График приема дел в архив организации — это локальный нормативный акт, устанавливающий порядок, сроки и процедуру передачи документов из структурных подразделений (служб, отделов, филиалов) в архив организации для постоянного или временного хранения. Наличие утвержденного графика является обязательным требованием законодательства об архивном деле (ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации») и типовыми инструкциями Росархива.
Нормативно-правовая основа
Формирование графика опирается на следующие ключевые документы:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 14, 18, 22) — определяет обязанности организаций по формированию архивов и сдаче дел в установленные сроки.
- Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в государственных органах» (применяется по аналогии в коммерческих организациях) — регламентирует сроки сдачи дел (обычно в течение года после окончания дела).
- Приказ Минкультуры России от № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» — определяет сроки хранения, влияющие на периодичность приема.
- Локальные акты организации: Положение об архиве, Номенклатура дел, График хранения документов.
Основные принципы составления графика
При разработке графика необходимо соблюдать следующие принципы:
- Ежегодность: График составляется на календарный год и утверждается до его начала (обычно в декабре текущего года).
- Связь с номенклатурой дел: Каждая позиция графика должна соответствовать заглавию дела из утвержденной Номенклатуры дел организации.
- Соблюдение сроков сдачи: Дела сдаются в архив после завершения работы над ними, но не позднее установленных нормативными актами сроков (как правило, в I квартале года, следующего за годом окончания дела).
- Дифференциация по типам дел: Отдельно планируется прием дел постоянного хранения, длительного (свыше 10 лет) и краткосрочного хранения.
- Учет объемов: График должен учитывать трудоемкость оформления дел (прошивание, нумерация, составление описей) как в подразделении-формирователе, так и в архиве.
Структура и реквизиты графика приема дел
График оформляется в виде таблицы (Приложение к Приказу/Распоряжению руководителя организации). Обязательные колонки:
| № п/п | Наименование структурного подразделения (формирователя) | Индекс и заглавие дела (по номенклатуре) | Даты дела (гг.) | Срок хранения | Объем (л./т.) | Срок сдачи в архив (контрольная дата) | ФИО ответственного лица (формирователя) | ФИО архивариуса-приемщика | Отметка о выполнении (дата, подпись) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Бухгалтерия | 01-05. Главная книга учета операций | 2025 | 50 лет | 150 л. | Иванова И.И. | Петров П.П. | ||
| 2 | Кадровая служба | 02-12. Личные дела работников (увольнение 2025 г.) | 2025 | 75 лет | 12 т. | Сидоров С.С. | Петров П.П. |
Дополнительные разделы графика:
- Прием дел временного хранения: Отдельный блок для дел, передаваемых в архив на хранение до истечения срока (например, дела текущего года, работа с которыми ведется параллельно).
- Прием электронных документов: Если организация ведет электронный архив, в график включаются сроки передачи электронных пакетов (СЭД/ЭДО) с указанием форматов и метаданных.
- Резервные даты: Предусмотрение «окон» для сдачи просроченных дел или дел, возникших внепланово (проверки, судебные споры).
Этапы процесса приема дел (Регламент)
График — это лишь план. Процесс приема включает строгую последовательность действий:
Этап 1: Подготовительный (в подразделении-формирователе)
- Завершение дел по истечении календарного года или по факту завершения дела.
- Прошивание, нумерация листов, оформление обложек по ГОСТ Р 7.0.97–2016.
- Составление экспертной записки об акте ценности (для дел сроком хранения более 10 лет и постоянных).
- Составление описи дел (формы № 1, № 2 или иные утвержденные формы).
Этап 2: Приемо-сдаточный (в архиве)
- Внешний осмотр: Соответствие оформления требованиям ГОСТ, целостность переплетов, наличие всех реквизитов.
- Сверка с описью: Постраничная или выборочная проверка нумерации, заглавий, дат.
- Проверка актов ценности: Наличие заключения экспертной комиссии для дел длительного и постоянного хранения.
- Оформление передаточного акта: Составление Акта приема-сдачи дел на хранение (в 2-х экземплярах) с указанием количества дел, объема в листах/томах, ответственных лиц.
Этап 3: Размещение и учет
- Нанесение шифра хранения (фонд, опись, дело, единица хранения) на обложку дела.
- Размещение дел на стеллажах по адресу хранения.
- Внесение сведений в реестры архива (учетные книги, АИС «Архив», 1С:Архив и др.).
- Возврат второго экземпляра акта приема-сдачи в подразделение-формирователь.
Контроль за выполнением графика
Ответственность за соблюдение графика несут:
- Руководители структурных подразделений — за своевременную подготовку и сдачу дел.
- Начальник архива / Старший архивариус — за контроль сроков, качество оформления, ведение журнала контроля графика.
- Руководитель организации / Ответственный секретарь — за общий контроль (часто через план-график работы организации).
Инструменты контроля:
- Журнал учета движения дел (Журнал регистрации дел, сдаваемых в архив).
- Еженедельные/ежемесячные отчеты архива о выполнении графика.
- Плановые проверки (ревизии) состояния архивного дела в подразделениях.
- Автоматизированные системы (настройка уведомлений о приближающихся дедлайнах).
Типичные ошибки и риски
| Ошибка | Последствия | Способы предотвращения |
|---|---|---|
| График не утвержден или утвержден с опозданием | Хаотичная сдача дел, перегруз архива в конце года, штрафы при проверках | Утверждать график приказом до 01.01 отчетного года |
| Несоответствие заглавий дел номенклатуре | Отказ архива в приеме, необходимость переоформления | Строгая привязка графика к актуальной Номенклатуре дел |
| Сдача дел без актов ценности (для сроков > 10 лет) | Невозможность установления итогового срока хранения, риск преждевременного уничтожения | Планирование заседаний экспертной комиссии заранее (в ноябре-декабре) |
| Игнорирование электронных документов | Потеря юридической значимости ЭД, нарушение 476-ФЗ / 63-ФЗ | Включение в график строк на передачу ЭД/метаданных в ЭА (электронный архив) |
| Отсутствие акта приема-сдачи | Отсутствие правовой основы хранения, споры при утере дела | Обязательное оформление акта при каждой передаче (даже 1 дела) |
Особенности приема дел в электронном виде
С переходом на электронное делопроизводство график приема расширяется:
- Единый реестр передачи: Ведется в СЭД/ЭДО. График приема бумажных и электронных оригиналов синхронизируется.
- Проверка ЭП и форматов: Архивариус проверяет валидность электронных подписей, соответствие форматов (PDF/A, XML, TIFF) требованиям ФСБ/Роскархива.
- Контроль целостности: Проверка хеш-сумм файлов при приеме.
- Дублирование: Если ведется параллельное хранение (бумага + электронный образ), в графике фиксируется прием обоих носителей.
График приема дел в архив — это не просто формальная таблица, а ключевой инструмент управления документооборотом на финальной стадии жизненного цикла документов. Грамотно составленный, своевременно утвержденный и строго контролируемый график гарантирует:
- Соблюдение законодательства об архивном деле;
- Сохранность документов, являющихся имуществом организации;
- Готовность к внеплановым проверкам (налоговая, прокуратура, Росархив, аудиторы);
- Эффективное использование архивных площадей и труда архивариусов.
Рекомендация: Внедрите практику ежемесячных совещаний по итогам выполнения графика с руководителями формирователей. Это позволяет выявлять задержки на ранней стадии и принимать управленческие решения (назначение помощников, продление сроков приказом руководителя) до критического накопления несданных дел.
Статья подготовлена на основе требований ФЗ № 125-ФЗ, приказов Росархива/Минкультуры, ГОСТ Р 7.0.97–2016 и лучших практик архивного управления. При разработке локального акта рекомендуется консультироваться с профильными специалистами с учетом специфики деятельности конкретной организации.