Дата актуализации:  19:11:11

Общие положения

Настоящая инструкция разработана в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и другими нормативными актами, регулирующими архивную деятельность:

• Федеральный закон № 120‑ФЗ «Об архивных фондах и архивных делах в Российской Федерации» (1993‑г.)
• Положение об Архивном фонде Российской Федерации (1994‑г.)
• Положение о Федеральной архивной службе России (1998‑г.)
• Приказ Министерства культуры РФ от № 664
• Постановление № 114 от «Об утверждении инструкций об охранном режиме архивного отдела»
• Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального государственного контроля (утв. ФАА )
• Методические рекомендации по применению Правил организации хранения (Федеральное архивное агентство)

Инструкция обязательна для исполнения всеми работниками государственных и муниципальных архивов, а также для сотрудников иных организаций, где хранятся архивные документы (музеи, библиотеки, научные учреждения).

Цели и задачи охранного режима

1. Обеспечение целостности и неизменности архивных документов.
2. Гарантирование доступности документов для уполномоченных пользователей.
3. Предотвращение незаконного доступа, утраты, порчи и уничтожения архивных материалов.
4. Соблюдение требований по секретности и конфиденциальности информации, содержащейся в документах.

Термины и определения

Ответственность за соблюдение охранного режима

• Руководитель архива – несёт окончательную ответственность за организацию охранного режима, утверждает порядок выдачи ключей и контрольных журналов.
• Уполномоченное должностное лицо (заместитель руководителя, главный архивариус) – осуществляет непосредственный контроль за соблюдением требований, ведёт журнал доступа.
• Сотрудники охраны – отвечают за хранение одного из комплектов ключей, проверку пропусков и визуальный контроль входа‑выхода.
• Архивариусы и пользователи – обязаны соблюдать правила доступа, своевременно оформлять запросы и фиксировать работу с документами.

Технические и организационные меры охраны

Оборудование помещений

• Все помещения, где хранятся архивные документы, должны быть оборудованы дверями повышенной технической укрепленности и (или) замками усиленной секретности (пункт 5.9 Правил).
• Двери должны иметь автоматическую систему запирания при закрытии и возможность дистанционного контроля (сигнализация).
• Окна (если есть) – защищены решётками, а при необходимости – шторой с ограниченным пропуском света.
• Помещения оснащаются системой видеонаблюдения (CCTV) с хранением записей не менее 30 дней.
• Контроль температуры и влажности (оптимум 18‑22 °C, 45‑55 % относительной влажности) – обязательный элемент сохранности документов.

Ключевой контроль

1. Каждый замок имеет не менее двух комплектов ключей. Один комплект хранится у поста охраны, второй – у руководителя архива или уполномоченного лица.
2. Выдача ключей производится только по письменному заявлению с указанием цели и срока доступа.
3. Все операции с ключами фиксируются в журнале выдачи‑получения (электронный или бумажный).
4. При утере или повреждении ключа немедленно сообщается руководителю, производится блокировка замка и замена замка.

Пропускной режим

• Для входа в архивные помещения каждый сотрудник и пользователь обязаны иметь персональный пропуск с магнитной полосой или RFID‑меткой.
• Система контроля доступа фиксирует дату, время и идентификатор лица, открывшего дверь.
• Внерабочее время доступ разрешён только сотрудникам охраны и в случае экстренной необходимости (согласование руководителем).

Пожарная и аварийная безопасность

• Установлены автоматические системы пожаротушения (газовые, безводные) в соответствии с ГОСТ 12.2.007.0‑75.
• Проводятся регулярные (не реже одного раза в квартал) проверки работоспособности систем сигнализации и пожаротушения.
• Разработан план эвакуации и план действий в чрезвычайных ситуациях, доведённый до сведения всех сотрудников.

Порядок доступа к архивным документам

Оформление запроса

1. Пользователь подаёт письменный запрос (электронный или бумажный) в архивный отдел.
2. Запрос сопровождается документом, подтверждающим право доступа (служебная записка, доверенность, судебное решение).
3. Сотрудник архивного отдела проверяет соответствие запроса требованиям законодательства и регистрирует его в журнале запросов.

Выдача документов

• Документы выдаются в специально отведённом рабочем помещении под наблюдением архивариуса.
• При работе с документами используется защитная одежда (перчатки, халаты) для предотвращения их повреждения.
• После завершения работы документы возвращаются в архив, где проводится их проверка на целостность.

Регистрация действий

Все операции (выдача, возврат, копирование) фиксируются в электронном журнале учёта с указанием:

• ФИО сотрудника/пользователя
• Номера документов
• Времени начала и окончания работы
• Результата проверки (повреждения/отсутствия)

Мониторинг и контроль

• Ежедневно руководитель архива проверяет журналы доступа и видеозаписи.
• Раз в месяц проводится проверка наличия и целостности ключевых комплектов.
• Квартально осуществляется внутренний аудит охранного режима с подготовкой отчёта и рекомендаций.
• По результатам аудита вносятся корректировки в инструкцию и/или в техническое оснащение.

Порядок действий в чрезвычайных ситуациях

Пожар

1. Сразу после обнаружения пожара активировать систему пожарной сигнализации.
2. Эвакуировать персонал согласно плану эвакуации.
3. При возможности применить автоматическую систему тушения, не повреждая документы.
4. После локализации пожара – провести оценку ущерба и оформить акт.

Неавторизованный доступ

1. Система контроля доступа фиксирует попытку; сигнал тревоги передаётся охране.
2. Охрана проверяет личность и, при необходимости, привлекает правоохранительные органы.
3. Все действия фиксируются в журнале инцидентов.

Природные катастрофы (наводнение, землетрясение)

• Своевременно переместить уязвимые фонды в специально подготовленные зоны.
• Обеспечить наличие резервных копий (цифровых) в безопасных местах.
• После события – провести полную инвентаризацию и восстановление документов.

Обучение и повышение квалификации персонала

• Все новые сотрудники проходят вводный курс по охранному режиму (не менее 8 часов).
• Раз в полугодие проводится повторное обучение и практические занятия по работе с системами контроля доступа и пожарной безопасности.
• Сотрудники охраны обязаны ежегодно сдавать экзамен по правилам обращения с ключами и реагированию на ЧС.

Заключительные положения

Настоящая инструкция вступает в силу со дня её утверждения руководителем архива и подлежит пересмотру не реже одного раза в три года или при изменении нормативных требований.

Все изменения и дополнения фиксируются в протоколе изменений, который подписывается руководителем архива и уполномоченным должностным лицом.

Контроль за исполнением инструкции возлагается на службу внутреннего контроля и региональный орган государственного надзора в соответствии с пунктами 52‑54 Правил организации хранения.

Автор статьи: помощник ChatGPT, 2026 г.