Отдел архивов службы управления делами (СУД) Забайкальской железной дороги (ЗабЖД) – это структурное подразделение‚ отвечающее за формирование‚ хранение‚ учёт и предоставление документальных материалов‚ связанных с деятельностью железной дороги в регионе. Архив выполняет важную роль в сохранении исторического наследия‚ обеспечении правовой защищённости сотрудников и пассажиров‚ а также поддержке управленческих процессов ОАО «РЖД».

История и правовая база

Архивная служба ЗабЖД ведёт свою историю с момента создания Забайкальской железной дороги в конце XIX века. Первые учётные книги и технические чертежи хранились в центральном управлении дороги в Чите. С развитием сети и увеличением объёма документации возникла необходимость выделения отдельного архивного подразделения.

Основные нормативные акты‚ регулирующие деятельность отдела:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ);
• Положение о службе управления делами ОАО «РЖД»;
• Внутренние регламенты Забайкальской железной дороги по учёту и хранению документов;
• Приказы и распоряжения руководства РЖД о цифровизации архивных фондов.

Структура отдела

Отдел архивов СУД ЗабЖД состоит из нескольких функциональных блоков:

1. Сектор комплектования и приёма документов – отвечает за приём текущей документации от подразделений дороги‚ её классификацию и внесение в электронный catalogue.
2. Сектор хранения и сохранности – обеспечивает условия хранения (температурно‑влажностный режим‚ защита от света‚ пожарная безопасность) для бумажных и электронных носителей.
3. Сектор справочно‑информационного обслуживания – проводит поиск информации по запросам сотрудников‚ исследователей и граждан‚ выдаёт справки и копии документов.
4. Сектор цифровизации и электронного архива – отвечает за сканирование‚ метаданные‚ хранение в корпоративной системе электронного документооборота (ЭДО) и обеспечение доступа через внутренний портал РЖД.
5. Сектор работы с общественностью и научно‑исследовательской деятельностью – организует выставки‚ публикации‚ сотрудничает с музеями и учебными заведениями.

Местонахождение и контактная информация

Основное архивное хранилище расположено в городе Свободный (Амурская область). Это объединённый архив службы управления делами Забайкальской железной дороги – филиал ОАО РЖД.

• Адрес: 676450‚ г. Свободный‚ ул. 40 лет Октября‚ д. 86;
• Телефон: +7 (41643) -‑44‑00;
• Режим работы: пн‑пт 09:00‑18:00‚ обед 13:00‑14:00; суббота и воскресенье – выходные;
• Электронная почта: archive@zabzd;rzd.ru (примерный адрес‚ уточняется на официальном портале РЖД);
• Сайт: www.rzd.ru → раздел «Служба управления делами» → «Архив».

Для удобства пользователей доступны дополнительные пункты приёма и выдачи документов в следующих населённых пунктах (филиалы и пункты выдачи):

• Иркутск‚ ул. Карла Маркса‚ д. 59 (в здании управления Восточно‑Сибирской железной дороги);
• Чита‚ Ленинградская улица‚ д. 34;
• Могоча‚ Комсомольская улица‚ д. 12;
• Северобайкальск‚ Ленинградский проспект‚ д. 6Б;
• Улан‑Удэ‚ Революции 1905 года‚ д. 54;
• Тайшет‚ ул. Транспортная‚ д. 12.

Каждый из пунктов имеет свой режим работы и контактные данные‚ которые можно уточнить на интерактивной карте на официальном сайте ЗабЖД.

Услуги‚ предоставляемые отделом архивов

Отдел архивов СУД ЗабЖД оказывает широкий спектр услуг как внутренним пользователям (сотрудникам РЖД)‚ так и внешним заинтересованным лицам:

• Выдача справок о трудовой деятельности‚ наградах‚ поощрениях;
• Предоставление копий нормативных документов‚ приказов‚ распоряжений;
• Доступ к историческим фондам: планы строительства линий‚ технические чертежи‚ фотоматериалы‚ видеохроника;
• Консультации по вопросам архивного законодательства и порядку работы с документами;
• Организация экскурсий и выставок для школьников‚ студентов и туристов;
• Подготовка материалов для юбилейных и памятных дат дороги;
• Цифровое копирование и предоставление электронных версий документов через корпоративный портал.

Процесс обращения в архив

Для получения информации необходимо выполнить следующие шаги:

1. Подготовить письменный запрос (можно в электронном виде) с указанием:
   • ФИО заявителя;
   • Цели запроса (служебная‚ научная‚ личная);
   • Перечень интересующих документов или тем;
   • Предпочтительный формат получения (бумажная копия‚ электронный файл‚ справка).
2. Направить запрос в отдел архивов СУД ЗабЖД по электронной почте или лично в приёмную.
3. Дождаться подтверждения получения и уточнения деталей (сроки‚ возможные платные услуги).
4. Получить готовый результат в указанном виде или посетить архив для работы с оригиналами (при необходимости).
5. При получении документов соблюдать правила обращения с архивными материалами (не выносить за пределы читального зала без разрешения‚ не делать пометок на оригиналах).

Особенности работы с электронным архивом

В последние годы отдел активно внедряет систему электронного документооборота (ЭДО). Основные преимущества:

• Сокращение времени поиска с часов до минут благодаря полнотекстовому индексированию;
• Возможность удалённого доступа для сотрудников филиалов и представительств;
• Повышение уровня сохранности – оригиналы остаются в контролируемых условиях‚ а пользователи работают с цифровыми копиями;
• Интеграция с корпоративными системами РЖД (SAP‚ 1С:Документооборот) для автоматического поступления текущих документов в архив.

Для доступа к электронному архиву необходимо иметь корпоративный логин и пароль‚ а также пройти краткое обучение по работе с порталом.

Исторические фонды и их значение

В составе отдела архивов СУД ЗабЖД находятся уникальные коллекции‚ представляющие интерес не только для железнодорожников‚ но и для историков‚ краеведов и genealogов:

• Фонд «Строительство Забайкальской магистрали» – чертежи‚ сметы‚ журналы работ 1890‑1910 гг.;
• Фонд «Военные перевозки 1914‑1945» – документы о перевозке войск‚ грузов и эвакуации населения;
• Фонд «Социальная политика» – приказы о создании детских садов‚ больниц‚ жилых комплексов для сотрудников;
• Фонд «Фотодокументы» – более 10 000 фотографий станций‚ локомотивов‚ персонала разных эпох;
• Фонд «Видеохроника» – кинохроника и видеозаписи с 1960‑х годов по настоящее время.

Эти материалы регулярно используются при подготовке юбилейных изданий‚ музейных экспозиций и научных публикаций.

Как добраться до архива в Свободном

Город Свободный расположен на Транссибирской магистрали‚ поэтому добратся до архива можно несколькими способами:

• Поездом: прибытие на станцию «Свободный» (вокзал находится в 5‑минутной пешей доступности от архива);
• Автомобилем: трасса Р297 «Чита‑Забайкальск»‚ поворот на ул. 40 лет Октября;
• Общественным транспортом: городские автобусы маршрутов № 2‚ № 7 останавливаются у остановки «Архив СУД ЗабЖД».
• Пешком/на велосипеде: от центра города до архива примерно 15‑20 минут ходьбы по ул. 40 лет Октября.

На территории архива есть парковка для личного транспорта и места для велосипедов.

Отзывы и репутация

Согласно отзывам сотрудников и внешних пользователей‚ отдел архивов СУД ЗабЖД характеризуется:

• Высокой компетентностью сотрудников (многие из них имеют высшее архивное образование);
• Оперативностью ответов на запросы (средний срок – 3‑5 рабочих дней);
• Чистотой и порядком в читальных залах;
• Готовностью помогать в сложных исследовательских задачах.

Некоторые пользователи отмечают необходимость расширения часов работы в выходные дни для удобства студентов и туристов.

Перспективы развития

В ближайшие годы отдел архивов планирует:

1. Полную оцифровку фондов за период до 1950 года (около 2 млн листов);
2. Внедрение системы искусственного интеллекта для автоматической классификации и извлечения метаданных из scanned документов;
3. Создание виртуального экспозиционного зала на базе WebGL‚ доступного через сайт РЖД;
4. Укрепление взаимодействия с региональными архивами и библиотеками для совместных проектов;
5. Разработка мобильного приложения для быстрого доступа к справкам и копиям документов.

Отдел архивов службы управления делами Забайкальской железной дороги является важным звеном в системе сохранения и использования документального наследия ОАО «РЖД». Сочетание традиционных методов хранения с современными цифровыми технологиями позволяет эффективно обслуживать как внутренние потребности компании‚ так и запросы внешних пользователей – исследователей‚ студентов‚ граждан и любителей истории транспорта. Благодаря грамотной организации работы‚ квалифицированному персоналу и открытости к инновациям‚ архив продолжает выполнять свою миссию – сохранять прошлое для будущего.