Эффективное архивное дело невозможно без четко регламентированного процесса передачи документов из структурных подразделений в архив организации. Ключевым инструментом управления этим процессом является График передачи дел в архив. Как показывает практика и нормативная база, передача дел в архив осуществляется по графику, который является обязательным локальным нормативным актом организации.

Нормативное обоснование и суть требования

Согласно стандартам архивного дела (в частности, типовым инструкциям и методическим рекомендациям, например, п. 5.3 Инструкции по формированию, подготовке и передаче дел в архив, а также данным КонсультантПлюс), передача дел в архив организации осуществляется по графику, который:

• Составляется архивом (заведующим архивом или лицом, ответственным за архив);
• Согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив;
• Утверждается руководителем организации (или уполномоченным им лицом, например, начальником службы делопроизводства и архива — ДОУ).

Это требование закреплено во множестве типовых инструкций и локальных актах организаций. Нарушение порядка, установленного графиком, ведет к накоплению дел в подразделениях, нарушению сроков хранения и риску утраты документов.

Сроки и периодичность составления графика

Ежегодное планирование

График передачи дел в архив составляется ежегодно, как правило, в начале календарного года (январь–февраль) или накануне нового рабочего года. Важным предварительным этапом является проведение экспертизы ценности документов (акта отбора), по результатам которой формируется номенклатура дел на год.

Основной период приема-передачи

Практика показывает, что основной период приема-передачи документов в архив приходится на конец весны — начало осени (май–сентябрь). К этому времени делопроизводители подразделений должны завершить подготовку дел за прошедший год:

• Дооформить дела (пронумеровать листы, сшить, оформить обложки);
• Внести данные в описи дел;
• Подготовить акты передачи.

Периодичность передач

График может предусматривать передачу дел:

1. Ежемесячно (часто совмещается с заседаниями экспертной комиссии по отбору документов — ЭКПД);
2. Квартально;
3. В установленные контрольные даты (например, до 1 июня, до 1 октября).

Выбор периодичности зависит от объема документооборота и структуры организации.

Этапы подготовки и согласования графика

Этап 1: Анализ и сбор исходных данных (Архив)

Заведующий архивом анализирует номенклатуру дел, объемы за прошедшие годы и загрузку архивных помещений. Определяются подразделения-передаватели и предполагаемые сроки готовности дел.

Этап 2: Проект графика и согласование (Архив + Подразделения)

Проект графика направляется руководителям структурных подразделений для согласования. На этом этапе важно учесть специфику работы подразделений (отчетные периоды, отпуска ключевых сотрудников, аудиты).

Этап 3: Утверждение (Руководитель организации)

Согласованный проект подписывается руководителем организации (Генеральным директором, Директором и т.д.). С момента подписания график приобретает силу обязательного для исполнения документа.

Этап 4: Доведение до исполнителей

Утвержденный график доводится до сведения делопроизводителей и ответственных за архив лиц в подразделениях под роспись.

Форма и реквизиты графика

Единой обязательной формы графика передачи дел в архив не установлено (форма произвольная), однако он должен содержать обязательные реквизиты:

Примечание: Актуальные бланки и образцы заполнения на 2025–2026 годы можно найти в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) или на специализированных порталах (например, «Мое дело», SPOK.BY), где доступны формы в Word и PDF.

Порядок непосредственной передачи дел (Акт приема-передачи)

Передача дел по графику оформляется Актом приема-передачи дел в архив организации. Процесс выглядит следующим образом:

1. Подготовка в подразделении: Дела проверяются на соответствие номенклатуре, полноту, правильность оформления обложек и описей.
2. Вызов архивиста / доставка: В установленный графиком день архивист принимает дела в подразделении или делопроизводитель доставляет их в архив.
3. Приемка архивистом: Архивист проверяет состав дел по описи, целостность, правильность индексов (шифров).
4. Подписание Акта: Акт составляется в 2 экземплярах (один остается в архиве, второй — в подразделении). Подписывают архивист и передаватель.
5. Размещение: Дела размещаются на стеллажах в соответствии с адресной системой архива.

Типичные ошибки и риски несоблюдения графика

Игнорирование графика или его отсутствие приводит к системным проблемам:

• Завал архива «последней минутой»: Массовая передача дел в конце года создает непосильную нагрузку на архивиста, приводит к ошибкам при размещении и учету.
• Нарушение сроков хранения: Дела, не переданные вовремя, не попадают в учетные системы архива, что чревато просрочкой уничтожения или преждевременным утилизацией ценных документов.
• Потеря документов: Документы, долго хранящиеся в рабочих кабинетах вне учета архива, часто теряются при переездах, ремонтах или смене сотрудников.
• Штрафные санкции: Нарушение законодательства об архивном деле и делопроизводстве влечет административную ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ).

Особенности передачи в специальных случаях

Передача дел личного состава

Дела по личному составу передаются в архив по отдельному графику или в составе общего, но с соблюдением строгой конфиденциальности. Формируются они, как правило, при увольнении сотрудника или достижении им пенсионного возраста. Сроки передачи — в течение установленного графиком периода после завершения дела.

Ликвидация и реорганизация организации

При ликвидации передача документов в архив (государственный или ведомственный) осуществляется в сжатые сроки на основании специального плана (графика) ликвидации, согласованного с архивным органом. Здесь действуют особые правила отбора и описания.

Передача в государственный архив (по истечении сроков хранения)

Это отдельный этап: передача дел из архива организации в государственный архив осуществляется по графику, согласованному с госархивом, после истечения сроков хранения, установленных номенклатурой, и проведения повторной экспертизы ценности.

Рекомендации по повышению эффективности

1. Автоматизация: Использование АСУД (автоматизированных систем управления документами) или ЭА (электронных архивов) позволяет формировать график автоматически на основе номенклатуры и отслеживать исполнение в режиме реального времени.
2. Контрольные точки: Внедрить практику ежемесячных отчетов руководителей подразделений о готовности дел к передаче.
3. Обучение: Регулярно проводить инструктажи для делопроизводителей по правилам подготовки дел (ГОСТ Р 7.0.97-2016, внутренние инструкции).
4. Мотивация: Включить показатель «своевременная передача дел в архив по графику» в KPI делопроизводителей и руководителей подразделений.

Передача дел в архив осуществляется по графику — это не просто формальная фраза из инструкции, а фундамент надежности документооборота организации. График, составленный архивом, согласованный с подразделениями и утвержденный руководителем, дисциплинирует процесс, равномерно распределяет нагрузку на архивистов и гарантирует сохранность документов. Ежегодная актуализация графика, его строгое исполнение и контроль за соблюдением сроков — залог успешного прохождения проверок Росархива и внутренних аудитов.

Статья подготовлена на основе актуальных нормативных актов, типовых инструкций и судебной практики на 2026 год. Для оформления локального акта рекомендуется использовать актуальные бланки из справочно-правовых систем (КонсультантПлюс, Гарант) или типовые формы, адаптированные под структуру вашей организации.