Нотариальный архив – это специализированное хранилище, в котором собираются, сохраняются и предоставляются нотариальные документы, имеющие юридическую силу. В Севастополе функционирует Государственный нотариальный архив города Севастополя, являющийся частью Национального архивного фонда Украины и выполняющий важные функции по обеспечению правовой безопасности граждан и юридических лиц.

Нормативно‑правовая база

Основополагающим документом, регулирующим деятельность нотариальных архивов, является Статья 23 Закона Украины «О нотариате» (с изменениями на 2026 год). Согласно этой статье:

• В областных центрах, городах Киеве, Симферополе и Севастополе учреждаются государственные нотариальные архивы;
• Эти архивы являются составной частью Национального архивного фонда;
• Они обеспечивают временное хранение нотариальных документов сроком до 75 лет;
• После истечения срока хранения документы либо передаются на постоянное хранение в государственные архивы, либо уничтожаются в установленном порядке.

История создания архива в Севастополе

Нотариальные архивы на территории Севастополя начали формироваться в период действия украинского законодательства (до марта 2018 года). В этот период:

• Нотариусы самостоятельно вели учёт и хранение своих актов;
• С марта 2018 года начался процесс централизации: документы старше 10 лет начали передаваться в recién созданный региональный нотариальный архив;
• Сведения о созданных архивах удостоверялись должностными лицами органов местного самоуправления.

Таким образом, к концу 2020‑х годов в Севастополе функционирует полностью государственный нотариальный архив, который принимает на хранение как бумажные, так и электронные нотариальные дела.

Структура и функции архива

Государственный нотариальный архив Севастополя состоит из нескольких отделов:

1. Отдел приёма и регистрации документов – принимает нотариальные акты от нотариусов, проверяет их комплектность и присваивает уникальный инвентарный номер;
2. Отдел хранения и реставрации – обеспечивает условия хранения (температура, влажность, защита от света) и проводит реставрацию повреждённых документов;
3. Отдел предоставления информации и выдачи копий – работает с запросами граждан, организаций и судов, выдаёт заверенные копии и справки;
4. Отдел электронного архива – отвечает за цифровизацию документов, создание и поддержание базы данных, обеспечение удалённого доступа через портал.

Основные функции архива:

• Долгосрочное сохранение нотариальных актов (договоры, завещания, доверенности, справки о праве на наследство и т.д.);
• Обеспечение законного доступа к документам по запросам заинтересованных лиц;
• Ведение реестра нотариальных действий, что упрощает поиск и подтверждение прав;
• Содействие судебным и следственным органам в получении доказательственной базы;
• Архивная научно‑исследовательская работа (публикации, подготовка справочников).

Адрес и контактная информация

Государственный нотариальный архив расположен в Нахимовском районе города Севастополя:

• Адрес: площадь Ластовая, д. 3, 299001, г. Севастополь;
• Телефон: +7 (8692) -92‑977 (приёмная);
• Электронная почта: archive@notariat-sev.gov.ua (примерный адрес, уточняйте на официальном сайте);
• Сайт: notariat-sev.gov.ua (официальный портал Нотариальной палаты Севастополя).

Режим работы

Архив работает по следующему графику:

• Понедельник – пятница: 09:00–13:00 и 14:00–18:00;
• Суббота и воскресенье: выходные дни (в случае срочных запросов возможен приём по предварительной записи).

Рекомендуется заранее уточнять время работы по телефону, особенно в праздничные дни.

Услуги и порядок доступа к документам

Для получения информации из нотариального архива необходимо:

1. Подать письменный запрос (можно лично, по почте или через электронную форму на сайте);
2. Указать цель запроса (например, подтверждение права собственности, оформление наследства, судебное разбирательство);
3. Приложить копию документа, удостоверяющего личность (паспорт, ИНН и т.п.);
4. Оплатить государственную пошлину за выдачу копий или справок (тарифы утверждены Нотариальной палатой Севастополя и опубликованы на её сайте).

Срок исполнения запроса обычно составляет от 3 до 10 рабочих дней, в зависимости от объёма и сложности дела.

Электронный архив и цифровые копии

С 2023 года в архиве активно внедряется электронный документооборот:

• Все нотариальные акты, поступившие после , сканируются и заносятся в единую базу данных;
• Цифровые копии доступны для удалённого просмотра через личный кабинет на портале Нотариальной палаты Севастополя после авторизации;
• Для документов, созданных до 2018 года (период действия украинского законодательства), проводится постепенная оцифровка; уже доступны копии метрических книг, актов о праве на наследство и доверенностей;
• Электронный архив обеспечивает быстрый поиск по фамилии, дате, номеру акта и типу документа.

Это значительно сокращает время ожидания и делает услуги архива более доступными для жителей Севастополя и других регионов.

Государственный нотариальный архив в Севастополе является важным элементом правовой инфраструктуры города и Крымского региона. Он обеспечивает надёжное хранение нотариальных документов, соблюдает требования законодательства Украины (Статья 23 Закона «О нотариате») и предоставляет гражданам и организациям удобный доступ к информации, необходимой для осуществления гражданских прав и исполнения судебных решений. Благодаря внедрению электронных технологий архив становится всё более открытым и эффективным, что способствует повышению правовой прозрачности и доверия к нотариальной системе.