ИС ЕЭАД – это комплексное программно‑техническое решение‚ предназначенное для структурированного хранения‚ учёта и управления электронными образами документов архивного фонда Республики Казахстан. Система реализует требования нормативно‑правовой базы в сфере делопроизводства и архивного дела‚ обеспечивает надёжность‚ конфиденциальность и удобный доступ к документам как в режиме онлайн‚ так и в автономных сетях.

Что такое электронный архив документов (ЭАД)?

Электронный архив документов (ЭАД) – это информационная система‚ позволяющая:

• Хранить цифровые копии бумажных и электронных подлинников;
• Вести учёт и классификацию документов в соответствии с единой схемой систематизации;
• Обеспечивать контроль доступа‚ аудит действий пользователей и историю изменения документов;
• Автоматизировать процессы приёма‑передачи‚ индексации и поиска информации;
• Гарантировать соблюдение сроков хранения‚ установленных нормативными актами (приказами Росархива‚ Правилами 77 и др.).

ЭАД является неотъемлемой частью системы электронного документооборота (ЭДО) и служит «длинным хранилищем» для документов‚ подлежащих длительному архивному хранению.

Нормативно‑правовая база

Работа ИС ЕЭАД регулируется рядом ключевых нормативных правовых актов (НПА) Республики Казахстан:

1. Законы «Об архивном деле» и «Об электронном документообороте»;
2. Правила архивного хранения (Правила 77);
3. Приказы Росархива‚ определяющие сроки хранения различных видов документов;
4. Стандарты единого информационного пространства ГосЭДО‚ включающие требования к унификации процедур на всех стадиях жизненного цикла электронного документа;
5. Технические регламенты по защите информации и персональных данных.

Соблюдение этих актов гарантирует юридическую силу электронных архивных копий и их признание в суде.

Архитектура и основные компоненты ИС ЕЭАД

Все компоненты работают в единой информационной среде‚ поддерживая стандарты ISO/IEC 27001 (информационная безопасность) и ISO 15489 (управление документами).

Процедуры и порядок работы с документами

4.1 Приём‑передача документов в архив

1. Идентификация источника – определение типа и категории документа (бумажный оригинал‚ электронный подлинник‚ скан‑копия).
2. Подготовка метаданных – заполнение обязательных полей (дата создания‚ рег. номер‚ классификатор‚ срок хранения).
3. Электронная подпись – подтверждение подлинности электронного документа с помощью квалифицированной ЭП.
4. Загрузка в ИС ЕЭАД – передача файла через интеграционный шлюз (API‚ FTP‚ Web‑сервис).
5. Индексация и проверка целостности – автоматическое создание индексов и контроль контрольных сумм.
6. Регистрация в реестре архива – присвоение уникального архивного номера и запись в журнал операций.

4.2 Выдача и использование архивных документов

• Запрос через веб‑интерфейс с указанием критериев поиска (по дате‚ классификатору‚ ключевым словам).
• Проверка прав доступа (роль пользователя‚ уровень секретности).
• Получение документа в оригинальном формате или в виде защищённого PDF‑файла.
• Фиксация действия в журнале аудита.

Этапы внедрения ИС ЕЭАД в организации

Внедрение системы проходит по типовой схеме‚ адаптируемой под конкретные нужды организации:

1. Подготовительный этап
   • Анализ текущих процессов делопроизводства и архивного хранения;
   • Формирование требований к ИС (объём хранилища‚ уровень доступа‚ интеграция с ЭДО);
   • Согласование проекта с руководством и юридическим отделом.
2. Проектирование
   • Разработка схемы систематизации (классификатор‚ метаданные);
   • Определение ролей и прав доступа;
   • Подготовка технической инфраструктуры (серверы‚ сети‚ резервные копии).
3. Тестовое внедрение
   • Установка программного обеспечения на тестовый сервер;
   • Загрузка пилотного набора документов;
   • Проверка индексации‚ поиска и аудита.
4. Пилотный запуск
   • Обучение ключевых пользователей (семинары‚ онлайн‑курсы);
   • Запуск в ограниченном режиме (один отдел/одна область);
   • Сбор обратной связи и корректировка процессов;
5. Полноценный запуск
   • Масштабирование на все подразделения;
   • Перенос архивных фондов из «традиционных» хранилищ;
   • Внедрение мониторинга и регулярного контроля качества.
6. Эксплуатация и поддержка
   • Техническая поддержка (служба ИТ);
   • Обновление программного обеспечения и баз данных;
   • Периодический аудит соответствия нормативным требованиям.

Преимущества использования ИС ЕЭАД

• Сокращение издержек – уменьшение расходов на физическое хранение бумажных архивов.
• Ускорение доступа – поиск и получение документов в течение секунд‚ независимо от места их физического расположения.
• Повышение безопасности – шифрование‚ контроль доступа‚ журнал аудита‚ резервные копии.
• Соответствие законодательству – автоматическое соблюдение сроков хранения и требований к подлинности.
• Интеграция с ЭДО – единый цикл от создания документа до его архивного хранения.
• Унификация процессов – стандартизированные процедуры приёма‑передачи‚ классификации и уничтожения документов.

Практические примеры внедрения

7.1 Северо‑Казахстанский государственный архив (ноябрь 2019 г.)

В рамках интерактивного семинара были продемонстрированы возможности развертывания ИС ЕЭАД на сервере архива‚ обсуждены вопросы подключения источников комплектования и согласован протокол работ. По результатам мероприятия сформирован перечень видов документов‚ подлежащих хранению‚ и разработана схема систематизации.

7.2 Архив Президента РК (май 2022 г.)

Рабочее совещание с участием заведующего Общим отделом Администрации Президента РК позволило уточнить требования к мониторингу и контролю исполнения‚ а также определить план дальнейшего совершенствования системы.

7.3 Области Абай‚ Восточно‑Казахстанская и Павлодарская (октябрь‑ноябрь 2022 г.)

Проведено офлайн‑обучение пользователей ИС ЕЭАД‚ в ходе которого сотрудники освоили порядок загрузки документов‚ работу с метаданными и формирование запросов в архиве.

Схема систематизации документов в ИС ЕЭАД

Для обеспечения единой классификации в системе рекомендуется использовать следующую иерархию:

1. Раздел – крупные группы (например‚ «Государственное управление»‚ «Экономика»‚ «Социальная сфера»).
2. Подраздел – более узкие категории (например‚ «Законодательные акты»‚ «Отчётные документы»‚ «Корреспонденция»).
3. Код классификатора – уникальный цифровой код‚ соответствующий национальному классификатору архивных фондов.
4. Метаданные – дата‚ автор‚ тип документа‚ срок хранения‚ уровень доступа.

Эта схема позволяет быстро находить нужный документ и автоматически рассчитывать сроки его уничтожения или продления хранения.

Информационная система «Единый электронный архив документов» (ИС ЕЭАД) представляет собой современное решение‚ которое объединяет функции архивного хранения‚ контроля доступа и интеграции с системами электронного документооборота. Внедрение ИС ЕЭАД позволяет государственным и частным организациям:

• Сократить физические и финансовые затраты на архивирование;
• Обеспечить юридическую силу и подлинность электронных документов;
• Ускорить процессы поиска и выдачи архивных материалов;
• Поддерживать высокий уровень информационной безопасности;
• Соответствовать национальным и международным стандартам в сфере архивного дела.

Опыт проведения семинаров и рабочих совещаний в 2019‑2022 годах демонстрирует готовность государственных органов к масштабному переходу на цифровой архив. При правильном планировании‚ обучении персонала и соблюдении нормативных требований ИС ЕЭАД станет надёжным фундаментом для формирования единого информационного пространства Республики Казахстан.

Дата последнего обновления статьи: 10 июля 2026 г.