Архивно-информационный отдел (АИО) — это уникальное структурное подразделение Управления регистрации актов гражданского состояния (ЗАГС) города Москвы. В отличие от районных отделов ЗАГС или дворцов бракосочетания‚ этот отдел не проводит торжественные церемонии регистрации брака и не принимает первичные заявления о рождении или смерти. Его главная миссия — хранение‚ защита и выдача архивных документов‚ а также проставление апостилей для вывоза документов за границу.
Основные функции и полномочия
Согласно Федеральному закону от № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» и внутренним регламентам‚ на Архивно-информационный отдел возложены следующие ключевые задачи:
- Хранение архивных фондов: Это крупнейшее хранилище вторых экземпляров записей актов гражданского состояния‚ составленных органами ЗАГС Москвы. Здесь хранятся записи о:
- Рождении;
- Смерти;
- Заключении брака;
- Расторжении брака;
- Установлении отцовства;
- Усыновлении (удочерении);
- Перемене имени‚ фамилии‚ отчества.
- Консульский архив: Отдел осуществляет хранение записей актов гражданского состояния‚ составленных консульскими учреждениями СССР и Российской Федерации на территории иностранных государств.
- Выдача дубликатов и справок: Осуществление юридически значимых действий с архивными записями — выдача повторных (дубликатов) свидетельств‚ архивных справок (в т.ч. формы № 34‚ № 25 и др.) на основании хранящихся записей.
- Апостилирование: Проставление апостиля (согласно Гаагской конвенции 1961 г.) на документах о государственной регистрации актов гражданского состояния‚ выданных органами ЗАГС Москвы‚ для их предъявления за границей.
- Информационное обслуживание: Предоставление сведений о наличии записей в архивных фондах‚ местах хранения фондов других органов ЗАГС.
Адреса и контакты
Важно отличать главный архив (Архивно-информационный отдел) от других подразделений Управления ЗАГС Москвы (например‚ Академического отдела).
Главный архив (Архивно-информационный отдел / Объединенный архив ЗАГС) Почтовый адрес: 101000‚ г. Москва‚ Малый Харитоньевский переулок‚ д. 10‚ стр. 1
Район: Басманный район (центр Москвы‚ рядом с м. «Курская»‚ «Чкаловская»‚ «Бауманская»)
Академический отдел ЗАГС (отдельное структурное подразделение‚ не архив) Адрес: 129327‚ г. Москва‚ ул. Менжинского‚ д. 23‚ корп. 1 (м. «Бабушкинская»)
Примечание: Данный отдел занимается текущей регистрацией актов ГС‚ приемом заявлений‚ а не долгосрочным архивным хранением.
Телефоны справочно-информационной службы - 8 (495) -77-77-77 — Единая горячая линия / справочная Управления ЗАГС Москвы.
- 8 (495) -86-00-58 — Прямой телефон Архивно-информационного отдела (архив).
- 8 (495) -86-00-70, Отдел приема заявлений (консультации по подаче документов).
- (495) -97-52-46, Горячая линия (дополнительный номер).
Электронные ресурсы - Официальный сайт: zagsmos.ru (здесь размещена информация об архивных фондах и местах их хранения‚ можно записаться на прием).
- Эл. почта для обращений: через форму обратной связи на сайте zagsmos.ru (рекомендуется направлять официальные письма с описанием ситуации).
Как получить документ в архиве: пошаговая инструкция - Подготовка документов:
- Паспорт гражданина РФ (или иной документ‚ удостоверяющий личность).
- Документы‚ подтверждающие родственные отношения с лицом‚ по которому запрашивается запись (свидетельства о рождении‚ браке‚ перемене имени и т.д.)‚, если запрашиваете не свою запись.
- Заявление (заполняется на месте или заранее через Госуслуги/сайт zagsmos.ru).
- Квитанция об оплате госпошлины (оплачивается на месте через терминал или заранее).
- Запись на прием:
Рекомендуется предварительно записаться через ЕПГУ (Госуслуги) или на сайте zagsmos.ru в раздел «Запись на прием» -> «Архивно-информационный отдел». Это сэкономит время ожидания в очереди.
- Личный визит или доверенность:
Дубликаты свидетельств выдаются лично заявителю или его законному представителю (родителям‚ опекунам) либо доверенному лицу по нотариальной доверенности (с правом получения документов в органах ЗАГС).
- Сроки готовности:
- Стандартный срок выдачи дубликата свидетельства — до 30 календарных дней (согласно ст. 35 Закона № 143-ФЗ)‚ так как требуется поиск записи в архиве.
- Справки архивные обычно готовятся быстрее (от нескольких дней до 2 недель).
- Проставление апостиля — в день обращения или в течение 1-3 рабочих дней (уточняйте при подаче).
Апостиль в Архивно-информационном отделе
Почтовый адрес: 101000‚ г. Москва‚ Малый Харитоньевский переулок‚ д. 10‚ стр. 1
Район: Басманный район (центр Москвы‚ рядом с м. «Курская»‚ «Чкаловская»‚ «Бауманская»)
Адрес: 129327‚ г. Москва‚ ул. Менжинского‚ д. 23‚ корп. 1 (м. «Бабушкинская»)
Примечание: Данный отдел занимается текущей регистрацией актов ГС‚ приемом заявлений‚ а не долгосрочным архивным хранением.
Телефоны справочно-информационной службы - 8 (495) -77-77-77 — Единая горячая линия / справочная Управления ЗАГС Москвы.
- 8 (495) -86-00-58 — Прямой телефон Архивно-информационного отдела (архив).
- 8 (495) -86-00-70, Отдел приема заявлений (консультации по подаче документов).
- (495) -97-52-46, Горячая линия (дополнительный номер).
Электронные ресурсы - Официальный сайт: zagsmos.ru (здесь размещена информация об архивных фондах и местах их хранения‚ можно записаться на прием).
- Эл. почта для обращений: через форму обратной связи на сайте zagsmos.ru (рекомендуется направлять официальные письма с описанием ситуации).
Как получить документ в архиве: пошаговая инструкция - Подготовка документов:
- Паспорт гражданина РФ (или иной документ‚ удостоверяющий личность).
- Документы‚ подтверждающие родственные отношения с лицом‚ по которому запрашивается запись (свидетельства о рождении‚ браке‚ перемене имени и т.д.)‚, если запрашиваете не свою запись.
- Заявление (заполняется на месте или заранее через Госуслуги/сайт zagsmos.ru).
- Квитанция об оплате госпошлины (оплачивается на месте через терминал или заранее).
- Запись на прием:
Рекомендуется предварительно записаться через ЕПГУ (Госуслуги) или на сайте zagsmos.ru в раздел «Запись на прием» -> «Архивно-информационный отдел». Это сэкономит время ожидания в очереди.
- Личный визит или доверенность:
Дубликаты свидетельств выдаются лично заявителю или его законному представителю (родителям‚ опекунам) либо доверенному лицу по нотариальной доверенности (с правом получения документов в органах ЗАГС).
- Сроки готовности:
- Стандартный срок выдачи дубликата свидетельства — до 30 календарных дней (согласно ст. 35 Закона № 143-ФЗ)‚ так как требуется поиск записи в архиве.
- Справки архивные обычно готовятся быстрее (от нескольких дней до 2 недель).
- Проставление апостиля — в день обращения или в течение 1-3 рабочих дней (уточняйте при подаче).
Апостиль в Архивно-информационном отделе
- Официальный сайт: zagsmos.ru (здесь размещена информация об архивных фондах и местах их хранения‚ можно записаться на прием).
- Эл. почта для обращений: через форму обратной связи на сайте zagsmos.ru (рекомендуется направлять официальные письма с описанием ситуации).
Как получить документ в архиве: пошаговая инструкция - Подготовка документов:
- Паспорт гражданина РФ (или иной документ‚ удостоверяющий личность).
- Документы‚ подтверждающие родственные отношения с лицом‚ по которому запрашивается запись (свидетельства о рождении‚ браке‚ перемене имени и т.д.)‚, если запрашиваете не свою запись.
- Заявление (заполняется на месте или заранее через Госуслуги/сайт zagsmos.ru).
- Квитанция об оплате госпошлины (оплачивается на месте через терминал или заранее).
- Запись на прием:
Рекомендуется предварительно записаться через ЕПГУ (Госуслуги) или на сайте zagsmos.ru в раздел «Запись на прием» -> «Архивно-информационный отдел». Это сэкономит время ожидания в очереди.
- Личный визит или доверенность:
Дубликаты свидетельств выдаются лично заявителю или его законному представителю (родителям‚ опекунам) либо доверенному лицу по нотариальной доверенности (с правом получения документов в органах ЗАГС).
- Сроки готовности:
- Стандартный срок выдачи дубликата свидетельства — до 30 календарных дней (согласно ст. 35 Закона № 143-ФЗ)‚ так как требуется поиск записи в архиве.
- Справки архивные обычно готовятся быстрее (от нескольких дней до 2 недель).
- Проставление апостиля — в день обращения или в течение 1-3 рабочих дней (уточняйте при подаче).
Апостиль в Архивно-информационном отделе
- Паспорт гражданина РФ (или иной документ‚ удостоверяющий личность).
- Документы‚ подтверждающие родственные отношения с лицом‚ по которому запрашивается запись (свидетельства о рождении‚ браке‚ перемене имени и т.д.)‚, если запрашиваете не свою запись.
- Заявление (заполняется на месте или заранее через Госуслуги/сайт zagsmos.ru).
- Квитанция об оплате госпошлины (оплачивается на месте через терминал или заранее).
Рекомендуется предварительно записаться через ЕПГУ (Госуслуги) или на сайте zagsmos.ru в раздел «Запись на прием» -> «Архивно-информационный отдел». Это сэкономит время ожидания в очереди.
Дубликаты свидетельств выдаются лично заявителю или его законному представителю (родителям‚ опекунам) либо доверенному лицу по нотариальной доверенности (с правом получения документов в органах ЗАГС).
- Стандартный срок выдачи дубликата свидетельства — до 30 календарных дней (согласно ст. 35 Закона № 143-ФЗ)‚ так как требуется поиск записи в архиве.
- Справки архивные обычно готовятся быстрее (от нескольких дней до 2 недель).
- Проставление апостиля — в день обращения или в течение 1-3 рабочих дней (уточняйте при подаче).
Это одна из самых востребованных услуг отдела. Апостиль проставляется исключительно на документах‚ выданных органами ЗАГС города Москвы.
На какие документы можно поставить апостиль: - Свидетельства о рождении (старые образцы и новые‚ пластиковые).
- Свидетельства о заключении брака / расторжении брака.
- Свидетельства о смерти.
- Свидетельства о перемене имени.
- Свидетельства об усыновлении / установлении отцовства.
- Архивные справки (например‚ форма № 34)‚ выданные этим же архивом.
Важные нюансы: - Апостиль не проставляется на ламинированных документах (ламинацию нужно снимать заранее‚ лучше в типографии).
- Апостиль не проставляется на документах‚ выданных ЗАГСами других регионов (Московской области‚ СПб и др.) — нужно обращаться в Управление ЗАГС того региона‚ где документ был выдан.
- Апостиль не проставляется на нотариальных переводах (перевод апостилируется отдельно в Минюсте или нотариальной палате).
- Госпошлина за проставление апостиля устанавливается Налоговым кодексом РФ (ст. 333.35), на 2026 год составляет 2 500 руб. за каждый документ (оплата через Госуслуги дает скидку 30%).
Поиск записей и генеалогические запросы
- Апостиль не проставляется на ламинированных документах (ламинацию нужно снимать заранее‚ лучше в типографии).
- Апостиль не проставляется на документах‚ выданных ЗАГСами других регионов (Московской области‚ СПб и др.) — нужно обращаться в Управление ЗАГС того региона‚ где документ был выдан.
- Апостиль не проставляется на нотариальных переводах (перевод апостилируется отдельно в Минюсте или нотариальной палате).
- Госпошлина за проставление апостиля устанавливается Налоговым кодексом РФ (ст. 333.35), на 2026 год составляет 2 500 руб. за каждый документ (оплата через Госуслуги дает скидку 30%).
Поиск записей и генеалогические запросы
Архивно-информационный отдел является главным ресурсом для генеалогических исследований по Москве. Фонды охватывают период с начала XX века (с 1917-1919 гг.) по настоящее время.
Что нужно для поиска: - Точные ФИО лица (на момент составления записи).
- Примерная дата события (год‚ лучше месяц).
- Место события (название ЗАГС-отдела‚ района‚ церкви/мечети до 1917 г., для метрических книг‚ переданных в архив).
Важно: Сотрудники архива проводят поиск по заявлению. Если точная дата неизвестна‚ поиск может занять максимальный срок (до месяца) и быть платным (пошлина за поиск записи взимается независимо от результата‚ если запись не найдена). Рекомендуется заранее уточнить данные через родственников или старые документы.
Статистика и актуальность (на 2026 год)
По данным официального сайта мэра Москвы за 2026 год‚ в Архивно-информационный отдел ЗАГС столицы обратилось более 10 000 москвичей за первый полугодие. Это подтверждает высокий спрос на архивные услуги: восстановление утерянных документов‚ оформление наследства‚ получение гражданства stran СНГ и ЕС‚ генеалогия.
Часто задаваемые вопросы (FAQ) - Можно ли заказать справку через Госуслуги без визита в архив?
- Да‚ многие архивные справки (например‚ справка о заключении/расторжении брака‚ справка № 34) можно заказать через портал Госуслуг (раздел «Документы» -> «Получение справки из архива ЗАГС»). Готовый документ придет в личный кабинет или на почту (ЕМС/Почта России). Дубликаты свидетельств также можно заказать там‚ но их получение часто требует личного визита или почтовой отправки.
- Что делать‚ если запись сгорела/утеряна/не читается?
- Архивно-информационный отдел осуществляет восстановление записей в судебном порядке (ст. 47 Закона № 143-ФЗ). Вам нужно будет обратиться в суд по месту нахождения архива (Басманный суд Москвы) с заявлением о восстановлении записи. Архив выдает официальный ответ (справку) о том‚ что запись в фондах отсутствует или повреждена — это главное доказательство для суда.
- Работает ли архив в субботу/воскресенье?
- Нет‚ Архивно-информационный отдел работает в будни (обычно Пн-Пт‚ иногда с сокращенным днем в среду/четверг). Режим приема посетителей строго по записи. Актуальный график всегда на zagsmos.ru.
- Можно ли получить справку для консульства (виза‚ ВНЖ‚ гражданство)?
- Да‚ архив выдает справки установленного образца (в т.ч. двуязычные или с переводом)‚ необходимые для консульств. Обязательно уточняйте в консульстве‚ какой именно вид справки и срок действия им нужен (часто требуют справку не старше 3-6 месяцев).
Резюме: почему важен Архивно-информационный отдел
Архивно-информационный отдел Управления ЗАГС Москвы — это «сердце» московской системы регистрации актов гражданского состояния. Он гарантирует:
- Непрерывность прав: возможность восстановить любые утерянные документы за последние 100+ лет.
- Международную признанность: через процедуру апостилирования документов для использования за рубежом.
- Историческую память: сохранение генеалогических данных миллионов москвичей.
При обращении в отдел заранее записывайтесь на Госуслугах‚ готовьте полный пакет документов и уточняйте актуальные реквизиты для оплаты пошлины. Это сэкономит ваше время и нервы.
Информация актуальна на . Перед визитом обязательно проверяйте актуальные часы работы и требования на официальном сайте zagsmos.ru или по телефону 8 (495) -77-77-77.