Городской архив, это не просто хранилище старых бумаг, а центр документирования истории города, обеспечивающий сохранность архивных фондов и предоставляющий доступ к информации для государственных органов, организаций и граждан․ Данная инструкция регламентирует порядок работы с архивом, правила пользования фондами, а также права и обязанности посетителей․

Общие сведения и цели архива

Городской архив формируется из документов органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, общественных организаций и частных лиц, имеющих историческое, научное, культурное или практическое значение․

Основные функции:

• Прием и учет архивных документов от образователей․
• Обеспечение сохранности фондов (климат-контроль, противопожарная безопасность, биозащита)․
• Научно-справочная работа: составление описей, путеводителей, карточек учета․
• Предоставление доступа к документам в читальном зале и в электронном виде․
• Издательская и выставочная деятельность․

Режим работы и контакты

Важно: Режим работы может меняться в праздничные периоды․ Актуальную информацию уточняйте на официальном сайте или по телефону․

Порядок допуска к работе в читальном зале

Кто имеет право на доступ

К пользованию архивными фондами допускаются:

1. Гражданае РФ и иностранные граждане (согласно законодательству)․
2. Представители государственных органов и организаций (по служебным справкам)․
3. Научные работники, студенты, школьники, местные историки, генеалоги․

Регистрация читателя

Для получения читательского билета необходимо предъявить:

• Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность)․
• Заполнить Анкету читателя и Заявление о допуске к пользованию фондами․
• При необходимости — Справку с места работы/учебы (для научных тем) или Нотариальное доверенность (если работаете от имени другого лица)․

Читательский билет выдается на 1 год с правом продления․ При утере, сообщайте немедленно․

Поиск и заказ документов

Инструменты поиска

Перед заказом документов ознакомьтесь с указателями:

• Путеводитель по фондам (общий обзор фондов архива)․
• Описи фондов (подробное описание дел внутри фонда)․
• Тематические картотеки/базы данных (по фамилиям, улицам, предприятиям, событиям)․
• Электронный каталог (ЭЦЗ) — доступен на терминалах в читальном зале или на сайте архива (если реализован удаленный доступ)․

Оформление заказа

1. Определите Индекс фонда, описи и дела (например: Ф․ 12, Оп․ 1, Д․ 45)․
2. Заполните Заказной листок (бумажный или электронный через АРМ читателя)․
3. Сдайте заказ библиотекаре-библиографу․

Ограничения на выдачу

• Документы, содержащие государственную тайну (до снятия грифа)․
• Документы с истекшим сроком ограничения доступа (75 лет для личных дел, 30 лет для прочих, если не установлено иное законом)․
• Документы в аварийном состоянии (разрушенные, зараженные грибком) — выдаются только после реставрации или в виде цифровых копий․
• Оригиналы, имеющие цифровые копии (выдается копия для сохранения оригинала)․

Правила работы в читальном зале

Общие требования

• Работа ведется только в читальном зале․ Вынос документов за пределы зала запрещен․
• Запрещено вносить в зал: сумки, пакеты, верхнюю одежду, еду, напитки, ручки (шариковые, гелевые), маркеры, скобы, скрепки․
• Личные вещи сдаются в гардероб или шкафчики (ключ выдается у дежурного)․
• На стол допускаются: карандаш, блокнот, ноутбук/планшет (без звука), фотоаппарат/смартфон (без вспышки), линейка․

Обращение с документами

1. Документы выдаются по одному делу (в исключительных случаях, до 3 дел) на подпись в учетной книге/журнале․
2. Строго запрещено:
   • Делать пометки, подчеркивания, сгибать углы листов․
   • Менять порядок листов в деле, перекладывать листы из одного дела в другое․
   • Наносить влагу (плевать на пальцы для перелистывания — запрещено; используйте специальные накладки для пальцев или перчатки)․
   • Пользоваться пост-ит стикерами, скрепками․
3. Для работы с пергаментом, старыми фото, крупными форматами (чертежи, планы) библиотекарь выдает специальные перчатки (хлопковые/нитриловые) и подставки․
4. По окончании работы дело сдается библиотекарю с росписью о возврате․

Воспроизведение документов (Копирование)

Самостоятельное фотографирование

• Разрешено бесплатно для личных целей (научные, учебные, генеалогические)․
• Запрещено: использование вспышки, штативов, дополнительного освещения, сканеров ручного типа (пробежных), съемка с высоты менее 30 см без подставки․
• Необходимо заполнить Заявление на фотографирование и получить разрешение дежурного администратора․

Профессиональное копирование (услуги архива)

Выполняется сотрудниками архива за отдельную плату (по утвержденному тарифу):

• Сканирование высокого разрешения (300–600 dpi) в формате TIFF/PDF․
• Ксерокопирование (только для документов в хорошем состоянии, формат до А3)․
• Изготовление заверенных копий (для судов, нотариусов, ЗАГСов)․

Сроки готовности: от 1 до 10 рабочих дней в зависимости от объема и сложности․

Удаленный доступ и онлайн-услуги

Современные городские архивы развивают цифровые сервисы․ Проверьте доступность на сайте вашего архива:

• Электронный каталог (ЭЦЗ) — поиск описаний дел онлайн․
• Цифровой архив / Витрина оцифрованных документов — просмотр сканов метрических книг, ревизских сказок, планов города․
• Электронная очередь / Запись в читальный зал — через Госуслуги или сайт архива․
• Дистанционный заказ копий — оплата и получение сканов по email/файлообменнику․
• Виртуальная справочная служба — консультация архивиста по email или чат-боту․

Генеалогические и правовые запросы

Письменные запросы

Если вы не можете прийти лично, направьте официальный запрос:

• Форма: Произвольная на бланке организации или в свободной форме (для физлиц)․
• Реквизиты: ФИО заявителя, адрес/email для ответа, телефон, цель запроса․
• Содержание: Точные ФИО искомого лица, диапазон лет жизни, место жительства/рождения/службы, родство (для ЗАГС — подтверждающие документы)․

Сроки рассмотрения

• По запросам граждан — 30 календарных дней (ст․ 10 ФЗ «Об обращениях граждан․․․»)․
• По запросам организаций, 15–30 дней в зависимости от сложности․

Ответ архива

• Положительный: Выписка из документа, копия (заверенная печатью архива), справка․
• Отрицательный: Уведомление об отсутствии сведений с указанием причин (фонд не сохранен, сроки доступа не истекли, неточные исходные данные)․

Платные услуги и тарифы (Примерный перечень)

Тарифы утверждаются директором архива и публикуются на стенде и сайте․ Примеры:

* Оплата производится через кассу архива, терминал оплаты или по реквизитам (СБП/банковский перевод)․ Чек обязателен․

Ответственность и меры безопасности

Ответственность читателя

За ущерб, причиненный архивным документам (порча, утеря, хищение), читатель несет материальную, административную и/или уголовную ответственность в соответствии с законодательством РФ (ст․ 1064 ГК РФ, ст․ 7․14 КоАП РФ, ст․ 243 УК РФ)․

Безопасность

• В читальном зале действует режим видеонаблюдения․
• При пожаре/ЧС следуйте инструкциям дежурного администратора (выходы по эвакуационным планам)․
• Сообщайте о порванных листах, следах влаги, насекомых сразу библиотекарю, не пытайтесь починить сами․

Полезные советы исследователю

1. Подготовьтесь дома: Изучите путеводитель и онлайн-каталог, составьте список индексов (Фонд-Опись-Дело)․
2. Возьмите карандаши (М/ТМ) и блокнот, ручки в зал не пустят․
3. Используйте накладки для пальцев (продаются в канцеляриях или выдаются в архиве) — это спасает документы от жира и пота․
4. Фотографируйте ьные листы дел и листы описи — это сэкономит время на оформление цитирования․
5. Ведите исследовательский дневник: фиксируйте индексы, даты просмотра, мысли, ссылки на соседние дела․
6. Уточняйте график санитарных дней перед длительной поездкой․
7. Спросите архивиста про «скрытые» фонды — часто есть неописанные поступления или картотеки, не попавшие в путеводитель․

Нормативно-правовая база

Деятельность архива и данная инструкция основаны на:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»․
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»․
• Постановление Правительства РФ от № 962 «Об утверждении Правил пользования архивными документами․․․»․
• Приказ Росархива от № 100 «Об утверждении Типовых правил пользования документами архивных фондов․․․»․
• Устав Муниципального учреждения «Городской архив г․ [Название]»․
• Закон [Название субъекта РФ] «Об архивном деле в [Субъект РФ]»․

Обратная связь и предложения

Мы ценим ваше мнение․ Вы можете оставить отзыв, предложение или жалобу:

• В Книге отзывов и предложений (на стойке администратора читального зала)․
• На официальном сайте в разделе «Обратная связь» / «Независимая оценка качества»․
• По email: feedback@cityarchive․gov․ru․
• По почте: Адрес архива с пометкой «Руководителю архива»․

Городской архив открыт для вас!
История города ждет своих исследователей․