Данная инструкция предназначена для сотрудников архивных подразделений ФСИН, а также для внешних пользователей, которым предоставлен доступ к документам, хранящимся в архивах службы. Следуя указанным рекомендациям, вы обеспечите сохранность документов, соблюдение требований законодательства и эффективную работу с информационными ресурсами.

Содержание

1. Нормативная база
2. Структура архивного фонда ФСИН
3. Порядок предоставления доступа к документам
4. Основные этапы работы с архивными документами
5. Меры по сохранности и защите архивных материалов
6. Работа с электронными архивами
7. Контроль и отчётность

Нормативная база

Работа с архивами ФСИН регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Приказ Минюста России № 123 от «Об утверждении Положения о порядке формирования, хранения и использования архивных фондов органов исполнительной власти»;
• Внутренний регламент ФСИН «Организация архивного обслуживания» (утверждён Приказом ФСИН России № 456 от );
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Документооборот. Архивное дело. Термины и определения».

Структура архивного фонда ФСИН

Архивный фонд подразделяется на следующие категории:

1. Личные дела осужденных и подозреваемых – включают протоколы следственных действий, приговоры, медицинские справки и т.д.;
2. Документы по обеспечению безопасности учреждений – журналы пропускного режима, акты проверок, планы эвакуации;
3. Нормативно‑правовые акты и методические материалы – приказы, инструкции, рекомендации ФСИН и других ведомств;
4. Статистические и аналитические отчёты – годовые показатели по численности convicts, рецидиву, выполнению планов;
5. Фотоматериалы, аудио‑ и видеозаписи – материалы следственных действий, обучающие фильмы, видеонаблюдение;
6. Электронные базы данных – системы учета convicted persons, электронные делопроизводства (ЭДО).

Порядок предоставления доступа к документам

Доступ к архивным материалам предоставляется в соответствии с принципом конфиденциальности и необходимости знать. Основные шаги:

1. Подать запрос в письменной форме (или через корпоративный портал) с указанием:
   • наименования запрашиваемого документа или дела;
   • цели использования информации;
   • сроков, в течение которых требуется доступ;
   • данных заявителя (ФИО, должность, подразделение).
2. Рассмотрение запроса уполномоченным сотрудником архивного отдела (обычно в течение 3 рабочих дней). При необходимости запрос может быть направлен на согласование в службу безопасности ФСИН.
3. Выдача документа:
   • Для бумажных оригиналов – выдача под расписку в читальном зале архива;
   • Для копий – предоставление заверенной копии или скана (в зависимости от уровня секретности);
   • Для электронных данных – предоставление доступа к защищённому разделу корпоративной сети с логином и паролем, выданным на время работы.
4. Контроль использования – сотрудник архива фиксирует факт выдачи, а также время возврата документа (или завершения работы с электронным файлом).

Важно! Любое разглашение конфиденциальной информации без соответствующего разрешения влечёт дисциплинарную и, в случае нарушения закона, уголовную ответственность.

Основные этапы работы с архивными документами

Работа с архивом условно делится на следующие этапы:

1. Подготовка рабочего места:
   • Обеспечить чистоту и порядок на столе;
   • Проверить наличие необходимых средств защиты (перчатки для работы с fragile документами, лампа без ультрафиолета);
   • Включить компьютер и убедиться в работоспособности программ для просмотра сканов (например, Adobe Acrobat, DjVu Viewer).
2. Получение документа – следовать пункту 3 инструкции.
3. Ознакомление с содержанием:
   • Прочитать титульный лист, оглавление (если есть);
   • Определить тип документа (протокол, приказ, справка и т.д.);
   • Выделить необходимые фрагменты для дальнейшей работы;
4. Фиксация информации:
   • При работе с бумажным оригиналом – делать пометки карандашом на отдельном листе (не на самом документе);
   • При работе с электронной копией – использовать функции выделения и комментирования в PDF‑редакторе;
   • Сохранять все извлеченные данные в отдельной папке с четкой структурой (год/тип документа/номер дела/краткое описание).
5. Анализ и использование – проверить достоверность информации, сопоставить с другими источниками, оформить результат в виде справки, доклада или аналитической записки.
6. Возврат документа:
   • Бумажный оригинал – вернуть в тот же стеллаж, подписать акт возврата;
   • Электронный файл – выйти из системы, удалить временные копии (если они были сделаны) и закрыть сеанс.

Меры по сохранности и защите архивных материалов

Для обеспечения долгосрочной сохранности документов необходимо соблюдать следующие требования:

• Микроклимат – температура 18±2 °C, относительная влажность 45‑55 %; избегать резких перепадов;
• Освещение – использовать лампы с низким уровнем УФ‑излучения (не более 50 лк);
• Защита от пыли и загрязнений – хранить документы в закрытых стеллажах, использовать защитные коробки из безкислотного картона;
• Обработка повреждений – при выявлении разрывов, пятен или плесени немедленно изолировать документ и направить его в реставрационную мастерскую;
• Контроль доступа – вести журнал посетителей архива, фиксировать время входа/выхода;
• Резервное копирование электронных данных – еженедельное создание копий на отдельные носители (LTO‑tape, защищённые облачные хранилища) с проверкой целостности (контрольные суммы).

Работа с электронными архивами

Электронный архив ФСИН построен на основе системы электронного документооборота (ЭДО) и включает следующие компоненты:

1. Хранилище данных – централизованный сервер с RAID‑массивом и резервным копированием;
2. Система управления доступом (IAM) – аутентификация по логину/паролю с двухфакторной проверкой (SMS‑токен или смарт‑карта);
3. Метаданные – каждый файл сопровождается карточкой с информацией о типе документа, дате создания, уровне секретности, правах доступа;
4. Поиск и фильтрация – полнотекстовый поиск по индексам, фильтрация по дате, подразделению, типу документа;
5. Аудит действий – журнал всех операций (просмотр, скачивание, печать, изменение метаданных).

При работе с электронным архивом следует:

• Использовать только корпоративные учётные данные;
• Не передавать логин и пароль третьим лицам;
• Сохранять скачанные файлы в защищённой папке с ограниченным доступом;
• После завершения работы выходить из системы и очищать кэш браузера (если использовался веб‑интерфейс);
• При обнаружении подозрительной активности немедленно информировать службу информационной безопасности.

Контроль и отчётность

Для обеспечения прозрачности работы архива установлены следующие формы контроля:

• Ежемесячный журнал выдачи документов – фиксирует количество запросов, выданных копий и времени обработки;
• Квартальный акт проверки состояния хранения – включает измерение микроклимата, визуальный осмотр стеллажей, проверку наличия защитных упаковок;
• Годовой отчёт о работе архива – содержит статистику поступающих и выбывающих дел, количество реставрационных вмешательств, объём резервных копий электронных данных;
• Внутренний аудит – проводится отделом внутреннего контроля ФСИН не реже одного раза в год с целью выявления нарушений и разработки корректирующих мер.

Все отчёты направляются в управление по работе с личным составом и архивному делу ФСИН для дальнейшего анализа и принятия управленческих решений.