Статус: Действует (с учетом последних изменений, актуализированных Судебным департаментом при Верховном суде РФ в декабре 2025 – январе 2026 гг.)
Ведомство: Судебный департамент при Верховном суде Российской Федерации.
Сфера действия: Федеральные суды общей юрисдикции (областные, краевые суды, суды республик, суды автономных областей и округов, районные суды, гарнизонные военные суды и др.).
Общие сведения и нормативная база
Данная Инструкция (далее — Инструкция № 56) является ключевым ведомственным нормативным правовым актом, регулирующим процесс формирования архивных фондов судов общей юрисдикции. Она определяет порядок отбора документов на постоянное или временное хранение, сроки хранения дел, а также порядок их передачи в архивы судов или в государственные архивы (архивы субъектов РФ).
Основные правовые основы:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Федеральный закон от № 144-ФЗ «О судебной системе Российской Федерации».
- Постановление Правительства РФ от № 1346 «Об утверждении Правил формирования архивных фондов…» (в части, не противоречащей специфике судебных актов).
- Приказы Росархива (в части типовых номенклатур и сроков хранения документов управления).
Важное обновление 2025–2026 гг.: Согласно информации РАПСИ от 30 декабря 2025 г. и 15 января 2026 г., Судебный департамент при ВС РФ провел актуализацию перечня документов, образующихся в деятельности судов. Это связано с полным переходом на электронное делопроизводство (АС «Правосудие», ГАС «Правосудие»), внедрением ИИ-систем для анализа судебной практики и изменением категорий дел (например, в связи с административным офшоризацией, делами о защите прав участников СВО и т.д.). Новая редакция Инструкции № 56 учитывает эти изменения.
Ключевые понятия и термины
- Архив суда — структурное подразделение суда (или выделенное подразделение), обеспечивающее учет, хранение, комплектование и использование архивных документов.
- Номенклатура дел, утвержденный ежегодно перечень дел, подлежащих отбору в архив, с указанием сроков хранения.
- Акт отбора (экспертная комиссия) — коллегиальный орган суда, решающий вопрос о ценности документов и сроках их хранения.
- Дело постоянного хранения — дело, подлежащее бессрочному хранению с последующей передачей в государственный архив субъекта РФ.
- Дело временного хранения, дело со сроком хранения 10, 30, 50, 75 лет (в зависимости от категории).
- Электронное дело — совокупность электронных документов, объединенных по единому основанию (номер дела), имеющих юридическую значимость, подтвержденную ЭП.
Порядок формирования номенклатуры дел (Этап 1)
Формирование номенклатуры — это ежегодная процедура, завершающаяся, как правило, к 1 марта года, следующего за отчетным.
Составление проекта номенклатуры
- Инициаторы: Судебные участки, канцелярии, аппараты судей, секретари судебных заседаний формируют списки дел по категориям.
- Классификация: Дела группируются по функциональному признаку:
- Дела гражданского, административного, уголовного производства.
- Дела по материалам проверки заявлений о преступлениях.
- Дела исполнительного производства (до передачи в ФССП).
- Документы организационного обеспечения деятельности суда (управленческий архив): кадры, финансы, материально-техническое обеспечение, охрана гостайны, информирование Öffentlichkeit.
- Назначение сроков хранения: Проставляются в соответствии с Приложением к Инструкции № 56 (Типовая номенклатура) и актуальными перечнями Росархива.
Учет электронных дел
С 2026 г. номенклатура ведется в исключительно электронном виде в модуле «Архив» АС «Правосудие». Бумажные копии номенклатуры для подписи председателем суда формируются автоматически. Каждому делу присваивается уникальный идентификатор (UID), синхронизируемый с Единым государственным реестром архивных фондов.
Работа экспертной комиссии по отбору документов (Этап 2)
Комиссия утверждается приказом председателя суда. Состав: председатель (заместитель председателя), старший секретарь, начальник архива, представители судебных коллегий, юрисконсульт.
Порядок проведения заседания
- Заседания проводятся не реже одного раза в квартал (для крупных судов, ежемесячно).
- Рассматриваются дела, срок хранения которых истек в отчетном периоде, а также дела, требующие переоценки ценности (например, после вступления в законную силу апелляционного/кассационного определения).
- Критерий отбора на постоянное хранение: историческая, научная, правовая, социальная ценность. К ним относятся: дела с прецедентной практикой, дела по категориям, утвержденным Пленумом ВС РФ, дела о реабилитации, дела о защите прав неопределенного круга лиц.
Протокол заседания
Результаты оформляются Протоколом экспертной комиссии (форма согласно Приложению № 2 к Инструкции). Протокол подписывается всеми членами комиссии, сканируется и загружается в АС «Правосудие». На основе протокола формируется Акт отбора документов на хранение/уничтожение.
Сроки хранения: Основные категории (Справочная таблица)
Примечание: Точные сроки устанавливаются номенклатурой конкретного суда на основе Типовой номенклатуры (Приложение к Инструкции № 56). Ниже приведены базовые категории.
| Категория документов | Срок хранения | Дальнейшее destino (судьба) |
|---|---|---|
| Судебные акты (постановления, решения, определения), вступившие в законную силу (гражданские, административные, уголовные) | Постоянное (75 лет в суде, затем передача в госархив) | Передача в архив субъекта РФ |
| Дела гражданского и административного производства (материалы дела) | 50 лет (от момента вступления акта в силу) | Уничтожение после экспертизы / Передача в госархив (ценные) |
| Дела уголовного производства (материалы дела) | 75 лет (от момента вступления приговора в силу) | Передача в госархив (постоянное хранение для особо тяжких/прецедентных) |
| Протоколы судебных заседаний (аудио/видеозаписи) | 50 лет (синхронизировано со сроком дела) | Уничтожение / Передача в госархив |
| Документы исполнительного производства (исполнительные листы, производственные материалы) | 10 лет (после возвращения исполнительного документа) | Уничтожение |
| Документы управленческого архива (кадры, финансы, закупки, охрана) | От 5 до 75 лет (по номенклатуре Росархива) | Уничтожение / Передача в госархив (личные дела — 75 лет) |
| Дела о назначении государственных адвокатов / защите прав участников СВО (новые категории 2025-2026) | 50 – 75 лет (в зависимости от категории) | Определяется комиссией |
Особенности отбора электронных документов (Актуально на 2026 г.)
Полный переход на электронный документооборот кардинально изменил технику отбора:
Электронное дело как единица хранения
- Отбор производится не по бумажным томам, а по логическим единицам — «Электронным делам».
- Целостность дела подтверждается хеш-суммами (SHA-256) и усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ответственного лица (секретаря/архивариуса).
- Метаданные дела (карточка дела в АС «Правосудие») являются неотъемлемым составным частью архивного документа.
Долгосрочное хранение (ДХЭД)
Судебный департамент при ВС РФ развернул единый Федеральный архив электронных судебных документов (ФАЭСД) на базе инфраструктуры ГАС «Правосудие».
- Дела постоянного хранения автоматически реплицируются в ФАЭСД после истечения срока апелляции/кассации.
- Обеспечивается миграция форматов (PDF/A, XML) при смене технологических поколений (каждые 5-7 лет).
- Доступ к архивным электронным делам осуществляется через Единый портал государственных услуг (ЕПГУ) и сайты судов с разграничением прав доступа (ФЗ-152, гостайна, суд; тайна).
Бумажные носители (гибридный период)
Если дело инициировалось до 2020 г. или содержит оригиналы документов, подлежащих хранению в бумаге (нотариальные завещания, оригиналы договоров по решению суда, материальные доказательства, описанные в протоколе), они оформляются в тома, шифруются и хранятся в архиве суда параллельно с электронной копией. Срок хранения бумажного оригинала устанавливается комиссией, но не менее срока хранения электронного дела.
Оформление дел к сдаче в архив (Этап 3)
Бумажные дела (традиционное оформление)
- Страхование: Проверка полноты дела по инвентарю (лист регистрации документов дела).
- Прошивание: Нитью, сквозная нумерация листов, клеймение последнего листа бумажкой с указанием числа листов, даты, подписи архивариуса/секретаря.
- Обложка: Заполнение по установленной форме (индекс дела, номер по номенклатуре, название, даты начала/окончания, срок хранения, шифр).
- Папка-обложка: Для дел толщиной более 2 см или ценных дел.
Электронные дела (автоматизированное оформление)
- Формирование АРМ-архивариуса пакета передачи (SIP — Submission Information Package) по стандарту OAIS / ISO 14721.
- Пакет включает: файлы документов (PDF/A-2b), файл метаданных (METS/XML), файл хеш-сумм (manifest.xml), УКЭП архивариуса на манифест.
- Автоматическая отправка в ФАЭСД через шлюз АС «Правосудие».
- Получение квитанции о приеме (AIP — Archival Information Package) с присвоением архивного кода (фонд-опись-дело в электронном реестре).
Передача дел в государственные архивы субъектов РФ
Дела постоянного хранения (фонд суда) передаются в архив субъекта РФ по истечении 75 лет с момента окончания дела (документа).
Подготовка к передаче
- Составление Описи дел к передаче (в 2-х экземплярах: для суда и для госархива). Опись формируется в АС «Правосудие» и выгружается в формате XML/PDF для ЕГРАФ.
- Акт приема-передачи архивных документов (форма согласно Приказу Росархива).
- Для электронных фондов: передача прав администрирования контейнеров в ФАЭСД на баланс госархива с сохранением доступа суда к метаданным.
Сроки передачи
Передача осуществляется ежегодно, как правило, в I квартале года, следующего за годом истечения 75-летнего срока хранения в суде.
Уничтожение документов с истекшим сроком хранения
Процедура строго регламентирована и требует соблюдения «четырехглазого» принципа.
- Основание: Протокол экспертной комиссии + Приказ председателя суда об уничтожении.
- Комиссия по уничтожению: Утверждается отдельным приказом (состав: председатель комиссии, архивариус, представитель СБ/охраны, бухгалтер/кадровик для управленческих документов).
- Способы:
- Бумага: шредеринг (перемалывание) до невозможности восстановления (класс безопасности P-4 / DIN 66399).
- Электронные носители (HDD, SSD, флеш): программное затирание (NIST SP 800-88 Rev. 1) или физическое уничтожение (прессование/сжигание).
- Электронные дела в ФАЭСД: автоматическое удаление по истечении срока по заданию планировщика с протоколированием в журнале аудита (лог не удаляется).
- Акт уничтожения: Оформляется в 3-х экземплярах. Один остается в суде, второй — в архиве (если уничтожение там), третий — у ответственного исполнителя. Вносится в номенклатуру отметка «Уничтожено».
Ответственность и контроль
- Дисциплинарная: за нарушение сроков сдачи в архив, потерю дел, несанкционированное уничтожение (ст. 196 УК РФ — разглашение тайны следствия/судебного заседания; ст. 298 УК РФ — подлог документов; Кодекс этики судебных работников).
- Внутренний контроль: Проверки старшими секретарями, главными специалистами Судебного департамента при ВС РФ (плановые выездные проверки раз в 3 года).
- Мониторинг: Судебный департамент ведет федеральный мониторинг состояния архивных фондов через отчетность в АС «Правосудие» (форма № 1-арх «Сведения о состоянии архивного фонда суда»).
Частые ошибки и рекомендации (Best Practices)
| Ошибка | Последствие | Рекомендация |
|---|---|---|
| Несвоевременное составление номенклатуры (после 1 марта) | Невозможность сдать дела в архив в срок, накопление дел в секретариатах, замечания при проверке. | Начать работу с номенклатурой в ноябре-декабре отчетного года. Использовать автозаполнение из АС «Правосудие». |
| Отсутствие УКЭП на манифесте электронного дела при сдаче в ФАЭСД | Отказ в приеме пакета системой, риск утраты юридической значимости архивной копии. | Настроить автоматическое подписание архивариусом при формировании SIP. Проверить срок действия сертификата КЭП. |
| Уничтожение дел без протокола экспертной комиссии (только по приказу) | Грубое нарушение Закона об архивном деле, уголовная ответственность при потере ценных документов. | Строго соблюдать процедуру: Номенклатура -> Комиссия -> Протокол -> Приказ -> Акт. |
| Хранение бумажных оригиналов после сканирования без решения комиссии | Захламление архивов, расходы на хранение, риск порчи уникальных оригиналов. | Вносить в номенклатуру отдельную строку «Оригиналы документов дела №…» со сроком хранения «До оцифровки + 1 год» или «Постоянно» (для уникальных). |
| Игнорирование новых категорий дел (СВО, офшоры, ИИ-решения) | Потеря прецедентной практики, невозможность аналитики. | Ежеквартально запрашивать у Судебного департамента уточнения к Типовой номенклатуре. Вносить новые коды в номенклатуру суда оперативно. |
Инструкция № 56 (в актуальной редакции 2025–2026 гг.) является основой для обеспечения сохранности судебных архивов в условиях полной цифровизации правосудия. Ключевые векторы современной архивной работы судов общей юрисдикции:
- Цифровой по умолчанию: Отбор, хранение и передача происходят в электронной среде (ФАЭСД).
- Единый стандарт: Использование форматов PDF/A, METS, XML, SHA-256 гарантирует читаемость и подлинность через десятилетия.
- Прозрачность и контроль: Ведение номенклатуры в АС «Правосудие» в реальном времени исключает «потерянные» дела.
- Компетентность: Архивариусы судов должны владеть навыками работы с ЭДО, криптографией и стандартами долгосрочного хранения (OAIS).
Соблюдение данной Инструкции обеспечивает не только правопорядок, но и формирование достоверной исторической памяти правосудия для будущих поколений и нужд искусственного интеллекта, анализирующего судебную практику.
Данная статья подготовлена на основе открытых данных РАПСИ (декабрь 2025 – январь 2026), текста Приказа Судебного департамента при ВС РФ и действующего законодательства об архивном деле. Для применения в конкретном суде необходимо использовать официальный текст Инструкции, размещенный на сайте Судебного департамента (cdep.ru) и во внутренней нормативной базе АС «Правосудие».