Эффективное архивное дело невозможно без четко регламентированного процесса передачи документов из структурных подразделений (СП) в архив организации. Основным инструментом управления этим процессом является График передачи дел в архив. В данной статье мы подробно разберем макет этого документа‚ порядок его заполнения‚ согласования и утверждения‚ опираясь на актуальные требования делопроизводства и архивного дела.
Нормативная база и назначение графика
Составление графика передачи дел — обязательное требование для любой организации‚ имеющей архив (или ответственного за архивное дело лица). Основные нормативные акты‚ регулирующие эту процедуру:
- Приказ Росархива от № 189 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в государственных органах» (применяется по аналогии в коммерческих организациях).
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартов. Архивное дело. Термины и определения».
- Внутренний документ организации: Инструкция по архивному делу (утверждается приказом руководителя).
Ключевые принципы (согласно п. 4.33 Типовых правил и п; 5.3 Инструкции):
- Передача дел осуществляется по графику.
- График составляется архивом (заведующим архивом или ответственным лицом).
- График согласовывается с руководителями структурных подразделений‚ передающих документы.
- График утверждается руководителем организации (или уполномоченным им лицом).
Срок составления: График составляется в начале календарного года (обычно в январе-феврале) после проведения экспертизы ценности документов и утверждения номенклатуры дел на текущий год.
Этапы работы с графиком: от черновика до утвержденного документа
Этап 1: Подготовительный (Январь)
- Архивист анализирует номенклатуру дел на текущий год: какие дела должны быть сформированы к концу года и переданы в архив.
- Определяются сроки формирования дел в СП (обычно до 31 января или 28 февраля следующего года).
- Планируется предварительная проверка дел архивистом (п. 5.4 Инструкции).
Этап 2: Проект графика и согласование
- Архивист заполняет макет графика (см. раздел 3).
- Проект направляется руководителям СП для согласования сроков передачи (подпись в графе «Согласовано»).
- Учитывается загрузка СП в отчетные периоды (не назначать передачу в период сдачи годовой отчетности).
Этап 3: Утверждение
- Согласованный проект подается на подпись руководителю организации (Директору‚ Генеральному директору).
- По приказу (распоряжению) на график ставится виза «УТВЕРЖДАЮ»‚ ставится подпись‚ дата‚ печать (при наличии).
Этап 4: Исполнение и контроль
- Копии утвержденного графика разосланы СП.
- В период подготовки дел архивист проводит предварительную проверку (п. 7.2.5 / 5.4): правильность формирования‚ оформления‚ соответствие количества дел описи и номенклатуре.
- Фактическая передача дел по акту приема-передачи (Опись дел).
Макет графика передачи дел: структура таблицы и заполнение граф
Единой обязательной формы (бланка) для коммерческих организаций не установлено (форма произвольная)‚ однако на практике сложился стандартный набор реквизитов. Ниже представлен рекомендуемый макет с подробными комментариями к каждой графе.
Шапка документа
ОРГАНИЗАЦИЯ: ООО «Ромашка» / ФГУП «Пример»
СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ: Архив / Служба делопроизводства
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Ромашка»
Иванов И.И.
«___» _____________ 202_ г.
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела кадров
Петров П.П.
«___» _____________ 202_ г.
Начальник бухгалтерии
Сидорова С.С.
«___» _____________ 202_ г.
Табличная часть графика (Макет)
| № п/п | Наименование структурного подразделения (СП) | Код СП (по штатному расписанию) | Наименование дела (по номенклатуре) | Индекс дела (Код СП + № п/п в разделе) | Срок хранения (годов) | Года документов (период) | Сроки передачи в архив | Кол-во папок/томов/журналов (заполняеться по факту) | Дата предварительной проверки архивистом | Дата фактической передачи (подпись архивиста‚ СП) | Примечания | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Плановая (квартал/месяц) | Дата составления описи | Дата приема в архив | |||||||||||
| 1 | Отдел кадров | 01 | Личные дела работников (уволенных 2023 г.) | 01-01 | 75 | 2023 | I квартал (март) | 15.03.202_ | 20.03.202_ | — | — | — | |
| 2 | Бухгалтерия | 02 | Книга учета фактов хозяйственной жизни | 02-01 | постоянно | 2023 | I квартал (февраль) | 10.02.202_ | 15.02.202_ | — | — | — | 1 том |
| 3 | Отдел закупок | 03 | Договоры поставки (исполненные 2023 г.) | 03-05 | 10 | 2023 | II квартал (апрель) | 20.04.202_ | 25.04.202_ | — | — | — | 5 папок |
Подробное описание граф (Колонок)
Графа 1: № п/п
Порядковый номер строки в графике. Нумерация сквозная по всем подразделениям.
Графа 2: Наименование структурного подразделения (СП)
Полное официальное название подразделения (например: «Отдел кадров»‚ «Бухгалтерия»‚ «Юридический отдел»‚ «Склад №1»). Должно совпадать со штатным расписанием.
Графа 3: Код СП (по штатному расписанию)
Условный цифровой или буквенно-цифровой код подразделения. Критически важен для формирования индекса дела. Назначается при утверждении номенклатуры дел.
Графа 4: Наименование дела (по номенклатуре)
Точное название дела‚ как оно записано в утвержденной номенклатуре дел на текущий год. Нельзя писать произвольные названия (например‚ вместо «Папка с приказами» — «Приказы по основной деятельности»).
Графа 5: Индекс дела
Ключевой идентификатор. Состоит из кода СП (Графа 3) и порядкового номера дела в разделе номенклатуры данного СП.
Формула: Код СП — Порядковый номер дела в разделе.
Пример: Код СП «01» (Кадры)‚ дело 5-е в разделе «Личные дела» → Индекс 01-05.
Важно: Индекс присваивается при занесении дела в номенклатуру и не меняется до уничтожения дела.
Графа 6: Срок хранения (лет)
Указывается в соответствии с номенклатурой дел: «постоянно»‚ «10»‚ «75»‚ «50»‚ «5»‚ «3»‚ «1» и т.д. Определяет дальнейшую судьбу дела (постоянное хранение или уничтожение по истечении срока).
Графа 7: Года документов (период)
Хронологические границы документов внутри дела. Обычно — календарный год (2023)‚ либо период (2020–2023) для дел‚ ведемых непрерывно (журналы учета‚ книги).
Графы 8–10: Сроки передачи в архив (Плановые)
- Графа 8 (Плановая — квартал/месяц): Устанавливается архивистом по согласованию с СП. Рекомендуется равномерно распределять прием дел по кварталам‚ чтобы не перегрузить архив в конце года. Дела за отчетный год передаются в следующем году. (Напр.‚ дела 2023 г. передаются в 2024 г.).
- Графа 9 (Дата составления описи): Дедлайн для СП: к этой дате дело должно быть сформировано‚ прошито‚ пронумеровано‚ опись составлена (проект).
- Графа 10 (Дата приема в архив): Плановая дата‚ когда архивист примет дело после предварительной проверки.
Графа 11: Кол-во папок/томов/журналов (заполняется по факту)
Заполняется в конце года (при формировании архива)‚ когда уже понятно точное количество физических единиц хранения в деле (п. 3 методических рекомендаций). В плановом графике ставится прочерк или ориентировочное число.
Графа 12: Дата предварительной проверки архивистом
Фактическая дата‚ когда архивист проверил дело в СП (п. 5.4 / 7.2.5): правильность формирования‚ оформления обложек‚ соответствие количества папок описи и номенклатуре.
Графа 13: Дата фактической передачи (подпись архивиста‚ СП)
Дата подписания Акта приема-передачи дел (Описи дел). Момент перехода ответственности за сохранность документов от СП к Архиву.
Графа 14: Примечания
Особые отметки: «Дело доформировывается»‚ «Требуется восстановление»‚ «Электронный аналог имеется»‚ «Передано на аутсорсинг» и т.д.
Образец заполнения строки графика (Кейс)
Рассмотрим заполнение для Отдела кадров (Код 01)‚ передающего дела за 2023 год в 2024 году.
- № п/п: 1
- СП: Отдел кадров
- Код СП: 01
- Наименование дела: Личные дела работников (уволенных в 2023 г.)
- Индекс дела: 01-01 (1-е дело в разделе «Личные дела» СП 01)
- Срок хранения: 75 лет
- Года документов: 2023
- Плановый срок (квартал): I квартал (март)
- Дата составления описи:
- Дата приема в архив:
- Кол-во папок (факт): Заполняется ‚ например: 42 папки
- Дата предв. проверки: (Архивист выехал в СП‚ проверил обложки‚ нумерацию‚ соответствие описи)
- Дата фактической передачи: (Подписана Опись № 1 от в 2 экз.)
- Примечания: Дела 5 сотрудников не полные (нет заявлений)‚ доформировываются до .
Процедура предварительной проверки (Ключевой этап перед передачей)
Согласно п. 5.4 Инструкции и п. 7.2.5 для федеральных органов (применяется как лучшая практика)‚ перед фактической передачей сотрудник архива обязан осуществить предварительную проверку дел в структурном подразделении. Проверяется:
- Правильность формирования дела: соответствие документов названию дела и сроку хранения; отсутствие посторонних документов; хронологический порядок.
- Правильность оформления: заполнение обложки дела (форма № 1 или своя)‚ наличие индекса‚ подписей ответственного‚ нумерация листов/папок.
- Соответствие количества: количество папок/томов‚ указанных в Описи дел на передачу‚ должно строго соответствовать количеству дел‚ заведенных в Номенклатуре дел на этот год. Нельзя передать 5 папок‚ если в номенклатуре заведено 4 дела (или наоборот).
Результат проверки: Составляется служебная записка или акт проверки. Если выявлены ошибки — дело возвращается в СП на доработку с указанием сроков устранения замечаний. Только после устранения замечаний дело принимается в архив.
Типовые ошибки при составлении графика и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| График составлен‚ но не согласован с руководителями СП | СП не готовят дела к сроку‚ архив простаивает или перегружен. Конфликты при сдаче. | Обязательный этап согласования (подписи начальников СП в шапке или в отдельной ведомости согласования) ДО утверждения директором. |
| Не указаны коды СП и индексы дел (Графы 3‚ 5 пусты) | Невозможно идентифицировать дело в архиве‚ ошибки при поиске‚ нарушение единой системы индексации. | Заполнять графы 3 и 5 строго по утвержденной Номенклатуре дел. Код СП брать из штатного расписания. |
| Плановые сроки сдвинуты в конец года (ноябрь-декабрь) | Пиковые нагрузки на архивиста‚ риск не успеть принять дела до инвентаризации/отчета. | Равномерное распределение: I кв. — кадры/юристы‚ II кв. — бухгалтерия/договоры‚ III кв. — производство/склады‚ IV кв. — остатки/справки. |
| Передача дел‚ не сформированных к концу года (текущие дела) | Нарушение принципа формирования дела по итогам года. Дело «размазано» во времени. | В график включать только дела‚ срок формирования которых истек (обычно дела за прошедший год). Текущие дела (2024 г.) в график 2024 года НЕ входят. |
| Отсутствие графы «Предварительная проверка» | В архив попадают неоформленные дела‚ приходится возвращать‚ теряется время. | Внедрить в график колонку «Дата предв. проверки» и делать её обязательной операцией за 2-3 дня до плановой даты приема. |
Оформление графика как локального нормативного акта (ЛНА)
График передачи дел — это локальный нормативный акт организации. Рекомендуемый порядок оформления:
- Приказ (Распоряжение) руководителя «Об утверждении Графика передачи дел в архив ООО «Ромашка» на 202_ год».
- В приказе указывается: «Утвердить прилагаемый График…»‚ «Обязать структурные подразделения соблюдать сроки…»‚ «Контроль за исполнением возложить на заведующего архивом».
- Сам График печатается на бланке организации (с логотипом) или на листе А4 с реквизитами (Название орг.‚ Название документа‚ Дата‚ Номер).
- Экземпляры: 1 — в архив (оригинал с подписями)‚ 1 — в СП (копия‚ заверенная архивистом)‚ 1 — у руководителя/секретаря для контроля.
Связь Графика с другими архивными документами
График не существует в вакууме. Он является частью системы документов:
- Номенклатура дел, источник данных для граф 2‚ 3‚ 4‚ 5‚ 6‚ 7. График составляется на основе номенклатуры.
- Экспертиза ценности документов, определяет сроки хранения (графа 6) и решает‚ передается ли дело в архив вообще.
- Опись дел на передачу (Форма № 2 или своя) — составляется СП к дате‚ указанной в Графе 9 Графика. Является основанием для приема (Графа 13).
- Акт приема-передачи дел — подписывается по факту (Графа 13). Один экземпляр остается в СП‚ второй — в Архиве.
- Контрольная карточка дела / Реестр принятых дел, архивист заносит данные из Описи в учетную систему архива по факту приема.
Пример служебной записки для согласования графика (Проект)
Перед отправкой на подпись директору‚ архивист направляет проект графика в СП со служебной запиской:
От: Заведующего архивом / Ответственного за архивное дело
Тема: О согласовании Графика передачи дел в архив на 202_ год
Уважаемые коллеги!
Направляю на согласование Проект Графика передачи дел в архив организации на 202_ год.
Просьба:
Ознакомиться с плановыми сроками передачи дел Вашего подразделения (колонки 8-10).
При наличии замечаний по срокам (отчетность‚ отпуска‚ пиковые нагрузки) — внести предложения в колонку «Примечания» или сообщить устно/по почте до __.__.202_ г.
Подписать ведомость согласования (приложение 2) и вернуть в архив.
Напоминаю‚ что в соответствии с Инструкцией по архивному делу‚ передача дел осуществляется только по утвержденному Графику после предварительной проверки архивистом правильности формирования и оформления дел;
Приложение: Проект Графика на 2 л.‚ Ведомость согласования на 1 л.
Заведующий архивом: _____________ /Иванова А.А./
График передачи дел в архив — это не просто формальная таблица‚ а главный управленческий инструмент архивиста. Грамотно составленный макет графика‚ включающий все необходимые реквизиты (коды СП‚ индексы дел‚ этапы проверки и приема)‚ согласованный с потребителями (СП) и утвержденный руководителем‚ позволяет:
- Избежать хаоса и «завала» архива неподготовленными делами в конце года.
- Обеспечить равномерную нагрузку на архивиста.
- Гарантировать качество формирования дел за счет этапа предварительной проверки.
- Создать прозрачную систему ответственности за сроки и качество передачи документов.
Рекомендация: Используйте представленный выше макет как основу‚ адаптируйте колонки под специфику своей организации (добавьте графы «Ответственное лицо в СП»‚ «Наличие электронной копии»‚ «Место хранения в архиве») и закрепите форму Графика в Инструкции по архивному делу вашей организации.
Статья подготовлена на основе требований Приказа Росархива № 189‚ ГОСТ Р 7.0.97-2016 и общепринятой практики делопроизводства. Актуально на .