График приема дел в архив – это документ, фиксирующий сроки и порядок передачи архивных материалов из структурных подразделений организации в архивное хранилище. Он обеспечивает системность, своевременность и законность архивирования дел, а также упрощает контроль за выполнением требований делопроизводства.

Правовое основание и нормативные акты

Составление и утверждение графика регулируются следующими документами:

• Инструкция по делопроизводству (пункт 206) – определяет, что график составляется заведующим архивом, согласовывается с руководителями подразделений и утверждается руководителем организации.
• Правила архивного хранения (Приложение 3 к Правилам) – содержит образец формы графика и требования к его заполнению.
• КонсультантПлюс (2025, 2024, 2023 годы) – указывает, что передача дел осуществляется по согласованному графику, подписанному ответственным за архив и утверждённому руководителем.
• Приказы и локальные нормативные акты организации – могут уточнять сроки, порядок и ответственных лиц;

Ключевые цели графика приема дел в архив

1. Соблюдение сроков архивного хранения. Документы, завершившие свой деловой цикл, должны быть переданы в архив в установленный срок (обычно с конца весны по начало осени).
2. Контроль качества архивирования; График позволяет проверять, что все подразделения передали необходимые дела и в полном объёме.
3. Оптимизация работы архивного отдела. Планирование приём‑передачи дел распределяет нагрузку и исключает “пиковые” перегрузки.
4. Соблюдение требований законодательства. Неправильное или несвоевременное архивирование может привести к штрафам и утрате доказательной силы документов.

Кто участвует в составлении и утверждении графика

Содержание графика (что должно быть указано)

• Наименование организации и её реквизиты.
• Год составления графика. (обычно в начале календарного года).
• Перечень структурных подразделений, участвующих в передаче дел.
• Сроки передачи дел для каждого подразделения. (конкретные даты или диапазоны).
• Ответственные лица за передачу в подразделении и в архиве.
• Типы передаваемых дел (дела, завершённые в 2023‑2025 гг., личный состав, договоры, образцы и т.п.).
• Подписи и печати. (заведующего архивом, руководителя организации, руководителей подразделений).

Форма графика (пример заполнения)

Ниже приведён упрощённый образец графика в виде таблицы, который соответствует Приложению 3 к Правилам. Его можно скачать в форматах Word и PDF (пример доступен по ссылке: скачать шаблон).

Порядок передачи дел в архив

1. Подготовка документов. Подразделение формирует перечень дел, проверяет их на полноту и соответствие требованиям (отсутствие скрытых пометок, правильная маркировка).
2. Согласование графика. Заведующий архивом согласует даты с руководителями подразделений, фиксирует их в графике.
3. Утверждение графика. Руководитель организации подписывает документ, после чего график доводится до всех подразделений (рассылка, размещение в корпоративном портале).
4. Фактическая передача. В назначенный день ответственный сотрудник подразделения передаёт документы архивисту в присутствии обеих сторон. Составляется акт приёма‑передачи (подписывается обеими сторонами).
5. Регистрация в архиве. Архивист вносит полученные дела в реестр, присваивает им архивный номер, фиксирует место хранения.
6. Контроль исполнения. По окончании каждого периода (обычно раз в месяц) проводится проверка выполнения графика, составляется отчёт о выполнении.

Типичные ошибки при работе с графиком и как их избежать

• Отсутствие согласования с руководителями подразделений.
  Решение: проводить совещание по графику за 1‑2 недели до начала года.
• Неправильное указание сроков (слишком сжатые или слишком растянутые).
  Решение: учитывать реальный объём дел, сезонные нагрузки и календарные праздники.
• Отсутствие подписи ответственного лица.
  Решение: в шаблоне предусмотреть обязательные поля для подписей и печатей.
• Неоформленные акты приёма‑передачи.
  Решение: использовать стандартный бланк акта, хранить копию в архиве и в подразделении.
• Передача неполных или неоценённых дел.
  Решение: проводить предварительную экспертизу ценности документов (по методике, установленной в организации).

Практические рекомендации

1. Составляйте график заранее, в начале года, после проведения экспертизы ценности документов.
2. Используйте электронный шаблон (Word/Excel) с автоматическим подсчётом сроков и проверкой заполнения обязательных полей.
3. Организуйте ежемесячные совещания по контролю выполнения графика – это позволяет своевременно корректировать даты.
4. Внедрите электронный журнал приёма‑передачи, где фиксируются даты, подписи и номера дел.
5. Обучайте сотрудников подразделений правилам подготовки документов к архивированию (маркировка, упаковка, отсутствие скрепок).

Пример реального графика (2025‑2026 годы)

Ниже – выдержка из реального графика, опубликованного в открытом доступе (консультант Плюс, 2025 г.):

График передачи дел в архив организации «ООО «Пример»» (утверждён ).
Приём‑передача дел осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утверждённому руководителем организации. Приём‑передача дел производится работником архива в присутствии работника структурного подразделения.

График приема дел в архив – это фундаментальный инструмент, который обеспечивает:

• Своевременную передачу завершённых дел в архив;
• Контроль над соблюдением нормативных требований;
• Оптимизацию работы как архивного отдела, так и всех подразделений организации.

Соблюдая порядок составления, согласования и утверждения графика, а также используя проверенные формы и шаблоны, организация гарантирует надёжную сохранность своих документов и минимизирует риски, связанные с неправильным архивированием.

Дата последнего обновления статьи: . Источники: КонсультантПлюс (2025‑2023 гг.), SPOK.BY, Profiz.ru, официальные образцы форм архивных графиков.