Цель документа: обеспечить сохранность архивных фондов, безопасность персонала и оперативность действий архивных учреждений в условиях чрезвычайных ситуаций (ЧС), включая пожары, наводнения, землетрясения, техногенные аварии и массовые перемещения.

Нормативно‑правовая база

Инструкция разрабатывается с учётом следующих нормативных актов:

• Приказ Росархива от 02.03.20XX № … «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации»;
• Федеральный закон «О государственном архивном деле»;
• Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов (Федеральное архивное агентство);
• Методические рекомендации по обеспечению сохранности архивных документов при ЧС (разработаны Росархивом и могут использоваться в архивах субъектов РФ);
• Приказы и инструкции органов местного самоуправления, отвечающих за гражданскую оборону и ликвидацию последствий стихийных бедствий.

Подготовительный этап

Формирование ответственного состава

1. Назначить координатора ЧС – руководителя архива или заместителя, ответственного за взаимодействие с МЧС, региональными центрами Гражданской обороны и другими службами.
2. Создать пожарно‑техническую комиссию (по требованию ПБ без. 1.10) – включить специалистов по пожарной безопасности, инженеров‑конструкторов и архивных хранителей.
3. Определить команды быстрого реагирования (КБР) – 3‑5 человек, обученных эвакуации, первичной оценке ущерба и проведению экстренных работ по защите документов.

Разработка и утверждение планов

• Схематический план эвакуации людей (для помещений с массовым пребыванием ≥ 50 человек) – размещён на видных стендах.
• План защиты архивных фондов:
  • Определение критически важных фондов (непубличные, уникальные, исторически ценные).
  • Размещение резервных стеллажей в зонах с низким риском (подвалы, специальные хранилища).
  • Система влажностно‑температурного контроля и автоматических датчиков.
• План восстановления после ЧС – порядок восстановления повреждённых документов, привлечение реставраторов, оформление заявок на финансирование.

Оборудование и материалы

Для обеспечения готовности необходимо обеспечить наличие:

• Пожарных кранов, огнетушителей (углекислотных, порошковых) и систем автоматического пожаротушения;
• Сухих и герметичных контейнеров, упаковочных материалов, влагопоглотителей;
• Портативных генераторов электроэнергии и аккумуляторных батарей;
• Средств индивидуальной защиты (маски, перчатки, защитные очки).

Организация мониторинга и предупреждения

В течение обычного рабочего периода осуществляется постоянный контроль:

1. Ежедневный осмотр технического состояния систем вентиляции, электроснабжения и пожарной сигнализации.
2. Проверка рабочих параметров микроклимата (температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %).
3. Ведение журнала контроля с указанием даты, времени, ответственного лица и результатов проверки.
4. Регулярные внеплановые проверки наличия и состояния документов (сплошные или выборочные) в случае:
   • Смены руководителя архива;
   • Массового перемещения персонала;
   • Объявления ЧС в регионе;
   • Реорганизации архива.

Действия при возникновении чрезвычайной ситуации

Общее протокольное действие

1. Сигнализация – включить звуковой и световой сигнал тревоги, оповестить всех сотрудников.
2. Координатор ЧС объявляет режим экстренного реагирования и активирует КБР.
3. Проверить наличие пожарных кранов и огнетушителей в непосредственной близости.

Эвакуация персонала

Для помещений с массовым пребыванием (≥ 50 чел.) применяется следующая последовательность:

1. Эвакуация по заданным маршрутам (см. схематический план).
2. Контроль выхода – ответственный сотрудник проверяет наличие всех членов группы у пунктов сбора.
3. При невозможности выхода (запертые двери, обрушения) – применение пожарных лестниц, спасательных средств.

Защита архивных документов

1. Определить приоритетные фонды (уникальные, незаменимые, с ограниченным сроком доступа).
2. Переместить документы в резервные зоны (подвалы, специальные хранилища) с использованием:
   • Транспортных средств с амортизацией;
   • Герметичных контейнеров, защищённых от влаги и пыли.
3. Если перемещение невозможно – покрыть документы огнеупорными одеялами, использовать влагопоглотители.
4. Отключить электроснабжение в зоне поражения (при угрозе короткого замыкания).

Технические действия

• Запуск автоматической системы пожаротушения (если она установлена).
• Подача воды из пожарных кранов только в случае подтверждения пожара, чтобы избежать повреждения бумажных фондов.
• Отключение вентиляции и систем кондиционирования, если они могут способствовать распространению дыма.

Восстановление после ЧС

1. Провести оценку ущерба – составить акт, включающий:
   • Перечень повреждённых документов;
   • Степень физического разрушения (пожар, влага, механические повреждения);
   • Фотодокументацию.
2. Сформировать план реставрации совместно с реставрационными лабораториями и специализированными организациями.
3. Оформить заявку на финансирование в соответствии с Приказом Министерства культуры РФ о восстановлении архивных фондов.
4. Восстановить инвентаризационные списки и обновить электронные каталоги.
5. Провести постчрезвычайный аудит работы КБР и пожарно‑технической комиссии, подготовить рекомендации по улучшению готовности.

Документирование и отчётность

Все действия фиксируются в следующих документах:

• Журнал регистрации ЧС – дата, время, тип ЧС, принятые меры.
• Акт о повреждении архивных фондов – подписи ответственных лиц.
• Отчёт пожарно‑технической комиссии – выводы, рекомендации, план корректирующих действий.
• Отчёт координатора ЧС в органы управления (МЧС, региональное управление архивов, Минкультуры).

Обучение персонала и проверка готовности

1. Проводить ежегодные учебные тревоги (не реже 2 раз в год) с отработкой всех пунктов инструкции.
2. Организовать тренинги по использованию огнетушителей, работе с спасательным оборудованием и методикам быстрой упаковки документов.
3. Проводить внутренние проверки (аудит готовности) раз в полугодие:
   • Контроль наличия и исправности средств пожаротушения;
   • Проверка состояния резервных хранилищ;
   • Актуализация планов эвакуации и списков приоритетных фондов.
4. Обновлять инструкцию при изменении нормативных актов, после реальных ЧС или после результатов проверок.

Эффективная работа государственных архивов в условиях чрезвычайных ситуаций достигается за счёт чётко прописанных процедур подготовки, реагирования и восстановления, регулярного обучения персонала и постоянного мониторинга технического состояния архивных помещений. Соблюдение указанных в инструкции мер позволяет минимизировать риск утраты исторически ценных документов и обеспечить безопасность сотрудников.

Дата публикации:  23:45 (UTC). Инструкция составлена на основе действующего законодательства РФ, методических рекомендаций Росархива и практических требований пожарной безопасности.