Информационное обслуживание пользователей в читальных залах государственных архивов представляет собой комплекс мероприятий, направленных на обеспечение удобного и эффективного доступа к архивным документам, научно‑ис­му. Современный доступ к документам в традиционном виде, а также использование современных информационно‑телекоммуникационных технологий (ИТТ).

Нормативно‑правовая база

Основными нормативно‑правовыми актами, регулирующими работу архивных учреждений Российской Федерации по информационному обслуживанию пользователей из государственных информационных ресурсов, являются:

• Конституция Российской Федерации;
• Основы законодательства Российской Федерации «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах»;
• Федеральные законы и подзаконные акты, регламентирующие деятельность Федерального архивного агентства.

Эти документы определяют порядок работы пользователей с открытыми документами в читальных залах, обязанности сотрудников архивов по обслуживанию пользователей, а также их ответственность.

Техническое оснащение читальных залов

Согласно результатам мониторинга использования документов Архивного фонда Российской Федерации, проведённого на  г., произошли позитивные изменения в области технического оснащения читальных залов. Ключевые улучшения включают:

• Установку современного каталожного оборудования;
• Создание локальных сетей, обеспечивающих доступ к тематическим базам данных;
• Внедрение электронных систем учёта движения дел (см. описание программы «Электронный читальный зал» ниже).

Доступ к документам через НСА и удалённый доступ

Расширение доступа пользователей к составу и содержанию документов осуществляется через Национальную систему архивов (НСА). Важные аспекты:

• Возможность ознакомления с большей частью НСА в Справочно‑информационном центре архива;
• Обеспечение удалённого доступа к электронным копиям и метаданным документов;
• Интеграция с тематическими базами данных, доступными через локальную сеть архива.

Информационное обеспечение через массовые мероприятия и договоры

Архивные учреждения активно используют массовые мероприятия (лекции, выставки, вебинары) и реализацию договоров для информирования пользователей о доступных ресурсах и услугах. Это позволяет:

• Повышать осведомлённость о фондах и их содержании;
• Привлекать новые категории пользователей (студентов, исследователей, genealogов);
• Создавать условия для платного и бесплатного предоставления информации.

Платные и бесплатные информационные услуги

Перечень информационных услуг, предоставляемых государственными архивами Российской Федерации пользователям из государственных информационных ресурсов бесплатно или за плату, не возмещающую в полном размере расходы на услуги, включает:

• Консультации по составу и содержанию архивных фондов;
• Предоставление справок и выписок из документов;
• Копирование и сканирование материалов (платно);
• Доступ к электронным базам данных и цифровым копиям (часто бесплатно в рамках НСА);
• Организация тематических экскурсий и мастер‑классов.

Архивные учреждения обеспечивают пользователей бесплатной, доступной и достоверной информацией о своём местонахождении, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах, режиме работы (часы обслуживания, рабочие и выходные дни), составе и содержании хранящихся архивных фондов, а также об оказываемых услугах.

Пример работы в конкретном архиве: Российский государственный военно‑исторический архив (РГВИА)

Справка о результатах комплексной проверки РГВИА

Согласно справке о результатах комплексной проверки федерального казенного учреждения РГВИА:

• Читальные залы открыты ежедневно в рабочее время архива;
• С большей частью НСА пользователь может ознакомиться в Справочно‑информационном центре, оснащённом новым каталожным оборудованием;
• Локальная сеть обеспечивает доступ к имеющимся в РГВИА тематическим базам данных.

Программа «Электронный читальный зал»

Описание программы включает следующие этапы работы:

1. Заведующий указывает
   1. Заведующий фиксирует прибытие и выбытие дел в читальном зале;
   2. Хранитель отмечает в программе статусы выдачи и приема дел в хранилище;
   3. Система ведёт учёт использования документов, формирует статистику по клиентам, регионам и проектам.

   По данным на момент составления справки: 461 клиент, 79 регионов, 20 проектов, 15 лет на рынке. Пользователи могут получать рассылку полезных статей об информатизации в архивах и в подарок – программу «Календарь памятных дат».

   Концепция создания информационной системы Единый электронный читальный зал федеральных архивов

   Концепция Единого электронного читального зала (ЭЭЧЗ) федеральных архивов направлена на:

   • Повышение качества обслуживания пользователей за счёт объединения электронных ресурсов всех федеральных архивов;
   • Создание новых удобных сервисов для граждан (поиск, заказ копий, онлайн‑консультации);
   • Обеспечение единого интерфейса доступа к НСА и тематическим базам данных;
   • Внедрение современных средств защиты информации и аутентификации пользователей.

Реализация концепции предусматривает научно‑исследовательские работы, основанные на их результатах мероприятия Росархива, а также постепенное внедрение модулей системы в существующие инфраструктуры архивов.

Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах

Согласно пункту 3.1.3 Порядка использования архивных документов:

• Получать непосредственно в архиве или с использованием информационно‑телекоммуникационных технологий информацию о распорядке работы читального зала, порядке и условиях предоставления архивом государственных услуг;
• Соблюдать установленные правила обращения с документами (не выносить за пределы читального зала без разрешения, не делать пометок на оригиналах и т.д.);
• Следовать указаниям сотрудников архива по обеспечению сохранности фондов.

Информационное обслуживание пользователей в читальных залах государственных архивов продолжает развиваться благодаря:

• Нормативно‑правовой поддержке со стороны Федерального архивного агентства;
• Техническому оснащению читальных залов и внедрению ИТТ;
• Расширению доступа через НСА и удалённые сервисы;
• Активному информационному обеспечению посредством массовых мероприятий и договорных отношений;
• Внедрению специализированных программ (Электронный читальный зал) и концепции Единого электронного читального зала.

Эти меры способствуют повышению доступности архивного наследия, улучшению качества исследовательской работы и удовлетворению растущих потребностей пользователей в оперативной и достоверной информации.