Характеристика – это официальный документ, в котором отражается объективная информация о структуре, функциях, ресурсах и результатах деятельности организации. В случае государственного архива такая характеристика служит важным инструментом для:

• оценки эффективности работы архива;
• обеспечения прозрачности перед контролирующими органами и общественностью;
• подготовки к проведению межведомственной экспертизы (МСЭ) и аудита;
• формирования рекомендаций по развитию и модернизации архивных процессов.

Понятие и значение характеристики государственного архива

Государственный архив – это публично‑правовое учреждение, которое осуществляет сбор, систематизацию, хранение, охрану и предоставление доступа к документам, созданным в течение истории государства. Характеристика архива фиксирует:

1. исторический контекст создания и правовой статус;
2. структурную организацию и численность персонала;
3. объём и типы хранимых документов;
4. техническую базу и уровень автоматизации;
5. результаты работы (выдача документов, публикации, научные проекты).

Таким образом, характеристика является ключевым документом при взаимодействии архива с Министерством культуры, Федеральной службой по архивному делу, а также с внешними партнёрами (учреждениями культуры, научными организациями, СМИ).

Правовая основа

Составление и использование характеристик регулируется рядом нормативных актов:

• Федеральный закон «Об архивных делах в Российской Федерации» от № 94‑ФЗ;
• Приказ Минкультуры России № 123 от «Об утверждении формы характеристики государственного архива»;
• Методические рекомендации по проведению МСЭ (межведомственной специальной экспертизы) от 2023 г.

Эти документы определяют обязательный перечент разделов характеристики и порядок её согласования с руководством архива и контролирующими органами.

Основные задачи и функции государственного архива

В характеристике необходимо отразить, как архив выполняет свои функции:

Сбор и систематизация документов

• Приём документов от государственных органов, юридических и физических лиц;
• Создание и поддержание архивных фондов различного уровня (федеральный, региональный, муниципальный).

Хранение и охрана

• Обеспечение физической и цифровой сохранности документов;
• Контроль климатических условий, защита от пожара, влаги, кражи.

Предоставление доступа

• Осуществление публичного и ограниченного доступа в соответствии с законодательством;
• Разработка электронных каталогов и онлайн‑сервисов.

Научно‑исследовательская и просветительская деятельность

• Подготовка научных публикаций, справочников, выставок;
• Организация семинаров, конференций и образовательных программ.

Структура и содержание характеристики

Согласно методическим рекомендациям, характеристика государственного архива должна включать следующие разделы:

1. Вводная часть
   • Наименование архива (полное, сокращённое);
   • Дата основания, правовой статус;
   • Контактные данные (адрес, телефон, e‑mail, сайт).
2. Организационная структура
   • Схема управления (директор, заместители, отделы);
   • Численность персонала, квалификационный состав.
3. Архивные фонды
   • Классификация по тематикам и периодам;
   • Количество цифровых записей и степень их оцифровки.
4. Техническая база
   • Площадь помещений, условия хранения;
   • Оборудование (сканеры, серверы, системы резервного копирования);
   • Используемое программное обеспечение (ЭДО, архивные системы).
5. Результаты работы за отчётный период
   • Количество выданных документов;
   • Количество проведённых научных мероприятий;
   • Публикации, выставки, проекты с привлечением внешних партнёров.
6. Финансово‑экономические показатели
   • Бюджет архива (основные статьи расходов);
   • Источники финансирования (государственный бюджет, гранты, платные услуги).
7. Проблемные зоны и пути их решения
   • Недостатки в инфраструктуре, кадровом обеспечении;
   • Планируемые мероприятия по модернизации.
• Обобщённая оценка эффективности;
• Предложения по развитию и улучшению работы архива.

Пример типовой характеристики (сокращённый вариант)

Государственный архив Российской Федерации
Дата основания: г.
Адрес: 125009, г. Москва, ул. Архивная, д. 1

Организационная структура

 
Директор – Иванов И.И.
 
Отделы: Приём и регистрация, Хранение, Оцифровка, Научно‑просветительская работа.
 
Персонал – 85 человек (55 архивистов, 30 технических специалистов).


Архивные фонды

 
Объём фондов – 12,5 млн. единиц документов (≈ 3,8 млн. м.п.).
 
Цифровой фонд – 1,2 млн. сканов (30 % от общего объёма).

Техническая база

 
Площадь складов – 15 000 м², климат‑контрольные камеры.
 
Серверный центр – 4 узла, резервное копирование 24/7.


Результаты работы (2025 г.)

 
Выдано документов – 45 000 запросов.
 
Проведено выставок – 7 (в т;ч. «90‑летие Центрального государственного архива»).
 
Опубликовано статей – 12, совместные проекты – 3.


Финансы

 
Бюджет – 420 млн. руб.
 
Дополнительные источники – грант Фонда «Культура», платные услуги копирования.

Проблемные зоны

 
Необходима модернизация системы климат‑контроля в старом здании.
 
Недостаток квалифицированных специалистов по цифровой консервации.


Рекомендации

 
Инвестировать в обновление климатической техники (≈ 80 млн. руб.).
 
Создать программу повышения квалификации архивистов в сфере ИТ.


Характеристика подготовлена в соответствии с Приказом Минкультуры России № 123 от .

Порядок составления и согласования характеристики

Для корректного оформления характеристики необходимо выполнить следующие шаги:

1. Сбор исходных данных – запросить статистику у отделов, собрать финансовые отчёты, получить сведения о новых проектах.
2. Анализ и систематизация – сравнить полученные данные с плановыми показателями, выявить отклонения.
3. Экспертная проверка – согласовать черновик с руководителями подразделений и юридическим отделом.
4. Утверждение – подпись директора архива и, при необходимости, подпись представителя контролирующего органа.
5. Распространение – передать характеристику в Минкультуру, Федеральную службу по архивному делу и разместить на официальном сайте архива.

Важно помнить, что характеристика не является обязательным документом для проведения МСЭ, однако её наличие значительно упрощает процесс проверки и повышает доверие к работе архива.

Ключевые моменты при подготовке характеристики

• Объективность – все данные должны быть подтверждены документально (отчёты, статистика, аудиторские заключения).
• Актуальность – использовать информацию за последний отчётный период (обычно календарный год).
• Полнота – не упускать ни один из обязательных разделов, указанных в нормативных актах.
• Ясность изложения – использовать простые формулировки, избегать излишних юридических терминов.

Характеристика государственного архива – это многофункциональный документ, который отражает состояние и эффективность работы важнейшего института сохранения национального наследия. Правильно составленная характеристика помогает:

• Продемонстрировать прозрачность и подотчётность перед государством и обществом;
• Выявить сильные стороны и зоны для улучшения;
• Обосновать потребности в финансировании и модернизации;
• Сформировать основу для стратегического планирования развития архива.

Следуя установленным нормативам и рекомендациям, архивные службы могут обеспечить высокое качество подготовки характеристики, что в конечном итоге способствует более эффективному сохранению и использованию исторических документов.