Эффективное архивное дело невозможно без четко регламентированного процесса передачи документов из структурных подразделений (создателей документов) в архив организации. Ключевым инструментом управления этим процессом является График передачи дел в архив. Данная статья подробно рассматривает правовую базу, порядок составления, согласования, утверждения и исполнения графика, а также типичные ошибки и лучшие практики.

Правовая основа и нормативные сроки передачи

Деятельность по передаче дел в архив регулируется Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также типовыми и отраслевыми правилами делопроизводства (например, Приказ Минкультуры России от № 236 «Об утверждении Правил делопроизводства…»).

Ключевые временные рамки (Ст. 19 Закона № 125-ФЗ, п. 5.3 типовых правил):

• Не ранее чем через 1 год после завершения дела в делопроизводстве (завершение дела — это подшивка, нумерация, оформление обложки, внесение в опись).
• Не позднее чем через 3 года после завершения дела.

Практический пример: Дела, законченные делопроизводством в 2023 году, должны быть подготовлены к передаче в течение 2024 года и фактически переданы в архив по графику в 2024 или 2025 году (но не позднее ).

Особенности для судебных органов и госсектора:

Для судов установлен более строгий срок: по окончании календарного года не позднее января следующего за ним года специалисты судебных составов и структурных подразделений передают в архив дела (согласно КонсультантПлюс).

Кто и когда составляет График?

Инициатор и разработчик:

График составляет заведующий архивом (архивист) или лицо, ответственное за архивное дело в организации. Это делается в начале каждого календарного года (обычно в январе-феврале) после проведения экспертизы ценности документов (акта отбора) и формирования номенклатуры дел.

Содержание Графика:

1. Перечень структурных подразделений, передающих дела.
2. Годы формирования дел (период), подлежащих передаче (например, дела за 2021–2022 гг.);
3. Конкретные даты (периоды) приема-передачи для каждого подразделения.
4. ФИО ответственных лиц со стороны подразделения и со стороны архива.
5. Ссылка на номенклатуру дел и описи, по которым идет передача.

Процедура согласования и утверждения (Критически важный этап)

График не вступает в силу с момента составления архивистом. Он проходит обязательную процедуру легитимации:

1. Согласование с руководителями структурных подразделений. Руководители подразделений (откуда передаются документы) должны подтвердить свою готовность к указанным срокам. Это исключает ситуации, когда в подразделении нет ответственного сотрудника, дела не дооформлены или сроки совпадают с отчетностью/инвентаризацией;
2. Утверждение руководителем организации (Генеральным директором/Директором). Только после подписи руководителя организации График становится обязательным для исполнения всеми структурными подразделениями. Часто оформляется Приказом (Распоряжением) руководителя организации «Об утверждении графика передачи дел в архив на 20__ год».

Важно: Без приказа/распоряжения на утверждение графика его исполнение сложно требовать дисциплинарно. График, подписанный только архивистом, — это просто план работы архива, а не обязательный для всех документ.

Алгоритм подготовки и передачи дел (Пошагово)

Соблюдение алгоритма гарантирует, что в архив попадут правильно оформленные дела, которые будут приняты без замечаний.

Шаг 1. Подготовительная работа в подразделении (За 1–2 месяца до даты по графику)

• Формирование дел по номенклатуре (проверка соответствия номенклатуре).
• Завершение дел: подшивка, пронумеровка листов, оформление обложек (формы 2-Арх, 2-Арх/С для дел по личному составу).
• Составление описей дел (формы 1-Арх, 1-Арх/С) в 2 экземплярах (один остается в архиве, второй — в подразделении до приема в архиве).
• Проверка соответствия количества дел в описи фактическому количеству дел.

Шаг 2. Предварительная проверка архивистом (По запросу подразделения или планово)

Сотрудники архива должны осуществить предварительную проверку на правильность оформления, формирования и соответствия количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой. Это позволяет выявить ошибки до момента официальной сдачи.

Шаг 3. Приемка-передача по Акту (В день, указанный в Графике)

• Составляется Акт приема-передачи дел в архив организации (форма не строго регламентирована, разрабатывается организацией самостоятельно).
• В акте указываются: основание (Приказ об утверждении графика, Номенклатура), перечень передаваемых описей/дел, количество дел, состояние сохранности.
• Подписывают: ответственное лицо подразделения (сдает), архивист/заведующий архивом (принимает), при необходимости — члены экспертной комиссии.
• Один экземпляр акта и вторая опись остаются в архиве, второй экземпляр акта и опись — в подразделении (для отчета о сдаче).

Шаг 4. Размещение и учет в архиве

• Расстановка дел по местам хранения (стеллажи, стеллажи, ячейки).
• Внесение данных в учетную систему архива (карточки хранения, электронная БД).
• Отметка в номенклатуре о передаче дел на хранение.

Особенности передачи дел по личному составу (Кадровый архив)

Передача дел по личному составу (личные карточки, личные дела, справки о заработной плате и т.д.) имеет повышенные требования:

• Строгое соблюдение форм обложек и описей (2-Арх/С, 1-Арх/С).
• Обязательное наличие внутренних описей внутри каждого личного дела.
• Проверка полноты реквизитов (СНИЛС, дата рождения, периоды работы) для обеспечения прав граждан на пенсию.
• Алгоритм согласования графика тот же: архивист -> руководители подразделений (Кадровой службы) -> руководитель организации.

Передача документов при реорганизации или ликвидации подразделения

Согласно нормативным актам (п. 5.7 типовых правил), в случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения, служба делопроизводства (или архив) в течение 2-х месяцев с момента ликвидации/реорганизации формирует все имеющиеся документы и передает их в архив организации по срочному графику, не дожидаясь годового плана.

Типичные ошибки и как их избежать

Образец структуры Приказа об утверждении Графика

ПРИКАЗ
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ГРАФИКА ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ НА 20__ ГОД

г. _____________ «___» _________ 20__ г. № ____

В целях обеспечения своевременной и организованной передачи архивных документов из структурных подразделений в архив ООО «Ромашка» ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить прилагаемый График передачи дел из структурных подразделений в архив организации на 20__ год.
Ответственных за подготовку дел к передаче назначить руководителей структурных подразделений (по перечню в Графике).
Заведующему архивом Иванову И.И. обеспечить предварительную проверку оформления дел за 10 рабочих дней до даты передачи по Графику.
Приемку-передачу дел оформлять Актом приема-передачи дел в архив (по форме, утвержденной Приказом от ___ № ___).
Контроль за исполнением настоящего Приказа возлагаю на заместителя генерального директора Петрова П.П.

Генеральный директор _____________ /С. Сидоров/
Согласовано:
Начальник отдела кадров _____________ /И. Иванов/ «___» _______ 20__ г.
Начальник бухгалтерии _____________ /М. Петрова/ «___» _______ 20__ г.
Руководитель ОТД _____________ /А. Смирнов/ «___» _______ 20__ г.

График передачи дел из структурных подразделений в архив — это не просто формальность, а основной управленческий инструмент, обеспечивающий:

• Соблюдение законодательства (сроки 1–3 года).
• Безопасность документов (перевод из зоны риска в зону контролируемого хранения).
• Качество архивного фонда (предварительная проверка, правильные описи).
• Прозрачность и управляемость процесса (четкие дедлайны, ответственные лица, отчетность по Акту).

Главное правило: График должен быть реалистичным, согласованным со всеми заинтересованными сторонами и утвержденным приказом руководителя; Только в этом случае он становится рабочим документом, а не «бумажкой для галочки». Регулярная работа по графику — залог того, что архив организации будет системным, полным и готовым к любым проверкам и запросам.