В современном мире цифровизация охватывает практически все сферы деятельности государства и бизнеса. Одним из ключевых направлений цифровой трансформации является перевод архивных документов в электронный формат и их последующее хранение в специализированных электронных архивах. Данная статья рассматривает правовые, технические и практические аспекты использования архивных документов в электронных архивах, опираясь на актуальные нормативные акты и рекомендации Федерального архивного агентства.

Правовая база

Основу регулирования работы с архивными документами любой формы (бумажной и электронной) составляет Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивных делах в Российской Федерации». В частности, закон определяет:

• права и обязанности организаций‑источников и государственных/муниципальных архивов;
• требования к сохранности и юридической значимости документов;
• порядок комплектования, учета и использования архивных материалов.

С 1 января 2024 г. в силу Федерального закона № 635‑ФЗ изменились положения о запросах пользователей: обращения могут подаваться в виде электронных документов через сети общего пользования, включая Интернет.

Приказ Минкультуры РФ № 77

Приказ вводит обязательный формат хранения передаваемых в архив электронных текстовых документов – PDF/A‑2.32. Этот формат гарантирует долговременную сохранность визуального и структурного содержания без потери данных.

Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ

В правилах (п. 11.9) указано, что архив обязан вести учёт физико‑химического и технического состояния как бумажных, так и электронных документов, а также фиксировать их перемещение и состояние в информационных системах.

Что такое электронный архивный документ (ЭАД)?

ЭАД – это документ, признанный архивным в электронном виде, который хранится в системе электронного документооборота (СЭД) или системе хранения электронных документов (СХЭД). Ключевые характеристики ЭАД:

1. Юридическая значимость – документ сохраняет свою правовую силу.
2. Метаданные – обязательный набор атрибутов (дата создания, автор, классификатор, срок хранения и пр.).
3. Формат – PDF/A‑2.32, XML, TIFF/PNG (для сканов) и др., соответствующие требованиям ГОСТ Р 7.0.97‑2016.
4. Контроль целостности – цифровые подписи, хеш‑суммы, контрольные суммы.

Технические требования к системам хранения электронных архивных документов (СХЭД)

Согласно типовым требованиям Федерального архивного агентства, СХЭД должна обеспечивать:

• приём и регистрацию электронных архивных документов из СЭД;
• учёт и управление жизненным циклом документов (приём, хранение, доступ, уничтожение);
• защиту от несанкционированного доступа (аутентификация, авторизация, шифрование);
• долговременное хранение с гарантией сохранности формата (модуль миграции форматов);
• возможность формирования копий (не более 100 листов) на возмездной основе в соответствии с подпунктами 4.2.21‑4.2.25 Порядка использования архивных документов.

Для обеспечения долговременного хранения рекомендуется использовать:

• RAID‑массивы с уровнем избыточности 5/6;
• регулярные резервные копии (полные и инкрементные) с хранением в географически разнесённых дата‑центрах;
• системы контроля целостности (например, проверка контрольных сумм каждые 30 дней).

Процесс оцифровки и передачи документов в электронный архив

Подготовительный этап

1. Определение ценности и сроков хранения документа (ценностная экспертиза).
2. Составление плана оцифровки (приоритетные категории, объём, сроки).
3. Разработка локального нормативного акта, регламентирующего порядок передачи ЭАД в архив.

Оцифровка

• Выбор сканера, соответствующего требованиям ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (разрешение не менее 300 dpi, цветность 24 bit).
• Сканирование с последующей конвертацией в PDF/A‑2.32 (для текстовых документов) или TIFF/PNG (для изображений).
• Проверка качества сканов: отсутствие артефактов, корректность распознавания текста (OCR).

Формирование метаданных

Метаданные заполняются в соответствии с Единой информационной системой архивов (ЕИСА) и включают:

Передача в архив

Передача осуществляется через защищённый канал (VPN, TLS) в виде пакета «ЭАД + метаданные». По получении архив фиксирует акт приёма‑передачи и вносит запись в реестр.

Доступ и использование архивных документов

С 2024 г. пользователи могут подавать запросы в электронном виде через Интернет‑порталы государственных и муниципальных архивов. При этом:

• Запросы оформляются в виде электронных документов, подписанных цифровой подписью.
• Система автоматически проверяет наличие запрашиваемого ЭАД и сроков доступа.
• При положительном решении пользователь получает электронную копию (не более 100 листов) либо право на просмотр в режиме онлайн.

Для коммерческих организаций предусмотрена плата за удалённое пользование электронными архивными документами, установленная правительством РФ (см. ТАСС, 2 июля).

Преимущества электронных архивов

• Сокращение физических площадей – нет необходимости хранить бумажные оригиналы.
• Ускоренный доступ – поиск по метаданным, полнотекстовый поиск OCR‑текстов.
• Повышенная безопасность – контроль доступа, журналирование действий, резервное копирование.
• Экономия средств – снижение расходов на обслуживание бумажных фондов и уменьшение риска штрафов за несоблюдение сроков хранения.
• Поддержка аналитики – возможность агрегировать данные из разных архивных фондов для научных, культурных и экономических исследований.

Трудности и риски

Несмотря на очевидные выгоды, переход к электронным архивам сопряжён с рядом проблем:

1. Техническая совместимость – необходимость миграции старых форматов в PDF/A‑2.32.
2. Обеспечение долговременной сохранности – постоянный мониторинг технологических изменений и плановая миграция форматов.
3. Киберугрозы – необходимость внедрения многоуровневой защиты и регулярных аудитов.
4. Квалификация персонала – обучение сотрудников работе с СЭД/СХЭД и правилам формирования метаданных.
5. Юридическая точность – соблюдение всех требований к подписи, срокам хранения и правам доступа.

Лучшие практики внедрения электронного архива

• Разработать локальный нормативный акт, отражающий порядок оцифровки, передачи, учёта и доступа к ЭАД.
• Внедрить единый справочник классификаторов (по ГОСТ Р 7.0.97‑2016) для унификации метаданных.
• Использовать автоматизированные инструменты контроля целостности (хеш‑суммы, цифровые подписи).
• Проводить регулярные аудиты (ежеквартальные проверки состояния хранилища, тесты восстановления).
• Обучать персонал по работе с СЭД/СХЭД и принципам архивного делопроизводства.
• Обеспечить многоуровневую резервную копию (локальная, облачная, оф‑лайн).
• Внедрять модуль миграции форматов для своевременного перехода на новые стандарты.

Использование архивных документов в электронных архивах – это не просто технологический шаг, а стратегическое направление, позволяющее обеспечить долговременную сохранность, доступность и правовую значимость архивных материалов. При соблюдении нормативных требований (ФЗ 125‑ФЗ, Приказ 77, Правил Росархива) и внедрении современных СХЭД организации способны эффективно управлять своими архивными фондами, снижать издержки и открывать новые возможности для научных, культурных и бизнес‑исследований.

Для успешного перехода к электронному архиву необходимо:

1. Тщательно спланировать процесс оцифровки и формирования метаданных;
2. Выбрать и настроить систему, соответствующую требованиям к формату, безопасности и долговечности;
3. Обеспечить постоянный контроль целостности и актуальности хранимой информации;
4. Обучить персонал и внедрить чёткие регламенты работы с электронными архивными документами.

Только комплексный подход гарантирует, что архивные документы будут надёжно сохранены и доступны для будущих поколений.