Организация хранения кадровой документации, одна из важнейших задач любого отдела кадров. От правильности формирования архива зависит не только успешное прохождение проверок со стороны контролирующих органов (Трудовая инспекция, Росархив, прокуратура), но и защита интересов как самого работодателя, так и его сотрудников. В 2025-2026 годах действуют обновленные нормативы, которые обязывают работодателей пересмотреть подходы к хранению как бумажных, так и электронных документов.
Нормативно-правовая база
Правовое регулирование порядка и сроков хранения кадровых документов базируется на нескольких ключевых актах. Основным нормативным документом долгое время служил Перечень типовых управленческих документов, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года. Однако в настоящее время приоритет отдается Приказу Росархива от № 236, который установил новые сроки хранения и ввел единые правила для управленческих документов.
Важно учитывать, что для отдельных отраслей существуют специфические ведомственные перечни, которые имеют приоритет над общим Перечнем № 236. Например:
- Здравоохранение: Приказы Минздрава (например, № 131н) строго регулируют хранение медицинских карт, заключений и иной медицинской документации.
- Образование: Ведомственные перечни устанавливают конкретные сроки для личных дел студентов, учебных планов, журналов успеваемости.
Ключевые правила исчисления сроков хранения
Чтобы безошибочно определить, когда именно кадровые документы можно уничтожить, необходимо помнить главное правило отсчета. Отсчет срока хранения начинают с 1 января года, следующего за тем, в котором действие документа завершилось. Например, если трудовой договор был расторгнут в марте 2026 года, то срок его хранения начнет исчисляться с 1 января 2027 года.
В зависимости от ценности информации, документы делятся на три группы по срокам хранения:
- Постоянное хранение. К ним относятся личные дела руководителей организации, документы о правилах безопасности, а также исторически значимые приказы по личному составу.
- Долговременное хранение (от 10 лет и более). Трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников (форма Т-2). Согласно новым правилам, такие документы должны храниться 75 лет (в некоторых случаях применяется срок 50 лет).
- Временное хранение (до 10 лет включительно). Документы со сроком хранения менее 10 лет хранятся непосредственно в отделе кадров. Их уничтожают по решению экспертной комиссии, но строго после того, как истечет установленный для них срок хранения.
Электронный кадровый архив: новые реалии
С развитием электронного документооборота (ЭДО) все больше компаний переходят на цифровое ведение кадров. В связи с этим Росархив четко регламентировал правила работы с цифровыми копиями.
Ключевое требование 2025-2026 годов: сроки хранения электронных кадровых документов полностью совпадают со сроками для их бумажных аналогов. Электронные акты устанавливают обязательные сроки хранения, порядок уничтожения и требования к формату файлов. Независимо от того, хранится ли документ на бумаге или на сервере организации, он подлежит строгому учету.
Как правильно организовать хранение в архиве
Кадровые документы обычно хранятся в специально отведенном архиве организации. Основная часть документов по кадрам сгруппирована в Перечне по разделам в зависимости от их назначения:
- Раздел 7, «Трудовые отношения»;
- Раздел 8 — «Кадровое обеспечение»;
- Раздел 4.2 — «Учет оплаты труда».
Для того чтобы архив работал эффективно, а проверки проходили без штрафов, специалисту отдела кадров необходимо соблюдать следующий алгоритм:
Систематизация и формирование дел
Документы сортируются по номенклатуре дел. Приказы по личному составу, трудовые договоры и личные карточки подшиваются в отдельные папки (тома). Внутри тома документы располагаются в хронологическом порядке.
Оформление обложек и нумерация
Каждое дело оформляется в соответствии с ГОСТом. На обложке указывается название организации, номер и название дела, крайние даты (дата первого и последнего документа в деле) и количество листов. Все листы нумеруются.
Составление описей
Особенно важно при передаче документов в архив фиксировать дату передачи и составлять опись дел. Опись — это архивный справочник, обеспечивающий быстрый поиск документов. Без описи сдача дел в архив не имеет юридической силы.
Уничтожение документов
Уничтожение документов со истекшим сроком хранения не может производиться по желанию кадровика. Для этого в организации создается Экспертная комиссия. Компания составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, после чего бумаги утилизируются (сжигаются или передаются в переработку с составлением соответствующего акта).
Знать, какие именно кадровые документы сдаются в архив и как долго они там должны находиться, необходимо каждому специалисту отдела кадров. Грамотно организованный архив — это не просто склад бумаг, а надежная система защиты компании от юридических рисков. Внедрение автоматизированных систем и ЭДО значительно упрощает процесс хранения, однако требует неукоснительного соблюдения актуальных приказов Росархива и регулярного обновления нормативной базы внутри компании.