Хранитель фондов архива (главный хранитель фондов) – это специалист‚ отвечающий за сохранность‚ учет‚ комплектование и обеспечение доступа к документам‚ входящим в Архивный фонд Российской Федерации (АФ РФ)․ Его деятельность регулируется рядом нормативных актов‚ среди которых:

• Приказ Росархива от 13 февраля 2001 г․ № 12 «Об утверждении примерного положения об архивохранилище государственного архива и примерных должностных инструкций»;
• Приказ Министерства культуры РФ (Федеральное архивное агентство) от 31 июля 2023 г․ «Правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации»;
• Федеральный закон от 22 октября 2004 г․ № 125‑ФЗ «Об архивных фондах»․

Ниже представлена подробная статья‚ раскрывающая основные обязанности‚ права и взаимодействие хранителя фондов с другими подразделениями архива․

Правовые основы деятельности хранителя фондов

Согласно Приказу Росархива № 12 (2001) и последующим нормативным документам‚ хранитель фондов обязан:

1. Обеспечивать постоянное (вечное) хранение документов‚ переданных в архив;
2. Вести учёт и контроль за состоянием архивных документов;
3. Организовывать комплектование фондов документами государственных и негосударственных организаций;
4. Гарантировать доступность архивных материалов для исследователей и иных законных пользователей;
5. Разрабатывать и реализовывать мероприятия по научной обработке‚ описанию и реставрации фондов․

Эти обязанности формируют основу должностной инструкции главного хранителя фондов‚ утверждённой в Приложении 2 к Приказу Росархива от  № 12․

Основные функции хранителя фондов

Организация хранения архивных документов

• Разработка и поддержание нормативных режимов хранения (температура‚ влажность‚ защита от света и пыли) в соответствии с требованиями к зданиям и помещениям архива;
• Контроль за правильностью расстановки документов в архивохранилище‚ соблюдением правил расположения по фондовой системе;
• Обеспечение своевременного перемещения документов в лабораторию для проведения консерсервационных работ (переплет‚ реставрация‚ дезинфекция);

Комплектование и пополнение фондов

• Приём и проверка документов‚ поступающих от государственных органов‚ муниципальных учреждений‚ организаций и физических лиц;
• Составление актов приёма‑передачи‚ формирование страхового фонда и фонда пользования;
• Ведение комплектных списков и их актуализация в электронных системах учёта․

Учёт и контроль

• Ведение единого реестра архивных документов (ЭРА – Электронный реестр архивов);
• Периодический аудит состояния фондов‚ составление актов о состоянии документов;
• Контроль за соблюдением требований нормативно‑методических документов (приказы‚ инструкции‚ стандарты)․

Обеспечение доступа к архивным материалам

• Выдача оригиналов и копий документов для:
  1. исследователей в читальный (просмотровый) зал архива;
  2. учреждений и организаций во временное пользование;
  3. сотрудников архива для проведения архивных работ в рабочих помещениях;
  4. создания страхового фонда и фонда пользования․
• Оформление заявок‚ выдача справок‚ контроль за соблюдением правил пользования архивными материалами;
• Консультирование пользователей по вопросам поиска и использования фондов․

Научно‑методическая работа

• Разработка и внедрение методик описания‚ классификации и индексации архивных документов;
• Участие в подготовке научных публикаций‚ выставок‚ тематических мероприятий;
• Обучение персонала архивных подразделений (курсы повышения квалификации‚ профессиональная переподготовка)․

Права хранителя фондов

В соответствии с должностной инструкцией (Приложение 2 к Приказу Росархива № 12) хранитель фондов имеет следующие права:

1. Запрашивать и получать любые документы‚ материалы и информацию‚ необходимые для выполнения своих обязанностей;
2. Вносить предложения руководству архива по улучшению условий хранения и учёта;
3. Участвовать в разработке и утверждении нормативных актов‚ регламентирующих работу архива;
4. Контролировать соблюдение указаний‚ издаваемых им структурным подразделениям архива;
5. Отказывать в выдаче документов в случаях‚ предусмотренных законодательством (секретность‚ ограниченный доступ и др․)․

Взаимодействие с другими подразделениями архива

Нормативные требования к помещениям и оборудованию

Согласно Правилам организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда РФ (приказ ФАА от 31 июля 2023 г․)‚ архивохранилище должно соответствовать следующим требованиям:

• Площадь и высота потолков‚ обеспечивающие достаточную вентиляцию;
• Система контроля микроклимата (температура + 18…+ 22 °C‚ относительная влажность + 45–55 %);
• Защита от пожара (автоматические системы пожаротушения‚ огнеупорные материалы);
• Ограниченный доступ (система контроля доступа‚ видеонаблюдение);
• Наличие специализированных стеллажей‚ шкафов и контейнеров‚ соответствующих ГОСТ 7․0‑2003․

Хранитель фондов контролирует соблюдение этих требований‚ проводит регулярные проверки и инициирует необходимые мероприятия по модернизации инфраструктуры․

Примерный перечень задач на каждый рабочий день

1. Проверка входящих заявок от исследователей и организаций; подготовка документов к выдаче․
2. Осмотр состояния фондов‚ фиксирование повреждений‚ составление актов․
3. Контроль за работой лаборатории консервации (переплет‚ реставрация)․
4. Обновление электронного реестра: ввод новых поступивших документов‚ корректировка описаний․
5. Проведение совещаний с заведующим архивохранилищем и руководителями отделов․
6. Подготовка рекомендаций по улучшению условий хранения и учёта․
7. Обучение новых сотрудников и стажёров․

Обязанности хранителя фондов архива охватывают широкий спектр задач: от технического обеспечения сохранности документов до организации доступа к информации и научно‑методической работы․ Выполнение этих функций требует глубоких знаний нормативных актов‚ навыков работы с архивными системами и умения координировать деятельность множества подразделений архива․

Только при строгом соблюдении установленных правил и постоянном профессиональном развитии хранитель фондов может гарантировать‚ что историческое и правовое наследие будет надёжно сохранено для будущих поколений․

Источник: Приказ Росархива от 13 февраля 2001 № 12; Приказ ФАА от 31 июля 2023 г․; Федеральный закон № 125‑ФЗ от 22 октября 2004 г․; материалы обучающих программ по профессиональной переподготовке архивистов (2026)․