Государственный архив Воронежской области документов по личному составу (сокращённо ГАВОДЛС) – специализированное казённое учреждение‚ которое занимается сбором‚ хранением‚ систематизацией и предоставлением доступа к документам‚ содержащим сведения о гражданах‚ их семейных и трудовых отношениях‚ а также о государственных служащих и военнослужащих региона.

Содержание статьи

1. История создания и развитие архива
2. Структура и руководство
3. Какие документы хранит архив
4. Услуги и виды справок
5. Как получить доступ к документам
6. Онлайн‑ресурсы и базы данных
7. Полезные советы для исследователей и генеалогов
8. Контактная информация и схема проезда

История создания и развитие архива

Государственный архив Воронежской области документов по личному составу был образован в рамках реформы архивного дела России в 1990‑х годах. Основная цель учреждения – обеспечить сохранность и доступность документов‚ содержащих сведения о личном составе населения‚ а также о служебных и военных кадрах Воронежской области.

С 2022 года архив активно участвует в подготовке и проведении фотодокументальных выставок‚ среди которых «Воронежская губерния – 300 лет. Страницы истории». На таких выставках демонстрируются официальные указы‚ карты губерний‚ округов и уездов‚ а также личные дела граждан‚ что позволяет широкой публике познакомиться с историей региона.

Ключевые вехи

• 1993 г. – официальное открытие архива в здании по адресу ул. Куколкина‚ д. 18‚ пом. 226.
• 2005 г. – расширение фондов за счёт передачи документов из муниципальных и ведомственных архивов.
• 2018 г. – запуск электронного каталога и подключение к единой государственной системе «ГИС Архив».
• 2024 г. – переезд части отделов в новое здание по ул. Острогожская‚ 83 (394052).
• 2026 г. – обновление контактных данных и публикация полной схемы проезда на официальном сайте.

Структура и руководство

Архив подчиняется Государственной архивной службе Воронежской области. В его структуру входят несколько отделов:

• Отдел приёма и регистрации документов – отвечает за поступление новых фондов.
• Отдел описания и систематизации – формирует описательные карточки и электронные метаданные.
• Отдел доступа и справочно‑информационного обслуживания – обслуживает запросы граждан и организаций.
• Отдел консервации и реставрации – обеспечивает сохранность оригиналов.

На 2026 год руководителем архива является Мартынова Надежда Петровна. Под её руководством архив продолжает модернизацию процессов и расширение онлайн‑служб.

Какие документы хранит архив

Фонд ГАВОДЛС охватывает широкий спектр документов‚ относящихся к личному составу населения и государственных служащих. Ниже перечислены основные категории:

Документы по гражданскому статусу

• Свидетельства о рождении‚ браке‚ разводе‚ смерти.
• Паспорта‚ внутренние паспорта (польские‚ советские).
• Справки о смене фамилии‚ имени‚ отчества.

Трудовые и социальные документы

• Трудовые книжки‚ приказы о приёме и увольнении.
• Документы пенсионного обеспечения‚ справки о выслуге лет.
• Сведения о социальной защите‚ льготах‚ компенсациях.

Военно-учётные документы

• Воинские билеты‚ приказы о призыве‚ переводе‚ демобилизации.
• Списки личного состава подразделений‚ наградные листы.

Документы государственных и муниципальных служащих

• Приказы о назначении‚ переводе‚ отставке.
• Личные дела‚ биографические справки.

Специальные фонды

• Личные архивы известных личностей региона (например‚ фонд Миловского С.А.).
• Документы‚ связанные с рассекречиванием (по запросам граждан).

Все документы находятся под охраной закона «Об архивных фондах» и могут быть предоставлены только в соответствии с установленными процедурами.

Услуги и виды справок

Архив предоставляет широкий спектр услуг:

• Выдача копий и выписок – в бумажном и электронном виде (скан). Стоимость зависит от объёма и сложности.
• Справки о наличии документов – подтверждение факта хранения нужных материалов.
• Консультации по генеалогическому исследованию – помощь в поиске предков‚ составлении родословных.
• Подготовка материалов для судов и государственных органов – официальные заверенные копии.
• Участие в выставках и просветительских проектах – предоставление оригиналов для экспозиций.

Важно: для получения официальных справок требуется предъявить документ‚ удостоверяющий личность‚ и оформить письменный запрос.

Как получить доступ к документам

Подача запроса

1. Заполнить заявление о предоставлении архивных материалов. Форму можно скачать на официальном сайте архивной службы.
2. Приложить копию паспорта (для физических лиц) или учредительные документы (для юридических лиц).
3. Указать точные реквизиты искомого документа (фонд‚ опись‚ номер дела) – если они известны.
4. Оплатить государственную пошлину (если требуется).

Рассмотрение запроса

Срок рассмотрения – до 30 календарных дней. При необходимости архив может запросить уточнения.

Получение материалов

• Лично в читальном зале (по предварительной записи).
• По почте – в виде заверенных копий.
• Электронно – через сервис «Электронный архив» (при наличии сканов).

Ограничения

Документы‚ содержащие сведения о государственной тайне‚ персональных данных‚ а также материалы‚ находящиеся в стадии рассекречивания‚ могут быть недоступны или предоставляться только после установленного срока.

Онлайн‑ресурсы и базы данных

Для удобства исследователей архив создал несколько цифровых сервисов:

• Электронный каталог «ГИС Архив» – единый вход в региональные архивы РФ. Позволяет искать по фамилии‚ дате‚ типу документа.
• База «Генеалогическое древо ВГД» – интегрирована с архивными фондами и содержит ссылки на оригиналы.
• Онлайн‑просмотр сканов – доступен после регистрации; включает в себя более 10 000 отсканированных листов личных дел.
• База рассекреченных дел – публикует документы‚ подлежащие открытию в соответствии с законодательством.

Все онлайн‑ресурсы находятся по адресу https://archive.voronezhregion.ru (примерный URL‚ актуализировать на официальном сайте).

Полезные советы для исследователей и генеалогов

1. Определите период и географию. Чем точнее указаны годы и населённый пункт‚ тем быстрее будет найден нужный фонд.
2. Используйте комбинированный поиск – сочетайте фамилию с именем‚ датой рождения и типом документа.
3. Обратитесь к справочникам – в архиве хранятся справочники по уездам‚ волостям и воинским частям.
4. Записывайте реквизиты найденных материалов – номер фонда‚ описи‚ листа. Это ускорит последующее получение копий.
5. Не забывайте о сопутствующих источниках – церковные книги‚ земельные реестры‚ газеты того времени.
6. Планируйте визит заранее – в читальном зале работают по записи‚ а некоторые документы требуют предварительной подготовки.

Если вы впервые обращаетесь в архив‚ рекомендуется записаться на консультацию с сотрудником отдела доступа – они помогут сформировать запрос и подскажут‚ какие документы могут быть полезны.

Контактная информация и схема проезда

Если у вас возникли вопросы‚ вы можете написать в форму обратной связи на официальном сайте или позвонить по указанному телефону. Сотрудники архива с радостью помогут вам в поиске нужных материалов.

Государственный архив Воронежской области документов по личному составу – это важный ресурс для историков‚ генеалогов‚ юристов и всех‚ кто интересуется историей региона и судьбами его жителей. Благодаря постоянной модернизации‚ развитию онлайн‑сервисов и профессиональному персоналу архив обеспечивает надёжную сохранность уникальных документов и их доступность для широкого круга пользователей.

Не упустите возможность воспользоваться этим богатым фондом – будь то исследование предков‚ подготовка документов для получения государственных льгот или просто интерес к истории Воронежской области.