Цель статьи – дать полное представление о нормативных актах‚ порядке организации и предоставления информационных услуг архивов Российской Федерации‚ а также о практических аспектах их реализации․

Общие положения

Государственные архивы Российской Федерации (далее – архивы) обязаны предоставлять пользователям информационные услуги из государственных информационных ресурсов как бесплатно‚ так и за плату (плата не возмещает полностью затраты на оказание услуги)․ При этом архивы должны руководствоваться Перечнем информационных услуг‚ соблюдать терминологию и требования‚ указанные в этом перечне‚ а также использовать утверждённые прейскуранты цен․

Информация о порядке предоставления государственных услуг размещается в следующих официальных источниках:

• Единый портал государственных и муниципальных услуг – www․gosuslugi․ru;
• Официальный сайт Федерального архивного агентства – www․archives․ru;
• Сайт Государственного архива Российской Федерации – www․statearchive․ru;
• Сайт Российского государственного исторического архива – www․fgurgia․ru;
• Сайт Российского государственного архива научно‑технической документации – www․rgantd․ru․

Нормативно‑правовая база

Ключевые документы‚ регламентирующие работу архивов в сфере информационных услуг:

1. Приказ Федерального архивного агентства от 9 января 2017 г․ № … «Об административном регламенте предоставления государственной услуги «Организация информационного обеспечения граждан‚ организаций и общественных объединений»»․
2. Перечень информационных услуг архивов (утверждённый приказом Росархива от  № 111)․
3. Гражданский кодекс РФ‚ Бюджетный кодекс РФ – основы формирования платных услуг․
4. Правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда РФ․
5. Методические рекомендации по обеспечению сохранности архивных документов в чрезвычайных ситуациях․
6. Требования к защите персональных данных (ФЗ 152‑2013)․

Понятия и классификация информационных услуг

В соответствии с Перечнем информационных услуг архивов выделяются следующие основные категории:

• Бесплатные услуги – предоставление справок‚ выписок‚ копий‚ информационных писем‚ ответов на запросы в рамках социальной защиты‚ исторических исследований и др․;
• Платные услуги – услуги‚ требующие оплаты‚ не полностью покрывающей затраты архива (например‚ подготовка сложных копий‚ экспресс‑выписки‚ предоставление электронных носителей‚ услуги по оцифровке и т․д․)․

Каждая услуга имеет собственный наименования‚ описание‚ сроки исполнения и стоимость‚ которые фиксируются в номенклатуре платных работ и прейскуранте цен․

Примеры информационных услуг

Порядок предоставления информационных услуг

Этапы взаимодействия с заявителем

1. Подача заявления – через:
   • Единый портал госуслуг;
   • Официальный сайт архива;
   • Личное обращение в архив (по адресу и в часы работы)․
2. Регистрация и проверка полномочий – специалист проверяет:
   • Личность заявителя (паспорт‚ ИНН‚ СНИЛС);
   • Право на получение информации (социально‑правовой запрос‚ исследовательский интерес и т․п․)․
3. Определение категории услуги – бесплатная или платная‚ уточнение объёма работ․
4. Согласование стоимости и сроков (для платных услуг) – выставление счета‚ получение оплаты․
5. Подготовка и проверка материалов – архивный специалист:
   • Ищет нужные документы в фондe;
   • Осуществляет их копирование‚ оцифровку‚ подготовку справки;
   • Проводит проверку качества и соответствия запросу․
6. Передача результата – в виде:
   • Печатного документа (выдача в руки);
   • Электронного файла (PDF‚ DOCX‚ TIFF);
   • Физического носителя (USB‚ CD)․
7. Регистрация завершения услуги – внесение сведений в информационную систему архива‚ формирование акта выполненных работ․

Сроки исполнения

Сроки зависят от категории услуги и объёма работ․ Минимальные нормативные сроки (утверждены приказом Росархива от  № 111):

• Бесплатные справки и выписки – не более 5 рабочих дней;
• Копирование и сканирование – до 10 рабочих дней (в зависимости от количества листов);
• Экспресс‑услуги (приоритетное исполнение) – до 3 рабочих дней (доплата за ускорение)․

Платные услуги и порядок оплаты

Оплата производится:

• Электронным способом (банковская карта‚ онлайн‑перевод) через портал Госуслуг;
• Наличным расчётом в кассе архива (при личном обращении);
• Безналичным перечислением на расчётный счёт архива․

После получения подтверждения оплаты архив приступает к выполнению работ․

Информационная инфраструктура архива

Для обеспечения качественного предоставления услуг архив использует:

• Информационную модель и базу данных архивных фондов;
• Программные комплексы (Электронный архив‚ Система управления документами‚ Система электронного доступа);
• Аппаратно‑техническую базу (серверы‚ сканеры‚ копировальные машины‚ системы резервного копирования);
• Руководства пользователей и регламенты обучения персонала․

Электронные сервисы

Через Единый портал госуслуг и сайт Росархива доступны:

• Форма подачи электронного запроса;
• Личный кабинет заявителя (отслеживание статуса‚ загрузка документов);
• Онлайн‑оплата и получение электронных копий․

Защита информации и персональных данных

Архив обязан обеспечить конфиденциальность и целостность информации‚ содержащейся в архивных документах и в информационных системах‚ в соответствии с:

• Федеральным законом «О персональных данных» (№ 152‑ФЗ);
• Приказом Росархива от  № 111 о защите информации в архивных системах;
• Внутренними регламентами по работе с режимно‑секретными материалами․

Для этого применяются:

• Технические средства защиты (шифрование‚ контроль доступа‚ журналы аудита);
• Организационные меры (обучение персонала‚ подпись ответственных за обработку данных);
• Процедуры реагирования на инциденты (утечка‚ несанкционированный доступ)․

Ответственность и контроль качества

1. Ответственность исполнителей – каждый сотрудник‚ участвующий в предоставлении услуги‚ несёт персональную ответственность за соблюдение сроков‚ качества копий и конфиденциальности․
2. Контроль со стороны руководства – отдел организации информационных услуг осуществляет:
   • Мониторинг выполнения нормативных сроков;
   • Анализ количества и типа запросов;
   • Подготовку отчётности для Росархива и органов местного самоуправления․
3. Обратная связь – заявитель имеет право:
   • Оставить отзыв о качестве услуги;
   • Подать жалобу в случае нарушения регламента;
   • Обратиться в суд в порядке‚ установленном законодательством РФ․

Отчётность и статистика

Архив обязан вести:

• Книгу учёта запросов (с указанием даты‚ типа услуги‚ сроков исполнения‚ стоимости);
• Ежемесячные и квартальные отчёты о количестве предоставленных бесплатных и платных услуг;
• Отчёт о выполнении нормативов по времени исполнения (сравнение плановых и фактических показателей)․

Эти данные передаются в Федеральный архивный центр и публикуются в открытом доступе на официальных сайтах․

Приложения

Приложение 1․ Образец заявления о предоставлении архивной справки

 Заявление
 № ________
 «___» __________ 2026 г․

 Я‚ ______________________________ (ФИО‚ паспортные данные)‚
 прошу выдать архивную справку/выписку/копию
 по документам: _____________________________________________
 (указать наименование‚ период‚ архивный фонд‚ номер дела)․

 Цель обращения: _____________________________________________
 (социальная защита‚ научное исследование‚ иные цели)․

 Способ получения: __________________ (лично/электронно/почтой)․

 Подпись _____________ Дата ___________

Приложение 2․ Прейскурант типовых цен (по состоянию на 2026 г․)

Регламент по информационным услугам архива – это комплексный документ‚ который обеспечивает:

• Прозрачность и доступность государственных архивных ресурсов;
• Соблюдение прав заявителей и интересов государства;
• Единые стандарты качества и сроков исполнения;
• Защиту персональных данных и конфиденциальных сведений;
• Контроль за финансовой дисциплиной при оказании платных услуг․

Соблюдение всех пунктов регламента гарантирует эффективное информационное обслуживание граждан‚ организаций и общественных объединений‚ а также способствует сохранению и популяризации культурного наследия России․

Статья подготовлена на основе официальных нормативных актов‚ опубликованных на сайтах Федерального архивного агентства и Единого портала государственных услуг (дата обращения – )․