Федеральные архивы Российской Федерации являются хранителями уникального документального наследия, составляющего Архивный фонд РФ. В условиях активной цифровизации госсектора и ужесточения требований к информационной безопасности задача защиты информации в архивах приобрела системный характер. Речь идет не только о физической сохранности носителей, но и о обеспечении конфиденциальности персональных данных, защите гостайны, а также сохранности электронных ресурсов.

Правовой фреймворк: баланс между открытостью и защитой

Деятельность федеральных архивов регулируется сложной иерархией нормативных правовых актов. Ключевую роль играют два федеральных закона, взаимодействие которых определяет специфику информационной безопасности:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — основополагающий акт, определяющий принципы целостности Архивного фонда, открытости (с учетом установленных законом ограничений), сохранности, учёта и систематизации документов.
• Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных» — регламентирует отношения по обработке персональных данных (ПДн).

Специфика применения 152-ФЗ в архивной сфере

Согласно пункту 2 части 2 статьи 1 Закона № 152-ФЗ, действие закона не распространяется на отношения, возникающие при хранении, комплектовании, учёте и использовании документов Архивного фонда РФ и иных архивных документов — при условии, что работа ведётся в соответствии с архивным законодательством.

Однако, как отмечают эксперты (в частности, в аналитических материалах РЦН Group от ), это исключение не отменяет требований к защите ПДн, а лишь устанавливает особый режим их регулирования. На практике это создает ряд правовых неопределенностей:

• Не определен критерий «значимости для общества и государства» для перевода документа в архивный фонд.
• Отсутствует четкая граница между «текущим» документом (подпадающим под полное действие 152-ФЗ) и «архивным» (освобожденным от части норм).
• Вопрос физического нахождения документа в архиве как условия применения исключения остается открытым.

Данная неопределенность требует от архивов разработки внутренних локальных нормативных актов (ЛНА), четко регламентирующих границы допустимой обработки ПДн.

Подзаконные акты и ведомственное регулирование

Важным ориентиром служит Приказ Росархива, регламентирующий работу с ПДн внутри ведомства. Он описывает обязанности должностных лиц, процедуры обработки, формы документирования и меры обеспечения безопасности. Хотя приказ ведомственного характера, его методология часто используется в качестве эталонной модели для подведомственных и муниципальных архивов.

Категории защищаемой информации в федеральных архивах

Информационные активы федеральных архивов носят разноплановый характер и требуют дифференцированного подхода к защите:

1. Персональные данные (ПДн): содержатся в личных делах сотрудников, деловых бумагах (приказы о приеме/увольнении, личные карточки, медицинские карты), фондах спецучреждений.
2. Государственная тайна: документы, засекреченные в установленном порядке (фоны МО, МВД, МИД, спецслужб).
3. Иная охраняемая законом тайна: коммерческая, банковская, адвокатская, врачебная тайна, сведения о частной жизни, налоговая тайна.
4. Информация, не подлежащая распространению в СМИ/Интернет: данные о несовершеннолетних, жертвах преступлений и др.
5. Критическая информационная инфраструктура (КИИ): автоматизированные системы архивов, подключенные к ЕГИССОАР, «Архивный фонд РФ» и другим госсистемам.

Сроки хранения как фактор информационной безопасности

Сроки хранения, установленные Приказом Минкультуры России от № 2364 (в ред. от ), напрямую влияют на стратегию защиты информации, определяя жизненный цикл данных:

Важно: Истечение срока хранения не означает автоматического уничтожения. Документы подлежат экспертизе ценности, что требует сохранения защищенности информации до момента принятия решения об уничтожении или переводе на постоянное хранение.

Организационные меры защиты информации

Режим доступа и учет документов

Фундаментальный принцип архивного дела — учет и систематизация. В контексте ИБ это означает:

• Ведение государственных реестров (Государственный реестр архивных фондов, Реестр уникальных документов).
• Обязательную опись и инвентаризацию каждого документа, поступающего в архив.
• Установление категории доступа (открытый, ограниченный, секретный) при экспертизе ценности и сроков хранения.
• Ведение журналов выдачи/возврата документов (бумажных и электронных копий) с фиксацией ФИО получателя, цели и срока использования.

Работа с персоналом

• Назначение ответственных за ИБ (администраторах БД ПДн, операторах КИИ).
• Регулярное обучение персонала основам защиты информации, работе с гостайной и ПДн.
• Оформление допусков к гостайне (при наличии засекреченных фондов) и подписание обязательств о неразглашении.
• Контроль за соблюдением чистого стола и экрана в читальных залах и хранилищах.

Регламентирование предоставления информации

Предоставление архивных документов, содержащих ПДн или иную охраняемую тайну, осуществляется строго на основании:

• Записанного заявления гражданина (субъекта ПДн) или его уполномоченного представителя (с нотариальной доверенностью).
• Судебных решений, запросов следственных органов, судов, прокуратуры (в порядке УПК/ГПК/КАС РФ).
• Межведомственных запросов (с соблюдением принципа «need to know», предоставляется только необходимый минимум сведений).

Копирование документов с ПДн допускается только в случаях, предусмотренных законом, и под контролем архивиста.

Технические меры защиты информации

Физическая защита и условия хранения (бумажные носители)

Требования к хранилищам федеральных архивов регламентируются ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003 и ведомственными нормами:

• Пожаробезопасность: огнестойкие шкафы/сейфы (класс устойчивости не ниже 60/120 мин), автоматические системы пожаротушения (газовые, порошковые — исключающие воду).
• Микроклимат: автоматическое поддержание температуры (18±2°С) и влажности (50±5%), системы вентиляции и кондиционирования с резервированием.
• Физический доступ: режимы доступа к хранилищам (КУД, турникеты, биометрия), видеонаблюдение с архивацией записей не менее 30 суток, охрана (ведомственная или ЧОП).
• Защита от ЧС: планы эвакуации фондов, аварийные комплекты для консервации мокрых документов.

Защита электронных ресурсов и АС

С переходом на электронное документооборот и создание Электронного архивного фонда (в рамках ЕГИССОАР) акцент смещается на кибербезопасность:

А. Средства защиты информации (СЗИ) сертифицированные ФСТЭК/ФСБ

• Средства межсетевого экранирования (МЭ): защита периметра сегментов сети архива (ДМЗ, сегмент КИИ, АРМ архивистов).
• Средства обнаружения вторжений (IDS/IPS): анализ аномальной активности в базах данных Электронного фонда.
• Антивирусная защита и средства контроля целостности: на всех АРМ и серверах.
• Средства шифрования: для защиты передаваемых данных (VPN/TLS ГОСТ) и хранимых данных (шифрование БД, резервных копий).
• Средства управления доступом (IAM/ПДУ): разграничение прав доступа по ролям (RBAC), двухфакторная аутентификация (2FA) для администраторов и удаленного доступа.

Б. Соответствие требованиям КИИ (ФЗ-187, Постановление Правительства № 1365)

Если АС архива включена в реестр КИИ (категория значимости 1-3), обязательны:

1. Создание системы управления ИБ (СУИБ) по ГОСТ Р ИСО/МЭК 27001-2021.
2. Проведение аудита безопасности и пентестов ежегодно.
3. Установка сертифицированных СЗИ профиля 1-4 в зависимости от категории значимости.
4. Участие в ГосСОПКА (подключение к сегменту мониторинга инцидентов).
5. Разработка и учение планов реагирования на инциденты ИБ.

В. Защита персональных данных (Уровни 1-4 по Постановлению № 1119)

Архивы, обрабатывающие большие массивы ПДн (например, архивы ЗАГСов, военные архивы, архивы МВД), как правило, подпадают под 1-й или 2-й уровень защищенности ПДн. Это требует:

• Наличия модели угроз и модели нарушителя.
• Применения СЗИ, прошедших подтверждение соответствия (сертификаты ФСТЭК).
• Ведения журнала учета инцидентов безопасности ПДн.
• Оценки уязвимостей и пентестинга контуров обработки ПДн.

Цифровизация и новые вызовы: Электронный архивный фонд

Федеральный проект «Цифровая культура» и создание ЕГИССОАР (Единая государственная информационная система учета архивных фондов) трансформируют подходы к защите:

Обеспечение достоверности и целостности электронных документов

• Применение усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) при формировании электронных дел.
• Использование хэширования (ГОСТ Р 34.11-2012) и реестров хэшей для контроля неизменности файлов при длительном хранении.
• Технологии блокчейн / распределенный реестр (пилотные проекты) для подтверждения факта существования документа в определенное время.

Миграция форматов и долговременное хранение (Digital Preservation)

Сроки хранения 50-75 лет превышают жизненный цикл любых современных носителей и форматов файлов. Защита информации здесь — это защита от цифровой устарелости (obsolescence):

• Стратегии миграции (перекодирование в открытые форматы: PDF/A, XML, TIFF, WAV/FLAC).
• Эмуляция сред выполнения.
• Регулярная верификация контрольных сумм на носителях (ленточные библиотеки, дисковые массивы, облачные хранилища).
• Географически распределенное резервное копирование (3-2-1 правило: 3 копии, 2 типа носителей, 1 копия удаленно).

Баланс открытых данных и защиты ПДн при публикации в портале

Портал «Архивный фонд РФ» и региональные порталы открытого доступа требуют внедрения технологий анонимизации и псевдонимизации перед публикацией оцифрованных документов:

• Автоматизированное выявление ПДн (ФИО, даты рождения, адреса, паспортные данные) в текстах и сканах (OCR + NLP).
• Маскирование чувствительных полей в публичных копиях с сохранением оригинала в закрытом контуре.
• Внедрение водяных знаков и меток «Копия для ознакомления» на выдаваемых электронных образах.

Инцидент-менеджмент и непрерывность деятельности

Согласно требованиям к КИИ и лучшим практикам (ISO 22301), федеральные архивы должны иметь:

• План обеспечения непрерывности деятельности (ПОНД) на случай ЧС, кибератак (в т.ч. вымогателей), сбоев электроснабжения.
• Резервный центр обработки данных (ЦОД) (горячее/теплое резервирование) для критических АС (ЕГИССОАР, электронные фонды).
• Регламент действий при обнаружении утечки ПДн/гостайны: локализация, оценка ущерба, уведомление ФСТЭК/ФСБ/Роскомнадзора/субъектов ПДн в установленные сроки (не позднее 24 часов для КИИ/ПДн 1-го уровня).

Перспективы развития: регуляторный «песочницы» и ИИ

На 2026 год ключевыми трендами являются:

1. Применение ИИ для расшифровки и атрибуции: нейросети для чтения почерка XVIII-XIX вв., автоматического заполнения метаданных. Требует защиты обучающих выборок (часто содержат ПДн) и моделей от кражи/отравления.
2. Регуляторные «песочницы» (ФЗ-258): тестирование новых технологий (блокчейн для цепочки хранения, квантовое распределение ключей для связи ЦОД) в контролируемой среде с временным смягчением требований.
3. Постквантовая криптография: начало перехода на алгоритмы, устойчивые к квантовым вычислениям, для защиты документов с бессрочным сроком хранения (перманентные фонды).
4. Унификация требований к МСЗИ (Межведомственным системам защиты информации): переход от ведомственных стандартов к единым профилям защиты для госсектора.

Защита информации в федеральных архивах — это многогранный процесс, сочетающий в себе классическую архивистику (физическая сохранность, учет, экспертиза ценности) и современную кибербезопасность (защита КИИ, ПДн, криптографическая долговременная сохранность).

Ключевой вызов сегодня, правовая неопределенность на стыке 125-ФЗ и 152-ФЗ. Архивам приходится самостоятельно, на свой страх и риск, выстраивать модели угроз и матрицы доступа, опираясь на ведомственные рекомендации Росархива и судебную практику.

Стратегически верным вектором является построение единой системы управления защитой информации (СУЗИ), интегрированной в процессы архивного дела: от приема фондов и экспертизы ценности до оцифровки, публикации в открытых порталах и обеспечения перманентного хранения в меняющемся технологическом ландшафте. Только системный подход, подтвержденный сертификатами соответствия (ФСТЭК, ФСБ, ISO 27001), и непрерывное обучение кадров позволяют гарантировать, что Архивный фонд РФ останется надежным фундаментом исторической памяти и правового поля государства.