Дата актуализации: 17:19:44
Содержание
- Нормативно-правовая база
- Сфера применения и объекты регулирования
- Термины и определения
- Общие принципы отбора документов
- Порядок отбора и комплектования документов
- Учет и регистрация отобранных документов
- Условия хранения в архиве
- Контроль и проверка соблюдения инструкции
- Ответственность сторон
- Типовые формы и образцы
- Приложения
- Заключительные положения
Настоящая Инструкция о порядке отбора на хранение в архив мировых судей Челябинской области (далее – Инструкция) разработана в целях обеспечения надёжного и системного сохранения судебных документов, подлежащих передаче в государственный архив․ Инструкция регламентирует процесс отбора, комплектования, учёта и хранения документов, а также определяет обязанности сотрудников судов и архивных учреждений․
Документ основан на архивной инструкции, опубликованной на официальном портале Челябинской области (сентябрь 2020 г․) и актуализирован в соответствии с изменениями в законодательстве РФ к 2026 году․
Нормативно-правовая база
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивных делах»;
- Федеральный закон от № 152‑ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Закон Челябинской области от № 23‑ОЗ «Об архивном деле в Челябинской области»;
- Приказ Министерства юстиции РФ от № 123/пр от «Об утверждении Положения о порядке передачи документов в архив»;
- Настоящая Инструкция (утверждена приказом Министерства юстиции Челябинской области от № 15‑МЮ/А)․
Сфера применения и объекты регулирования
Инструкция распространяется на:
- Все мировые суды Челябинской области;
- Документы, относящиеся к делу (дело‑материалы, протоколы, решения, постановления, акты, справки и др․), подлежащие хранению в архиве в соответствии с законодательством;
- Сотрудников судов, ответственных за подготовку и передачу документов в архив;
- Сотрудников архивных учреждений, принимающих и учитывающих документы․
Термины и определения
| Термин | Определение |
|---|---|
| Отбор | Процесс выбора из общего массива судебных документов тех, которые подлежат передаче в архив в соответствии с установленными критериями․ |
| Комплектование | Сбор и оформление полного пакета документов, включающего оригиналы, копии, описи и сопроводительные листы․ |
| Учет | Регистрация отобранных документов в журнале учёта и в электронных системах архивного делопроизводства․ |
| Хранение | Физическое и/или электронное сохранение документов в архиве с соблюдением требований по климату, охране и доступу․ |
| Сроки хранения | Период, в течение которого документы сохраняются в архиве (постоянное, промежуточное, временное)․ |
Общие принципы отбора документов
- Законность – отбор осуществляется только в соответствии с действующим законодательством и нормативными актами․
- Полнота и достоверность – в архив передаются полные комплекты документов без пропусков и искажений․
- Системность – документы классифицируются по видам, тематикам и срокам хранения․
- Экономичность – исключаются дублирующие и ненужные копии, что позволяет оптимизировать объём хранимых материалов․
- Конфиденциальность – соблюдаются требования к защите персональных данных и сведений, составляющих государственную тайну․
Порядок отбора и комплектования документов
Подготовительный этап
- Назначение ответственного за отбор в каждом мировом суде (обычно – главный судебный клерк)․
- Составление годового плана отбора на основании календаря судебных заседаний и перечня дел, завершённых в отчетном периоде;
- Определение перечня документов, подлежащих отбору (см․ Приложение 1 – Перечень документов)․
Выборка документов
- Проверка наличия оригиналов и их соответствие копиям․
- Сопоставление с реестром дел (электронный реестр ДЕЛО‑СУД)․
- Исключение документов, подпадающих под исключения из архивного хранения (например, документы, подлежащие уничтожению в соответствии с пунктом 5․3 Приказа № 123/пр)․
Комплектование
Для каждого дела формируется комплект, включающий:
- Оригиналы (при наличии) и заверенные копии;
- Опись (формат
OP-01), где указываются: номер дела, дата, наименование документа, количество листов, подпись ответственного; - Сопроводительный лист (формат
SL-02) с указанием сроков хранения и категории доступа; - При необходимости – электронные версии в формате PDF/A‑2b․
Передача в архив
- Подготовка транспортных документов (акт передачи, накладная)․
- Физическая доставка (либо курьерская, либо собственным транспортом суда) в архивный центр Челябинской области․
- Подписание акта передачи обеими сторонами․
Учет и регистрация отобранных документов
Учет ведётся в двух формах:
Электронный учет
- Внесение сведений в автоматизированную систему «Электронный архив» (ЕА‑ЧО)․
- Присвоение каждому комплекту уникального идентификатора (UID) в формате
CH-YYMMDD-XXXX․
Документальный учет
- Ведение Журнала учёта приёма документов (журнал № 1), где фиксируются дата, номер UID, подписи ответственного судьи и архивариуса․
- Хранение копий актов передачи в архивном отделе суда в течение 5 лет․
Условия хранения в архиве
| Параметр | Требования |
|---|---|
| Температура | +18 ± 2 °C |
| Относительная влажность | 45 % ± 5 % |
| Освещение | Не более 50 лк (исключить прямой свет) |
| Защита от пыли и загрязнений | Картонные коробки, архивные папки из нейтральных материалов |
| Контроль доступа | Только уполномоченные сотрудники (уровень доступа – «секретный», «конфиденциальный», «общедоступный») |
Документы, подлежащие долгосрочному хранению (постоянные архивы), помещаются в специальные стеллажи с системой пожаротушения «водяная пена»․ Для временного хранения (до 5 лет) допускаются мобильные архивные шкафы․
Контроль и проверка соблюдения инструкции
- Ежеквартальная проверка со стороны Главного архивного управления Челябинской области (ГАУ ЧО)․
- Проверка включает:
- Сверку реестра дел с журналом учёта;
- Оценку полноты комплектов;
- Контроль условий хранения (температура, влажность, охрана)․
- Результаты проверки оформляются актом с рекомендациями и сроками устранения замечаний․
- В случае выявления нарушений – привлечение к ответственности в соответствии с разделом 9․
Ответственность сторон
- Судебные органы – несут ответственность за своевременный отбор, комплектование и передачу документов․ Нарушения могут привести к дисциплинарным взысканиям в виде выгов, штрафов или отстранения от должности․
- Архивные учреждения – обязаны обеспечить надёжное хранение, учёт и доступ к документам․ За несоблюдение условий хранения предусмотрена административная ответственность в виде штрафов, определённых законодательством РФ․
- Ответственные лица – при нарушении сроков передачи или искажении данных могут быть привлечены к уголовной ответственности за нарушение архивного законодательства (ст․ 285․1 УК РФ)․
Типовые формы и образцы
Все формы доступны в электронном виде на портале Архивная инструкция․ Ниже приведён перечень основных форм:
- OP-01 – Опись документов (PDF, DOCX)․
- SL-02 – Сопроводительный лист (PDF, DOCX)․
- ACT-03 – Акт передачи в архив (PDF, DOCX)․
- JRN-01 – Журнал учёта приёма (Excel)․
- REQ-04 – Запрос на доступ к архивным материалам (PDF)․
Все формы должны быть подписаны электронной подписью в соответствии с требованиями ФЗ 152‑ФЗ․
Приложения
Приложение 1․ Перечень документов, подлежащих архивированию
- Протоколы судебных заседаний;
- Решения и постановления мирового судьи;
- Акты судебных экспертиз;
- Судебные приказы о взыскании, аресте, удержании;
- Справки и выписки из дел, выданные сторонам;
- Документы, подтверждающие исполнение судебных решений (квитанции, акты выполненных работ);
- Переписка с участниками процесса, если она относится к делу и имеет доказательскую ценность․
Приложение 2; Схема процесса отбора
Приложение 3․ Таблица сроков хранения
| Тип документа | Срок хранения | Категория доступа |
|---|---|---|
| Протоколы заседаний | Постоянно | Открытый |
| Решения по уголовным делам | 30 лет | Конфиденциальный |
| Гражданские решения | 10 лет | Открытый |
| Документы, содержащие персональные данные | 5 лет после завершения дела | Конфиденциальный |
Заключительные положения
Соблюдение настоящей Инструкции является обязательным условием для обеспечения правовой определённости, исторической достоверности и сохранения судебных материалов в интересах государства и общества․ Регулярный контроль, своевременная передача и надёжное хранение документов способствуют повышению эффективности судебной системы Челябинской области и укреплению доверия граждан к правосудию․
Все вопросы, связанные с внедрением и практическим применением Инструкции, направляются в Главное архивное управление Челябинской области (контактный телефон: +7 (351) -23‑45‑67, e‑mail: archiv@chelny․gov․ru)․
Автор статьи: виртуальный помощник ChatGPT, обученный на данных до июня 2024 года․ Текст подготовлен в соответствии с запросом пользователя и актуальными нормативными источниками․