Государственный архив Смоленской области (ГАСО) — это одно из крупнейших архивных учреждений Центрального Черноземья‚ хранящее уникальные документы‚ отражающие историю Смоленской земли с XVII по XXI век․ Для исследователей‚ историков‚ генеалогов и юристов понимание структуры описей и фондов является ключом к эффективной работе с документами․ В данной статье мы подробно разберем состав фондов‚ доступные путеводители‚ электронные каталоги и особенности обращения к актам․

Общие сведения об архиве и объеме фондов

На 1 января 2026 года (согласно актуальным данным официального сайта Администрации города-героя Смоленска и портала «Архивы России») архивные фонды постоянного хранения ГАСО представляют собой массивный комплекс документов․ По данным на 2009 год (базовый показатель‚ часто цитируемый в путеводителях)‚ в архиве хранилось 4928 фондов общим объемом 1 353 923 единицы хранения․ Из них:

• Около 70% фондов составляют документы советского периода․
• Хранится 86 772 фотодокумента․
• Максимальный номер фонда в каталоге дореволюционного периода достигает 1414 (с учетом пропусков нумерации)․

Архив имеет филиал в г․ Вязьма (Филиал ГАСО)‚ фонды которого интегрированы в общую систему описания․

Хронологическая и тематическая структура фондов

Фонды архива традиционно делятся на два больших исторических периода‚ за каждым из которых закреплены отдельные научно-справочные издания (путеводители)․

Фонды дореволюционного периода (до 1917 г․)

Это наиболее востребованная часть для генеалогов и историков местного значения․ В каталоге дореволюционных фондов (доступном на сайте kdkv․narod․ru и в издании 2012 г․) приведено название 830 фондов‚ из них 159 фондов относятся к Вяземскому филиалу․

Ключевые группы фондов дореволюционного периода:

• Учреждения губернского управления: Смоленская губернская правление‚ губернское правление‚ губернская администрация․
• Судебные учреждения: Смоленский губернский судебный палаты‚ уездные суды‚ мировые посредники․
• Полицейское и гendarmerie управление: Губернское правление по полицейской части‚ уездные полицейские управления․
• Земельные и межевые учреждения: Губеля‚ уездные межевые комиссии (критически важны для истории землевладения)․
• Духовные консистории и приходы: Метрические книги‚ духовные ведомости‚ дела о строительстве храмов․
• Общественные и благотворительные организации: Смоленское губернское отделение комитета княжны Татьяны Николаевны (Ф․ 501‚ 1915–1917)‚ Духовщинская дворянская опека и др․
• Уездные земства и городские управления: Смоленск‚ Вязьма‚ Дорогобуж‚ Ельня‚ Розань и др․

Фонды советского периода (1917–1991 гг․)

Путеводитель по фондам советского периода охватывает деятельность партийных‚ советских‚ хозяйственных и общественных организаций Смоленской области․

• Партийные органы: Обком ВКП(б)/КПСС‚ райкомы‚ горкомы‚ первичные партийные организации․
• Советские органы власти: Облисполком‚ райисполкомы‚ горгорисполкомы‚ селсоветы․
• Народный комиссариат/Министерства и ведомства: НКВД/МВД/КГБ (оперчеки‚ дела репрессированных — особый режим доступа)‚ Нархоз‚ Минздрав‚ Образование‚ Культура․
• Хозяйственные организации: МТС‚ совхозы‚ колхозы (позже)‚ промышленные предприятия‚ транспорт․
• Общественные организации: Профсоюзы‚ Комсомол‚ Общество «Знание»‚ Красный Крест и др․

Фонды новейшей истории (после 1991 г․)

Документы новейшего периода централизованы в Центре документации новейшей истории Смоленской области (отдельное структурное подразделение/учреждение)․ По нему существует «Краткий справочник по фондам» (1998 г․) и актуальные описи‚ поступающие в ГИС УИАД․

Научно-справочный аппарат: Путеводители и Каталоги

Главный инструмент поиска — это путеводители․ На сайте ГАСО (раздел «Научно-справочный материал») доступны для скачивания в формате RTF:

1. Перечень баз данных архива, перечень оцифрованных и электронных ресурсов․
2. Путеводитель по фондам досоветского периода — фундаментальная работа‚ содержащая аннотации к фондам‚ хронологические границы‚ количество дел․
3. Путеводитель по фондам советского периода — аналогичная структура для XX века․
4. Каталог дореволюционных фондов (доступен по адресу http://kdkv․narod․ru/․․․) — краткий перечень с номерами фондов и наименованиями учреждений-образователей․

Важно: Издание «Путеводитель Государственный архив Смоленской области» (2012 г․) объединяет информацию о фондах главного архива и Вяземского филиала за период 1626–2010 гг․ Это наиболее полный печатный/электронный справочник на текущий момент․

Электронные ресурсы и удаленный доступ (ГИС УИАД)

Современный этап работы с архивом немыслим без Государственной информационной системы удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств (ГИС УИАД) — «Портал Архивы России»․

Что доступно в ГИС УИАД по ГАСО:

• Центральный фондовый каталог: поиск по номеру фонда‚ наименованию учреждения-образователя‚ хронологии․
• Электронные описи (описные дела): для части фондов загружены полные описи дел (название дела‚ даты‚ количество листов)․ Это позволяет подготовить заказ дел заранее‚ не приезжая в читальный зал․
• Оцифрованные документы: для самых востребованных фондов (метрические книги‚ ревизские сказки‚ списки recrutов) доступны сканы страниц․

Пример структуры описания в электронном каталоге:

Фонд: 48 (Пример: Смоленское губернское правление)
Опись: 4
Дело: 123
Название: «О назначении чиновников на службы․․․»
Даты: 1850–1852
Листов: 45

Особенности работы с описями: нюансы нумерации

При работе с каталогами ГАСО необходимо учитывать специфику архивной нумерации:

• Единая нумерация фондов: Фонды нумеруются сквозно по всему архиву (включая филиал)․ Номер фонда не меняется при переходе из дореволюционного периода в советский‚ если учреждение-продолжитель сохранило правопреемственность (редко)․ Обычно новые фондам присваиваются новые номера․
• Разделение описей внутри фонда: Один фонд может иметь десятки описей (например‚ Ф․ 1 — Губернское правление‚ описи 1‚ 2‚ 3․․․ по годам или по деловой тематике)․
• Фонды Вяземского филиала: В общем каталоге они имеют свои уникальные номера (в диапазоне до 1414)‚ но в путеводителе 2012 г․ выделены в отдельный раздел для удобства․
• Потерянные фонды (Великая Отечественная): История архива трагична: в мае 1943 г․ архив был вывезен немцами в Вильнюс‚ часть документов безвозвратно утеряна или повреждена․ В описях на такие дела часто стоят пометки «утеряно»‚ «сохранился фрагмент»‚ «документы очагового заграждения»․

Практический алгоритм поиска нужной описи

1. Определите учреждение-образователя: Какое ведомство создавало документы? (Уездное земство‚ Райисполком‚ Приход‚ Завод)․
2. Найдите номер фонда: Используйте Каталог дореволюционных фондов (kdkv․narod․ru) или ГИС УИАД (Центральный фондовый каталог)․ Введите название уезда/города/ведомства․
3. Изучите Путеводитель: Откройте RTF-файл путеводителя (досоветский/советский период)․ Найдите раздел по номеру фонда․ Прочитайте аннотацию к фонду — там указана история учреждения‚ состав документов‚ степень полноты․
4. Откройте Опись (Инвентарь): В ГИС УИАД перейдите в «Описи фонда»․ Выберите нужную опись по годам или теме․ Просмотрите перечень дел (столбцы: № дела‚ ‚ Даты‚ Кол-во листов)․
5. Составьте заказ: Запишите: Фонд — Опись — Дело․ Например: Ф․ 501‚ Оп․ 1‚ Д․ 45 (Комитет княжны Татьяны)․

Примеры популярных фондов для генеалогии

Режим доступа и заказ документов

• Читальный зал ГАСО: Работает по адресу: г․ Смоленск‚ ул․ Тенишевой‚ д․ 15 (актуальный адрес уточняйте на сайте)․ Требуется паспорт‚ заполнение заявления на доступ․
• Сроки выдачи: Обычно 1–3 рабочих дня (зависит от состояния документов и загруженности)․
• Фотосъемка: Разрешена безвспышковая съемка на фотоаппарат/телефон (часто бесплатно или за символическую плату за разрешение)․ Сканирование — по тарифам․
• Удаленный заказ: Через ГИС УИАД («Личный кабинет пользователя») можно заказать копии документов (сканы) с доставкой по электронной почте или на портале (платная услуга)․
• Вяземский филиал: Имеет свой читальный зал и режим работы․ Фонды не вывозятся в Смоленск‚ работа с ними только на месте или через запрос филиалу․

История архива: контекст сохранности фондов

Понимание истории архива объясняет «дыры» в описях․ Ключевые даты:

• 1920-е гг․: Формирование архива‚ централизация фондов уездных архивов в Смоленск․
• 1941 г․ (июль): Начало оккупации․ Часть фондов эвакуирована (куда именно — уточняется в аннотациях фондов)‚ часть скрыта местными архивистами‚ часть захвачена․
• Май 1943 г․: Немцы вывозят архив в Вильнюс (Литва)․ Оттуда часть попала в Германию‚ часть вернулась после войны․
• 1944 г․ (сентябрь): Освобождение Смоленска․ Начало сбора возвращенных фондов‚ учет потерь․
• Поствоенное время: Приход фондов советских органов‚ создание филиала в Вязьме․

В описях фондов‚ пострадавших во время войны‚ в колонке «Примечание» или в аннотации к фонду обязательно указывается: «Фонд неполный»‚ «Документы 1941–1943 гг․ утеряны»‚ «Восстановлен из копий»․

Полезные ссылки и контакты (для самостоятельной работы)

• Официальный сайт ОГКУ «Государственный архив Смоленской области»: Разделы «Фонды»‚ «Описи»‚ «Научно-справочный материал» (скачивание Путеводителей в RTF)․
• Портал «Архивы России» (ГИС УИАД): archives․gov․ru — Центральный фондовый каталог‚ электронные описи‚ заказ копий․
• Каталог дореволюционных фондов (kdkv․narod․ru): Исторический ресурс‚ удобный для быстрого поиска номера фонда по ключевому слову (уезд‚ ведомство)․
• Сайт Администрации города Смоленск: Раздел «Архивный отдел» — сведения о составе фондов на ․
• Центр документации новейшей истории Смоленской области: Отдельный запрос для документов 1991–настоящее время․

Опись фондов Смоленского архива — это сложная‚ многослойная система‚ отражающая драматичную историю региона․ Успешная работа с ней требует комбинирования классических путей (путеводители 2012 г․‚ каталоги в RTF) и современных цифровых инструментов (ГИС УИАД‚ электронные описи)․ Ключевым советом является: всегда начинайте с Путеводителя (аннотации к фонду)‚ чтобы понять‚ полон ли фонд‚ не вывезен ли он в 1943 году и какие описи соответствуют вашему хронологическому диапазону․ Это сэкономит недели бесплодных поисков в читальном зале или в электронном каталоге․

Статья подготовлена на основе открытых данных портала «Архивы России»‚ официального сайта ГАСО‚ путеводителей 2012 г․ и каталога kdkv․narod․ru․ Актуальность сведений о фондах подтверждена на ․ Перед поездкой в архив обязательно уточняйте режим работы и правила доступа на официальном сайте․