Государственный архив Воронежской области (КУВО ГАВО) – один из ключевых хранилищ документального наследия региона. В его структуре особое место занимает отдел использования документов по личному составу, который обеспечивает работу с фондами, содержащими сведения о гражданах, их трудовой и социальной деятельности. Ниже представлен подробный обзор истории, организации, функций и возможностей доступа к данному подразделению архива.

Исторический очерк

• 6 апреля 1919 г. – образована Воронежская губернская архивная фондовая организация, ставшая предшественником современного государственного архива.
• В 1923 г. началось systematization документов, поступивших от советских учреждений, общественных организаций и частных лиц.
• С 1990‑х годов архив активно внедряет информационные технологии: создание электронных описей, цифровизация фондов и запуск онлайн‑сервисов для пользователей.
• В 2024‑2025 гг. реализован проект совместно с корпорацией ЭЛАР по построению автоматизированной информационной системы (АИС) Архивного фонда региона, представленной на конференции TAdviser «Импортозамещение 2025».

Таким образом, архив прошёл путь от традиционного бумажного хранилища до современного цифрового центра, где особое внимание уделяется работе с личными фондами.

Структура и основные подразделения

Главное управление

КУВО ГАВО подчиняеться Министерству культуры Воронежской области и осуществляет функции по приёму, хранению, учёту и предоставлению документов архивного фонда РФ.

Отдел использования документов по личному составу

Это специализированное подразделение, которое:

• Исполняет запросы Фонда Пенсионного и Социального страхования Российской Федерации (ФПСС) через защищённый канал связи VIP‑NET и обычную почту;
• Обеспечивает социально‑правовые запросы граждан (подтверждение трудового стажа, назначение пенсий, восстановление утерянных документов и т.д.);
• Тесно взаимодействует с ФПСС, обеспечивая оперативность и точность предоставляемых сведений;
• Ведёт работу с личными фондами граждан, включающими трудовые книжки, награды, справки о месте работы, документы о воинской службе и другие материалы.

Другие отделы

1. Отдел комплектования и хранения документов общественно‑политической истории;
2. Отдел научной обработки и описания фондов;
3. Отдел доступа и информационного обслуживания (работа с читателями, выдача копий, консультирование);
4. Отдел цифровизации и внедрения ИТ‑решений.

Функции отдела по личному составу

Основные задачи отдела можно сгруппировать следующим образом:

Приём и хранение личных фондов

Приём документов от граждан, предприятий, общественных организаций и их последующее размещение на постоянное хранение в условиях, соответствующих требованиям сохранности архивных материалов (контроль температуры, влажности, защита от света и механических повреждений).

Обработка запросов ФПСС

Согласно уставу архива, отдел выполняет:

• Поиск и выдача справок о трудовой деятельности;
• Подтверждение периодов работы для назначения пенсий;
• Предоставление сведений о наградах и поощрениях;
• Выдача копий документов, необходимых для социальных выплат.

Социально‑правовое обслуживание граждан

Отдел принимает индивидуальные запросы от:

• Пенсионеров и будущих пенсионеров;
• Лиц, восстанавливающих трудовой стаж;
• Наследников, уточняющих сведения о родственниках;
• Исследователей, работающих над генеалогией и локальной историей.

Цифровое обслуживание

Благодаря внедрению АИС отдела пользователи могут:

• Формировать электронные заявки через портал Архивы России;
• Получать электронные копий документов в защищённом формате;
• Отслеживать статус выполнения запроса в личном кабинете;
• Пользоваться электронными описями и каталогами личных фондов.

Как попасть в отдел по личному составу

Личное посещение

Адрес: Плехановская улица, 7, Воронеж. Приём граждан осуществляется в будние дни с 9:00 до 18:00 (перерыв с 13:00 до 14:00). Для работы с документами необходимо предъявить паспорт и, при наличии, доверенность или запрос от организации.

Дистанционное обслуживание

Отдел предоставляет следующие онлайн‑услуги:

1. Электронная заявка через портал Архивы России (раздел «Государственный архив Воронежской области – документы по личному составу»);
2. Отправка запросов на электронную почту personal@gavo.vrn.ru;
3. Использование защищённого канала VIP‑NET для организаций (ФПСС, суды, нотариальные конторы);
4. Консультация по телефону +7 (473) -xx‑xx‑xx (уточнять на официальном сайте).

При подаче заявки необходимо указать:

• ФИО заявителя;
• Цель запроса (подтверждение стажа, получение справки и т.д.);
• Период и место работы (если известны);
• Контактные данные для получения ответа.

Примеры востребованных документов

Цифровые ресурсы и сервисы

С 2023 года в архиве функционирует следующая инфраструктура:

• Электронный каталог личных фондов – поиск по ФИО, датам, организациям;
• Система электронного документооборота (ЭДО) – приём и выдача запросов в электронном виде;
• Облачное хранилище сканов – доступ к высококачественным изображениям документов через защищённое соединение;
• Мобильное приложение «Архив Воронежа» – подача заявок, получение уведомлений о готовности справок.

Все сервисы соответствуют требованиям Федерального закона «О персональных данных» и обеспечивают конфиденциальность информации.

Контактная информация

Для удобства пользователей приведём основные способы связи с отделом по личному составу:

Государственный архив по личному составу Воронежской области представляет собой важный элемент системы социальной защиты и исторической памяти региона. Благодаря сочетанию традиционных архивных методов и современных цифровых технологий отдел эффективно обслуживает запросы граждан, пенсионного фонда и других учреждений, обеспечивая оперативный доступ к документам, подтверждающим трудовую и социальную деятельность людей.

Если вам необходимо подтвердить стаж, получить справку о работе, восстановить утерянные документы или провести генеалогическое исследование – обращайтесь в отдел по личному составу ГАВО. Здесь ваш запрос будет обработан квалифицированными специалистами в кратчайшие сроки, а результаты будут предоставлены в удобной для вас форме (бумажная копия, электронный документ или выписка из дела).

Сохраняя прошлое, архив помогает строить будущее – и это его главная миссия.