Смоленской губернии оцифрована и доступна на FamilySearch.org (бесплатно после регистрации) или на платных геносайтах (MyHeritage, Geni).

Частые ошибки и советы

Краткая справка для быстрой печати

Данная статья составлена на основе открытых данных официального сайта ГАСО и действующего законодательства РФ (ФЗ «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ). Режим работы, тарифы и контакты могут меняться. Перед визитом обязательно подтверждайте информацию по телефонам архива или на официальном сайте.