График сдачи документов в архив (часто называемый «Номенклатурой дел с указанием сроков хранения» или просто «Номенклатура») — это основной внутриорганизационный документ, регулирующий жизненный цикл дел от момента их создания до уничтожения или передачи в государственный архив. Его наличие обязательно для всех организаций, независимо от формы собственности и вида деятельности (ст. 22 ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Нормативная правовая база

Формирование графика сдачи строго регламентируется следующими актами:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий обязанности организаций по формированию архивов и сдаче дел.
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Типовых номенклатур управления документацией, номенклатур дел по вопросам организации работы с документами, а также Типовых перечней стандартных наименований дел…» — главный методологический документ на текущий момент (вступил в силу ).
• Приказ Росархива от № 319 «Об утверждении Требований к составу и параметрам описания систем управления электронными документами…» — актуален для организаций, ведущих делопроизводство в электронном виде.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартов. Архивное дело. Номенклатура дел. Общие требования к составу и оформлению».

Структура Графика сдачи (Номенклатуры дел)

Согласно п. 33 Приказа № 236, Номенклатура дел утверждается в виде таблицы, которая должна содержать следующие обязательные колонки:

1. Индекс дела — условное обозначение (шифр) дела по классификационному коду (например, 01-01, 02-15).
2. Наименование дела — точное, полное название, соответствующее содержанию документов внутри дела.
3. Срок хранения — устанавливается в годах (1, 3, 5, 10, 50, 75, «Постоянно») в соответствии с типовыми номенклатурами отраслевого ведомства или Росархива.
4. Примечания, дополнительная информация: основание для срока хранения (ссылка на статью типовой номенклатуры), особенности формирования дела, порядок доступа и т.д.

Важно: График составляется на каждый календарный год (или на период формирования дела, если дело ведется несколько лет) и утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации не позднее чем через 3 месяца после окончания отчетного года (обычно — до 31 марта следующего года).

Этапы формирования Графика сдачи

Этап 1: Инвентаризация документооборота

Необходимо выявить все виды документов, создаваемых и поступающих в организацию: приказы, договоры, кадровые документы, бухгалтерия, переписка, отчетность, техническая документация и др.

Этап 2: Подбор Типовой номенклатуры

Организация не придумывает сроки хранения сама. Она обязана использовать отраслевую типовую номенклатуру, утвержденную профильным министерством/ведомством совместно с Росархивом.

• Если отраслевая номенклатура есть — используем её.
• Если отраслевой нет — используем Типовую номенклатуру управления документацией (Приложение № 2 к Приказу № 236) для дел по управлению организацией (приказы, совещания, контроль, отчеты).
• Для специфических дел (производственные, проектные, медицинские, банковские) — ищем специальные типовые номенклатуры (например, для медицинских организаций, для банков, для строительных организаций и т.д.).

Этап 3: Адаптация под структуру организации

Типовая номенклатура, это шаблон. В график сдачи организации включаются только те дела, которые реально образуются. Наименования дел можно уточнять (добавлять специфику), но сокращать сроки хранения по сравнению с типовыми нельзя (только увеличивать).

Этап 4: Согласование и Утверждение

• Проект готовит архивариус / секретарь / ответственный за делопроизводство.
• Согласовывается с руководителями структурных подразделений (чтобы не упустить их уникальные документы).
• Утверждается приказом руководителя организации.

Этап 5: Регистрация и применение

Утвержденный график регистрируется в журнале учета номенклатур и становится руководством к действию для всех сотрудников, формирующих дела.

Типичные ошибки при составлении

График сдачи и Экспертиза документов на ценность

График сдачи, это план. Реальная сдача дел в архив (внутренний или государственный) происходит только после проведения экспертизы документов на ценность.

• Сроки экспертизы: проводятся по истечении сроков хранения, указанных в Графике сдачи, но не реже одного раза в год.
• Комиссия: создается приказом руководителя, включает архивариуса, юриста, бухгалтера, представителей подразделений.
• Результат: Акт экспертизы, по которому дела делятся на: «К хранению» (продление срока или сдача в госархив) и «К уничтожению».

Ключевой момент: Даже если в Графике сдачи стоит срок «5 лет», после 5 лет дело нельзя просто выбросить. Обязательна экспертиза и акт об уничтожении.

Особенности для электронных документов (СЭД/ЭДО)

С вступлением в силу Приказа № 236 и ГОСТ Р 7.0.97-2016, График сдачи должен учитывать специфику электронного архива:

• Указание формы представления дела при сдаче (электронная, бумажная, комбинированная).
• Для дел, хранящихся только в электронном виде, в графе «Примечания» указывается: «Хранение в СЭД [Название системы], срок хранения в системе — неограниченный / до переноса на новый носитель».
• Обеспечение целостности, подлинности и читаемости электронных документов на всем сроке хранения (миграция форматов, проверка ЭП).
• Сдача в государственный архив электронных документов производится в соответствии с Приказом Росархива № 179» (Требования к передаче электронных документов в государственные архивы).

Практический алгоритм действий архивариуса (Чек-лист)

1. Январь: Получить от структурных подразделений сведения о новых видах документов, появившихся за прошлый год.
2. Январь — Февраль: Сверить актуальные типовые номенклатуры (проверить сайт Росархива/министерства на предмет новых приказов).
3. Февраль: Составить проект Номенклатуры дел (Графика сдачи) на отчетный год.
4. Февраль — Март: Согласовать проект с руководителями подразделений, юристом, ИБ-специалистом.
5. До 31 марта: Подготовить приказ об утверждении, подписать руководителю.
6. Апрель — Декабрь: Контролировать формирование дел строго по утвержденному графику (нумерация, оформление обложек, хранение).
7. Конец года: Составить описи к сформированным делам.
8. Следующий год (Январь-Февраль): Провести экспертизу дел, истекшим срок хранения, по Графику сдачи прошлых лет. Оформить акты. Сдать в архив / уничтожить.

Ответственность за нарушения

Нарушение правил формирования Графика сдачи, сроков хранения или порядка сдачи документов в архив влечет за собой:

• Административную ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ) — штрафы на должностных лиц и юрлиц.
• Дисциплинарную ответственность, за замечание, выговор, увольнение виновных сотрудников.
• Гражданско-правовые риски — невозможность предъявить документы в суде, проигрыш споров с контрагентами/сотрудниками/ФНС.
• Уголовную ответственность (ст. 226 УК РФ) — за уничтожение, повреждение или скрытие документов, сданных в архив или подлежащих сдаче, если это повлекло тяжкие последствия.

График сдачи документов в архив — это не просто формальная бумага для инспекторов, а главный инструмент управления информационными рисками организации. Грамотно составленный и, главное, исполняемый график гарантирует:

• Юридическую защищенность организации.
• Оптимизацию площадей и затрат на хранение (своевременное уничтожение мусора).
• Сохранность ценных сведений для истории и правопреемников.
• Соответствие требованиям законодательства (ФЗ-125, Приказ № 236, ГОСТы).

Рекомендуется ежегодно проводить аудит актуальности Графика сдачи и вовлекать в процесс не только архивариуса, но и ИТ-отдел (для ЭДО), юристов и HR-специалистов.

Статья подготовлена на основе законодательства РФ, актуального на . Перед применением рекомендуется проверить наличие изменений в нормативных актах на официальных ресурсах (pravo.gov.ru, rosarhiv.gov.ru).