Настоящая инструкция регламентирует порядок организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, образующих архивный фонд районного суда. Она разработана на основе нормативных актов, указанных в предоставленных фрагментах из Интернета, а именно:

• Приказ Минкультуры России от № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов»;
• Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (утверждена приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 36, с последующими изменениями);
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 33 (ред. Инструкции по судебному делопроизводству);
• Инструкция о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции;
• Иные нормативные акты, упоминаемые в фрагментах (например, Приказ Федерального архивного агентства от № 77).

Общие положения

Инструкция устанавливает единую систему документационного производства, обязательную для всех работников районного суда (судей, сотрудников канцелярии, архивариусов и иных должностных лиц).

Архив районного суда является структурным подразделением суда, обеспечивающим:

• приём и регистрацию дел, завершённых производством;
• формирование архивных фондов в соответствии с установленными сроками хранения;
• организацию текущего и долгосрочного хранения документов;
• обеспечение доступа к материалам дел в соответствии с законодательством и внутренними регламентами;
• осуществление комплектования, учёта и использования документов (в т.ч. электронных).

Нормативная база

Основные нормативные акты, регулирующие деятельность архива:

1. Федеральный конституционный закон «О судебной системе Российской Федерации» (ст. 4, п. 3);
2. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»;
3. Приказ Минкультуры России № 526 от ;
4. Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (приказ Судебного департамента при ВС РФ от № 36, с изменениями и дополнениями);
5. Приказ Судебного департамента при ВС РФ от № 33;
6. Приказ Федерального архивного агентства от № 77;
7. Иные локальные нормативные акты суда (положения о архиве, инструкции по сдаче дел в архив и т.д.).

Структура архива районного суда

Архив состоит из следующих подразделений:

• Отдел приёма и регистрации дел (канцелярия);
• Отдел комплектования и формирования архивных фондов;
• Отдел хранения и учёта документов (включая электронные носители);
• Отдел предоставления информации и работы с пользователями;
• Отдел уничтожения (списания) документов по истечении установленных сроков хранения.

Руководство архивом возлагается на заведующего архивом, назначаемого приказом председателя районного суда.

Порядок сдачи дел в архив

После вынесения судьёй постановления (решения, определения) и истечения срока для обжалования (как указано в п. 10.4.17 Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде) дело считается завершённым и подлежит немедленной сдаче в архив.

Этапы сдачи:

1. Подготовка дела в канцелярии: проверка полноты материалов, прошивание, нумерация листов, оформление описи.
2. Составление акта сдачи‑приёма дела в архив (образец акта приводится в приложении № 1 к настоящей инструкции).
3. Регистрация дела в журнале учёта архивных дел (форма журнала – приложение № 2).
4. Передача дела сотруднику отдела комплектования для формирования архивного фонда.
5. Внесение сведений о деле в электронную систему учёта архива (если таковая имеется).

При сдаче электронных документов следует соблюдать требования Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции.

Хранение и учёт документов

Документы хранятся в условиях, обеспечивающих их сохранность: контролируемая температура (18‑22 °C), относительная влажность (45‑55 %), защита от прямого солнечного света, пыли и насекомых.

Ведётся первичный и вторичный учёт:

• Первичный учёт – карточки учёта дел (форма карточки – приложение № 3), заполняемые при приёме дела в архив.
• Вторичный учёт – электронная база данных архива, содержащая реквизиты дела, даты сдачи, сроки хранения, место расположения на стеллажах.

Сроки хранения определяются в соответствии с типовыми номенклатурами дел, утверждёнными приказами Минкультуры России и Судебного департамента. Например:

• Дела по гражданским делам – 10 лет;
• Дела по уголовным делам – 15 лет (или до погашения судимости, если срок больше);
• Материалы по административным правонарушениям – 3 года;
• Личные дела сотрудников суда – 75 лет.

Использование и предоставление информации

Доступ к материалам архива предоставляется в соответствии с п. 11.5 Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов:

• Судьи, сотрудники суда – без ограничений в пределах своих служебных обязанностей;
• Стороны процесса и их представители – по письменному запросу, после истечения срока обжалования и при наличии оснований, предусмотренных законодательством;
• Иные лица и организации – по решению суда или по запросу уполномоченных органов (прокуратура, следственные органы, архивные службы).

При выдаче документов оформляется акт выдачи (приложение № 4), фиксирующий дату, фамилию получателя, перечень выданных дел и цель использования.

Уничтожение (списание) документов

Списание документов производится по истечении установленного срока хранения и только после оформления акта списания (приложение № 5).

Основания для списания перечислены в пп. а, б, в, г, д п. 9.2.35 и п. 10.4.17 Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде (например, утрата юридической значимости, полное выполнение всех процессуальных действий, отсутствие требований о дальнейшем хранении).

Уничтожение осуществляется способами, исключающими восстановление информации: shredder‑измельчение для бумажных документов, форматирование и физическое уничтожение носителей для электронных данных.

Ответственность

Нарушение порядка приёма, хранения, учёта или выдачи документов влечёт дисциплинарную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними регламентами суда.

За утрату или повреждение архивных материалов сотрудники несут материальную ответственность по правилам, установленным положением о материальной ответственности.

Заключительные положения

Настоящая инструкция вводится в действие с дня её утверждения приказом председателя районного суда.

Все изменения и дополнения к инструкции утверждаются приказом председателя районного суда после согласования с архивным отделом суда и, при необходимости, с юридическим отделом.

Настоящий документ подлежит периодическому пересмотру не реже одного раза в пять лет либо при изменении нормативной базы.

Приложения:

• Приложение № 1 – Образец акта сдачи‑приёма дела в архив.
• Приложение № 2 – Форма журнала учёта архивных дел.
• Приложение № 3 – Карточка учёта дела (первичный учёт).
• Приложение № 4 – Акт выдачи документов из архива.
• Приложение № 5 – Акт списания (уничтожения) документов.