Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно разработать и оформить график приема‑передачи документов в архив, какие нормативные требования необходимо учитывать и какие практические инструменты помогут упростить процесс.
Почему нужен график приема‑передачи документов?
- Контроль сроков. График фиксирует даты, когда документы должны быть переданы в архив и когда они могут быть изъяты.
- Соблюдение законодательства. Федеральный закон «Об архивном деле» (№ 125‑ФЗ) и отраслевые нормативные акты требуют документировать процесс передачи.
- Оптимизация работы персонала. Чётко распределённые обязанности позволяют избежать конфликтов и дублирования действий.
- Управление рисками. При наличии расписания легче отследить нарушения и своевременно принять меры.
Нормативно‑правовая база
Основные документы, регулирующие процесс передачи и приёма документов в архив:
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле».
- Приказ Минкультуры России от № 158 «Об утверждении Положения о порядке передачи и приёма документов в архив».
- Трудовой кодекс РФ – положения о режиме рабочего времени, если график включает дежурства архивных сотрудников.
- Отраслевые стандарты (например, ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Документация архивная. Термины и определения»).
Ключевые понятия
| Термин | Определение |
|---|---|
| Приём документов | Официальный акт передачи оригиналов (или их копий) из подразделения в архив. |
| Передача документов | Процесс выдачи документов из архива в подразделение (по заявлению или в рамках регламентированных процедур). |
| График | Таблица, в которой указаны даты, ответственные лица и типы документов, подлежащих приёму/передаче. |
| Дежурный архивист | Сотрудник, отвечающий за приём‑передачу в установленный день и время. |
Этапы разработки графика
Сбор исходных данных
- Перечень всех видов документов, подлежащих архивированию (деловые, бухгалтерские, кадровые и т.д.).
- Сроки хранения (постоянные, временные, промежуточные).
- Объём документов, поступающих в каждый отдел.
- Наличие специальных требований (например, конфиденциальность, необходимость электронного архива).
Определение периодичности
В зависимости от объёма и характера документов выбирают один из вариантов:
- Еженедельный приём (для подразделений с высоким оборотом бумаг).
- Ежемесячный приём (стандарт для большинства организаций).
- Квартальный приём (для архивов с небольшим объёмом входящих документов).
Формирование ответственных лиц
Назначаются:
- Ответственный за подготовку документов в подразделении.
- Дежурный архивист (может чередоваться по сменам).
- Контролёр (например, главный архивный специалист), который подписывает акт приёма‑передачи.
Составление таблицы‑графика
Для удобства рекомендуется использовать табличный редактор (Excel, Google Sheets) или специализированные онлайн‑сервисы. Ниже – пример базовой структуры.
| Дата | Вид документов | Подразделение‑отправитель | Ответственный за подготовку | Дежурный архивист | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| Бухгалтерские отчёты | Финансовый отдел | И. Иванов | А. Петров | Срок хранения – 5 лет | |
| Кадровые дела | HR‑отдел | С. Смирнова | В. Кузнецов | Конфиденциальные документы | |
| Контракты и договоры | Юридический отдел | М. Орлова | А. Петров | Передача в архив в электронном виде |
Утверждение и публикация
После составления графика необходимо:
- Согласовать его с руководителями подразделений.
- Утвердить в установленном порядке (подпись руководителя архива).
- Разместить в общем доступе (внутренний портал, доска объявлений, электронный календарь).
Мониторинг и корректировка
График – живой документ. В течение года следует:
- Проводить ежемесячный контроль выполнения (проверка подписанных актов).
- Вносить изменения при изменении объёма документов или кадрового состава.
- Отчётность перед руководством (ежеквартальный отчёт о выполнении графика).
Практические рекомендации
- Стандартизируйте формы актов; Используйте шаблоны, одобренные архивом, чтобы ускорить процесс подписания.
- Автоматизируйте напоминания. Настройте в календаре Outlook/Google Calendar автоматические уведомления за 2–3 дня до даты передачи.
- Ведите электронный журнал. Храните сканы подписанных актов в системе документооборота (например, 1С:Документооборот).
- Обучайте персонал. Проводите разовые инструктажи о порядке подготовки и маркировки документов.
- Учитывайте режим работы архивистов. При необходимости используйте гибкий график (5 дней по 7 часов + 1 день по 5 часов) – пример из практики, описанный в КонсультантПлюс.
Инструменты для построения графика
Существует несколько бесплатных и платных решений, которые упрощают создание и визуализацию расписаний:
- Google Sheets / Microsoft Excel. Позволяют быстро построить таблицу, добавить условное форматирование и экспортировать в PDF.
- Онлайн‑конструкторы расписаний. Например, When2meet или Doodle – удобно согласовывать даты с несколькими участниками.
- Системы документооборота. 1С:Документооборот, SAP DMS, Alfresco – позволяют привязывать график к электронным карточкам документов.
- Калькуляторы графиков функций. Если требуется построить график нагрузки (количества документов в месяц), можно воспользоваться бесплатным онлайн‑калькулятором от GeoGebra.
Пример полного графика на квартал
Ниже – готовый пример графика на три месяца, включающий приём, передачу и контрольные даты.
| Месяц | Дата | Тип операции | Документы | Отдел‑отправитель | Ответственный | Дежурный архивист | Статус |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Сентябрь | Приём | Бухгалтерские отчёты (Q3) | Финансы | И. Иванов | А. Петров | — | |
| Передача | Кадровые дела (архивные копии) | HR | С. Смирнова | В. Кузнецов | — | ||
| Контроль | Проверка подписей | Все отделы | М. Орлова | А. Петров | — | ||
| Октябрь | Приём | Контракты и договоры | Юр. отдел | М. Орлова | В. Кузнецов | — | |
| Передача | Отчёты по проектам (временное хранение) | Отдел развития | И. Иванов | А. Петров | — | ||
| Контроль | Аудит соблюдения графика | Все отделы | С. Смирнова | В. Кузнецов | — | ||
| Ноябрь | Приём | Отчёты по продажам | Отдел продаж | И. Иванов | А. Петров | — | |
| Передача | Кадровые дела (удаление устаревших) | HR | С. Смирнова | В. Кузнецов | — | ||
| Контроль | Все отделы | М. Орлова | А. Петров | — |
График приема‑передачи документов в архив – это не просто таблица, а важный инструмент управления информационными потоками организации. Его правильное построение позволяет:
- Соблюдать законодательные требования и внутренние регламенты;
- Снизить риск потери или неправильного размещения документов;
- Оптимизировать нагрузку на архивный персонал и подразделения‑отправители;
- Повысить прозрачность и подотчётность процессов документооборота.
Следуя описанным выше этапам, используя готовые шаблоны и современные онлайн‑инструменты, вы сможете быстро внедрить эффективный график и обеспечить надёжную работу архива вашей организации.
Дата актуализации статьи: