Документы, подтверждающие трудовую деятельность граждан (трудовые книжки, личные карточки, приказы о приёме и увольнении, расчётные листы и т.п.), после прекращения деятельности организации передаются на государственное хранение. Знание точного адреса архива, где находятся эти документы, существенно упрощает процесс восстановления трудового стажа, получения пенсии или оформления социальных выплат.

Нормативная база, регулирующая хранение трудовых документов

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет порядок передачи документов ликвидированных организаций в государственные или муниципальные архивы.
• Статья 22.1 125‑ФЗ устанавливает сроки хранения:
• для документов, относящихся к периодам до 2003 года – 75 лет;
• для документов, относящихся к периодам после 2003 года – 50 лет.
• Приказ Министерства культуры РФ № 558 от (в редакции) – регламентирует форму и порядок ведения архивных дел по личному составу.

Основные архивы, где хранятся документы трудящихся

Санкт‑Петербург

Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт‑Петербурга (ЦГАЛС СПб)

• Адрес: 190000, Санкт‑Петербург, ул. Большая Морская, д. 23, лит. А;
• Официальный сайт: cgals.spb.ru;
• Что хранит: приказы о приёме/увольнении, личные карточки, трудовые книжки, расчётные листы, документы по начислению заработной платы и другие материалы, отражающие трудовые отношения работника и работодателя.

Москва

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)

• Адрес: 125009, г. Москва, ул. Большая Пироговская, д. 17, стр. 1;
• Сайт: garf.ru;
• Функции: предоставляет справки о трудовом стаже граждан, работавших в федеральных органах власти, ведомствах и подведомственных учреждениях.

Главархив Москвы

• Адрес: 119034, г. Москва, ул. Вавилова, д. 19;
• Сайт: archives.mos.ru;
• Хранит документы по личному составу ликвидированных предприятий и организаций, расположенных на территории Москвы, включая трудовые книжки и расчётные ведомости.

Региональные архивы

В каждом субъекте РФ существует свой государственный или муниципальный архив, где хранятся документы трудящихся, связанные с ликвидированными организациями региона. Ниже приведены примеры адресов некоторых из них:

• Архив Ленинградской области – г. Санкт‑Петербург, пр. Кирова, д. 45;
• Архив Свердловской области – г. Екатеринбург, ул. Ленина, д. 58;
• Архив Республики Татарстан – г. Казань, ул. Баумана, д. 12;
• Архив Краснодарского края – г. Краснодар, ул. Красная, д. 33.

Точный адрес и часы работы уточняются на официальных сайтах соответствующих архивов.

Как получить архивные документы о трудовой деятельности

1. Определить архив – необходимо знать, где находилась организация (город, район) и в какой период она существовала.
2. Подготовить запрос – заявление составляется в свободной форме, но должно содержать:
• ФИО заявителя;
• Паспортные данные;
• Цель запроса (например, получение справки о трудовом стаже для назначения пенсии);
• Период работы и наименование организации (если известно);
• Контактные данные для получения ответа.
3. Подать запрос – можно лично в читальном зале архива, через почту (заказным письмом с уведомлением) или в электронном виде через официальный сайт архива (если такая услуга предоставляется).
4. Ожидание ответа – срок рассмотрения заявления обычно составляет от 10 до 30 рабочих дней в зависимости от загруженности архива.
5. Получение документа – справка, выписка или копия выдаются бесплатно (в соответствии с законодательством) либо за символическую плату за услуги копирования и заверения.

Примеры часто запрашиваемых документов

• Справка о заработной плате и трудовом стаже (для оформления трудовой пенсии);
• Выписка из личной карточки работника;
• Копия трудовой книжки (в случае её утери);
• Информационное письмо о переименовании организации;
• Архивная справка о периодах работы в государственных учреждениях.

Особенности хранения электронных трудовых книжек (ЭТК)

С 2021 года в России функционирует система электронных трудовых книжек, доступная через портал «Госуслуги». Однако даже при наличии ЭТК работодатель обязан передать бумажный экземпляр в архив при ликвидации организации, если трудовая деятельность сотрудника завершилась до момента перехода на электронный формат. Поэтому при запросе документов за период до 2021 года следует обращаться в традиционные архивы, а за период после 2021 года – в электронный реестр через личный кабинет на портале Госуслуг.

Полезные ссылки

• Официальный сайт ЦГАЛС СПб: cgals.spb.ru
• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ): garf.ru
• Главархив Москвы: archives.mos.ru
• Портал Госуслуг – электронная трудовая книжка: gosuslugi.ru
• Текст Федерального закона № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (доступен на сайте КонсультантПлюс или официальном портале правовой информации).

Знание того, где именно находятся архивы, хранящие документы трудящихся, значительно упрощает процесс подтверждения трудового стажа, восстановления утерянных трудовых книжек и получения социальных выплат. Основные хранилища – это государственные и муниципальные архивы, такие как ЦГАЛС СПб в Санкт‑Петербурге, ГАРФ и Главархив в Москве, а также региональные архивы субъектов РФ. При обращении в архив важно соблюсти установленный порядок подачи заявления, указать все необходимые реквизиты и учитывать сроки хранения документов (75 лет для периодов до 2003 года и 50 лет для периодов после 2003 года). При работе с электронными трудовыми книжками после 2021 года основной источник информации – портал «Госуслуги», однако для периодов, предшествующих внедрению ЭТК, необходимо обращаться в традиционные архивы.