В современном архивном деле источники комплектования играют ключевую роль: именно от их правильного выявления и документального оформления зависит полнота, достоверность и юридическая сила Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) и муниципальных архивов. В статье рассматриваются понятие, правовая основа, классификация, порядок определения и практические аспекты работы с источниками комплектования.
Понятие «источник комплектования»
Согласно Приказу Росархива от № 24 (ред. от ), источником комплектования называют организацию (структурное подразделение, предприятие, учреждение), в которой создаются и хранятся документы, подлежащие передаче в государственный (муниципальный) архив в соответствии с установленными нормативными актами.
Иными словами, источник комплектования – это фондообразователь, от которого архив получает архивные документы, формируя тем самым свой фонд.
Нормативно‑правовая база
Определение и порядок работы с источниками комплектования регулируются рядом нормативных актов:
- Приказ Министерства культуры РФ «О правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утверждён приказом Росархива от 11 марта 1997 г.).
- Приказ Росархива от № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях».
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 20).
- Регламент государственного учёта документов Архивного фонда РФ (приказ Росархива от 11 марта 1997 г.).
- Методические рекомендации Федерального архивного агентства «Определение организаций‑источников комплектования государственных и муниципальных архивов».
Все перечисленные документы образуют единую правовую основу для формирования списков источников комплектования, их учёта и взаимодействия с архивными учреждениями.
Классификация источников комплектования
В соответствии с нормативными актами и практикой, источники комплектования делятся на несколько групп:
- Федеральные органы исполнительной власти (министерства, федеральные службы, государственные корпорации).
- Региональные органы государственной власти (губернские администрации, региональные министерства).
- Муниципальные органы (городские и районные администрации, муниципальные учреждения).
- Государственные и муниципальные предприятия, учреждения, организации (университеты, больницы, научные институты, культурные учреждения).
- Организации, находящиеся в процессе реорганизации (слияние, разделение, присоединение) – их статус как источника комплектования определяется в порядке, установленном законодательством о реорганизации.
Порядок определения источников комплектования
Процесс определения источников комплектования состоит из нескольких последовательных этапов:
Сбор нормативных актов
Архив формирует базу законодательных и нормативных документов, регулирующих передачу архивных документов в его фонд (законы, указы, приказы, локальные нормативные акты). Это позволяет установить, какие организации обязаны передавать документы.
Анализ организационной структуры
Проводится инвентаризация государственных и муниципальных структур в соответствующем территориальном или тематическом сегменте. Важно учитывать:
- структурные подразделения,
- подразделения, находящиеся в подчинении,
- организации‑партнёры, участвующие в реализации государственных программ.
Выявление документов, подлежащих передаче
Определяется перечень видов и категорий документов, которые в соответствии с законодательством являются архивными (служебные, финансовые, кадровые, проектные и др.).
Формирование списка источников
На основании полученных данных архив составляет список источников комплектования в соответствии с пунктом 35.1 Приказа Росархива от № 24. Список включает:
- Наименование организации‑источника;
- Юридический адрес;
- Код ОКВЭД (по необходимости);
- Перечень передаваемых видов документов;
- Периодичность и сроки передачи;
- Ответственное лицо за комплектование.
Утверждение и публикация
Список передаётся в управляющий орган архива (например, в ГАРФ) для утверждения. После утверждения список размещается в открытом доступе (на сайте архива) и включается в регистры учёта источников комплектования.
Оформление актов и договоров
С каждой организацией‑источником оформляется акт передачи (произвольной формы, но отражающий выявленные недостатки и меры по их устранению) и, при необходимости, договор о комплектовании. В акте фиксируются:
- объём и состав передаваемых документов;
- состояние документов (полнота, соответствие требованиям);
- меры по устранению выявленных недостатков.
Формы и документы, используемые при комплектовании
| Документ | Назначение | Краткое содержание |
|---|---|---|
| Учетные сведения об объёме и составе | Отчет организации‑источника архиву | Перечень всех документов, находящихся в организации, их классификация, сроки хранения. |
| Акт передачи | Фиксация факта передачи | Дата, перечень документов, подписи ответственных лиц, замечания. |
| Договор о комплектовании | Регулирование взаимных обязательств | Условия передачи, сроки, ответственность сторон. |
| Список источников комплектования | Официальный реестр | Перечень всех организаций‑источников, их реквизиты, виды передаваемых документов. |
Практические примеры
Федеральный пример
Министерство культуры РФ является источником комплектования для ГАРФ. По регламенту организации предоставляют ежегодный отчёт о количестве и составе передаваемых документов (архивные фонды, микрофильмы, электронные архивы). На основании этих данных формируется Годовой список источников.
Муниципальный пример
Городская администрация г. Новосибирска передаёт в муниципальный архив документы, связанные с градостроительным планированием, земельными отношениями и муниципальными контрактами. При реорганизации нескольких отделов в 2025 году был составлен отдельный акт о комплектовании, в котором отражены изменения в структуре источника.
Реорганизация
В случае слияния двух государственных предприятий в 2024 году их архивные фонды были объединены в один источник комплектования. По статье 20 Федерального закона «Об архивном деле» была проведена переоценка объёма документов и оформлен новый список источников с указанием нового юридического лица.
Проблемы и пути их решения
- Недостаточная информированность организаций‑источников о своих обязанностях.
Решение: проведение регулярных семинаров и рассылка методических рекомендаций. - Разрознённость учётных систем (разные форматы учёта документов).
Решение: внедрение единой электронной платформы «Единый реестр источников комплектования»; - Отсутствие актуальных актов при реорганизации.
Решение: разработка шаблонов актов, учитывающих сценарии разделения, слияния и присоединения. - Трудности в учёте электронных архивов.
Решение: применение стандартов ОЭСР по электронному архивированию и создание цифровых подписей для подтверждения передачи.
Определение источников комплектования государственных архивов – это многоступенчатый процесс, требующий чёткого соблюдения нормативных актов, системного анализа организационной структуры и тщательного документального оформления. При правильном подходе архив получает:
- Полный и достоверный набор архивных документов;
- Возможность обеспечить их надёжное хранение и доступность для исследователей;
- Юридическую защиту прав собственности на архивный фонд.
Внедрение современных информационных технологий, регулярные обучающие мероприятия и своевременное обновление списков источников позволяют минимизировать риски потери информации и обеспечить эффективную работу архивных учреждений в условиях динамично меняющегося законодательного поля.
Дата актуализации информации: 09:22:17.