В современную эпоху цифровизации государственных услуг архивная отрасль Российской Федерации претерпевает масштабные изменения. Одним из ярких примеров успешной интеграции информационных технологий в сферу сохранения исторического наследия является Государственный архив Тамбовской области (ГАТО). Внедрение современной автоматизированной информационной системы (АИС) кардинально изменило подход к работе с документами, сделав их более доступными для исследователей, историков и простых граждан.
Общие сведения об учреждении
Тамбовское областное государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Тамбовской области» (ТОГБУ ГАТО) — крупнейшее архивное учреждение региона. Основное здание архива расположено в городе Тамбове по адресу: ул. Советская, 107. В структуру архивной сети области также входит Государственный архив социально-политической истории Тамбовской области (ГАСПИТО), который специализируется на документах советского и постсоветского периодов, а также партийных фондах.
Архив выполняет важнейшие функции по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда РФ. Специалисты учреждения активно участвуют в общественной и культурной жизни региона. Например, на базе архива регулярно проводятся круглые столы, посвященные истории формирования органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС), их роли в жизни общества и государства, а также проблемам предоставления государственных услуг населению. Сотрудники архива, такие как ведущий архивист Н.Б. и главный архивист Е.В. Замогильная, ведут активную просветительскую и научную деятельность.
Цифровизация и внедрение ЕАИС (АИС)
Главным технологическим прорывом в работе ГАТО стало внедрение Единой архивной информационной системы (ЕАИС). Эта система была создана на программной платформе «КАИСА-архив». Доступ к электронной базе данных осуществляется через официальный портал по адресу: https://kaisa.tambovarchiv.ru/.
На базе этой автоматизированной информационной системы успешно функционирует электронный читальный зал. Это нововведение позволило существенно разгрузить физические читальные залы и предоставить пользователям возможность удаленной работы с рядом документов.
Преимущества электронной системы:
- Удаленный доступ: Для работы с электронными образами архивных документов пользователю необходимо лишь пройти процедуру регистрации на портале ЕАИС.
- Прозрачность фондов: Списки размещенных в ЕАИС фондов, номера и заголовки дел публикуются в специальном разделе «Состав фондов» на официальном сайте архива.
- Оперативность: Исследователи могут быстро находить нужные материалы без необходимости длительного ожидания выдачи оригиналов дел в хранилище.
Состав фондов и ценность для генеалогии
Фонды Государственного архива Тамбовской области отличаются высокой степенью структурированности и подробного описания. Особую ценность для исследователей представляют фонды, содержащие документы по генеалогии и истории населенных пунктов края.
Ключевые исторические документы в фондах ГАТО:
- Метрические книги: Церковные документы, фиксирующие факты рождения, крещения, бракосочетания и смерти прихожан различных конфессий.
- Ревизские сказки: Документы подушных переписей населения Российской империи, являющиеся важнейшим источником для составления родословных.
- Документы духовной консистории: Материалы, отражающие религиозную и административную жизнь Тамбовской губернии;
Многие из этих уникальных документов уже оцифрованы и доступны в виде электронных копий дел через систему ЕАИС. Это делает процесс поиска предков значительно проще для потомков, проживающих в любых уголках мира.
Культурно-просветительская деятельность
Помимо хранения и оцифровки документов, ГАТО активно занимается популяризацией истории родного края. В стенах архива регулярно организуются выставки документов и материалов. Одна из недавних экспозиций была посвящена литературной жизни Тамбовского края начиная с XVIII века и до наших дней. Такие мероприятия, приуроченные к Году литературы и другим знаменательным датам, богаты встречами, литературными праздниками и новыми изданиями.
Контактная информация и режим работы
Для всех желающих ознакомиться с документами лично или получить консультацию специалистов, Государственный архив Тамбовской области предоставляет следующие контактные данные:
- Адрес: 392000, Тамбовская область, г. Тамбов, ул. Советская, 107.
- Телефон: 8 (4752) -2-95-05.
- Сотрудники читального зала: главный архивист Елена Владимировна Замогильная, ведущий архивист Ольга Алексеевна Расстегаева.
- Веб-портал ЕАИС: https://kaisa.tambovarchiv.ru/
Внедрение автоматизированной информационной системы в Государственном архиве Тамбовской области — это успешный пример того, как бережное отношение к истории сочетается с инновационными технологиями. Благодаря платформе «КАИСА-архив», бесценные исторические документы, такие как метрические книги и ревизские сказки, становятся доступны широкому кругу исследователей. Это не только облегчает работу профессиональным историкам и генеалогам, но и помогает каждому человеку прикоснуться к истории своей семьи и родного края.