Комплектование архива электронными документами — это системный и непрерывный процесс формирования архивного фонда организации, обеспечивающий сохранность, достоверность и доступность документов на протяжении всего их жизненного цикла. Эффективность этого процесса напрямую зависит от грамотной идентификации и учета источников комплектования, субъектов и систем, в которых образуются или накапливаются электронные документы, подлежащие архивному хранению.

Понятие и правовая природа источников комплектования

В соответствии с архивным законодательством и отраслевыми стандартами, источником комплектования архива признается юридическое или физическое лицо, хранящее документы, подлежащие передаче в архив по закону, в соответствии с решением суда или на основании договора.

В контексте электронных документооборотов понятие источника расширяеться: это не только структурное подразделение или внешняя организация, но и информационная система (ИС), в которой формируются, подписываются и хранятся электронные документы.

Законодательное закрепление

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый нормативный акт, определяющий круг лиц, обязанных передавать документы в архивы (ст. 16, 17).
• Приказ Росархива от № 102 «Об утверждении Правил комплектования архивов архивными документами…» (далее, Правила комплектования) — регламентирует порядок составления списков источников, их ведения и взаимодействия с ними.
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ГОСТ Р 7.0.100-2018 — стандарты, регулирующие требования к формированию электронных архивов и метаданным источников.
• Отраслевые нормативные правовые акты (приказы министерств, ведомств), устанавливающие специфику источников для конкретных сфер деятельности.

Классификация источников комплектования

Для целей учета и организации передачи источники принято делить на категории по нескольким основаниям:

По организационно-правовой форме (субъектный признак)

1. Внутренние источники (структурные подразделения организации):
   • Управляющие органы (руководство, советы директоров, комитеты).
   • Функциональные департаменты (кадры, финансы, юристы, производство, НИОКР).
   • Территориально отдаленные филиалы, представительства, отделения.
2. Внешние источники:
   • Контрагенты (по договорам, актам приема-передачи, счетам-фактурам в ЭДО).
   • Государственные органы и органы местного самоуправления (нормативные акты, разрешительные документы, отчетность).
   • Физические лица (заявления, доверенности, трудовые договора, подписанные ЭП).
   • Иные организации, правопреемники, ликвидированные юрлица, архивы которых передаются в комплектование.

По техническому признаку (системный аспект)

Ключевым аспектом для электронных документов является идентификация информационных систем — генераторов документов:

• Системы электронного документооборота (СЭД / ЭДО): 1С:Документооборот, Directum, DIADOC, СБИС, «ГосЭДО» и др.
• Автоматизированные информационные системы (АИС) профильной деятельности: ERP-системы, CRM, банковские ядра, ГИС (ГИС ЖКХ, ЕГРЮЛ, ФГИС ФНС и др.), системы проектного управления.
• Специализированные модули: системы управления качеством (СУК), системы технического обслуживания, CAD-системы (чертежи, 3D-модели).
• Почтовые серверы и мессенджеры (корпоративные): при условии делового использования и наличия политики архивирования переписки.
• Облачные сервисы и SaaS-платформы: требующие настройки экспорта данных в архив (API, веб-хуки).

По статусу в отношении Архивного фонда РФ (для гос/муниципальных архивов)

• Государственные органы, органы местного самоуправления.
• Организации (государственные, муниципальные, частные), образующие документы Архивного фонда РФ.
• Граждане (физические лица), хранящие документы Архивного фонда РФ.

Учет и ведение списков источников комплектования

Архив организации (или архивное учреждение) ведет список источников комплектования — основной учетный документ, позволяющий контролировать полноту поступления документов.

Требования к ведению списка (согласно п. 4.6 Правил комплектования)

• Списки ведутся раздельно для организаций и граждан.
• Форма ведения: бумажная и (или) электронная (в базе данных архива, СЭД, специализированном модуле «Наблюдательное дело»)

.

• Список подлежит уточнению по мере необходимости (создание новых подразделений, ликвидация, реорганизация, выявление новых ИС).
• На каждый источник заводится наблюдательное дело (бумажное и/или электронное), содержащее сведения о составе документов, сроках хранения, порядке передачи, контактных лицах.

Структура карточки источника в учетной системе

Рекомендуемые атрибуты для электронного учета:

• Полное и сокращенное наименование источника / ФИО гражданина.
• ИНН / ОГРН / СНИЛС (для идентификации).
• Тип источника (внутренний/внешний, госорган/коммерция/физлицо).
• Перечень информационных систем, образующих документы.
• Ответственное лицо (куратор архивного дела в источнике) и контакты.
• Связь с номенклатурой дел / перечнем типичных документов.
• Периодичность и форма передачи (API, выгрузка пакетов, печать/сканирование).
• Статус взаимодействия (активен, приостановлен, ликвидирован, переведен в другой архив).

Процесс комплектования: от идентификации источника к передаче

Комплектование архива электронными документами включает три последовательных этапа, тесно связанных с работой источников:

Определение структурных подразделений и ИС-источников

Архив совместно с ИТ-подразделением проводит аудит информационного ландшафта организации. Цель, выявить все системы, где образуются документы архивной ценности. Необходимо установить соответствие: Подразделение → Информационная система → Вид документа → Срок хранения.

Определение состава электронных документов, подлежащих приему

На основе номенклатуры дел (утвержденной в установленном порядке) и результатов экспертизы ценности документов формируется перечень видов документов, подлежащих передаче из каждого источника. Важно зафиксировать:

• Форматы файлов (для текстов — PDF/A-1b или PDF/A-2b, для таблиц, CSV/XML, для чертежей — DWG/DXF/PDF и т.д.).
• Требования к электронной подписи (КЭП, НЭП, усиленная НЭП) и проверке ее валидности на момент передачи.
• Состав метаданных (карточка документа) по профилю метаданных архива (обычно на базе Dublin Core / ГОСТ Р 7.0.99-2018).

Организация передачи электронных документов в архив

Взаимодействие с источником формализуется через:

1. Административные документы: приказ о порядке передачи, регламент взаимодействия, график передачи.
2. Технические интерфейсы:
   • Автоматизированная передача через API/шлюз (предпочтительно для СЭД, ERP).
   • Периодическая выгрузка пакетов (SIP — Submission Information Package) по протоколу SFTP/HTTPS на носителе или через портал.
   • Ручная загрузка через веб-интерфейс ЦХЭД (Центра хранения электронных документов) или АИС архива.
3. Контроль приемки: проверка целостности (хеш-суммы), соответствия форматов, полноты метаданных, валидности ЭП. Результат, Акт приема-передачи (электронный или бумажный).

Особенности взаимодействия с различными типами источников

Тип источника	Ключевые особенности взаимодействия	Риски и меры митигации
Внутренние подразделения (СЭД, 1С, ERP)	Прямой доступ к БД/API; единая политика безопасности; возможность настройки автоматической выгрузки по событию (утверждение, исполнение).	Риск: изменение структуры БД при обновлении СЭД. Мера: версионирование профилей выгрузки, тестирование на тестовой среде.
Филиалы и удаленные офисы	Необходимость каналов связи (VPN, защищенные контуры); локальные администраторы архивов; синхронизация номенклатур дел.	Риск: потеря документов при обрыве связи. Мера: локальное буферизирование (edge-хранилище) с последующей репликацией.
Внешние контрагенты (ЭДО-операторы: Диадок, СБИС и др.)	Документы формируются у оператора. Передача возможна через API оператора или ручной экспорт. Формат — чаще всего XML + PDF/A вложения.	Риск: зависимость от API оператора, изменение форматов обмена. Мера: договоренности об экспорте «сырых» данных, использование стандартов (ФНС, ГОСТ).
Государственные информационные системы (ГИС)	Регламентированные форматы выгрузки (XML-схемы ФНС, Минстроя и др.). Часто — только исходящие/входящие по отношению к организации.	Риск: отсутствие API для массового экспорта истории. Мера: официальные запросы к администраторам ГИС, использование личных кабинетов для выгрузки.
Ликвидированные/реорганизованные организации (правопреемство)	Прием архива по акту передачи (инвентаризационной описи). Часто — бумажный архив + разрозненные электронные носители/доступы к старым ИС.	Риск: утеря ключей ЭП, устаревшие форматы файлов, отсутствие метаданных. Мера: комплексная экспертиза перед приемом, миграция форматов, восстановление ЭП через УЦ.

Роль ИТ-подразделений и платформы ЦХЭД

Современная практика (в т.ч. требования к госархивам) диктует необходимость активного взаимодействия архива с ИТ-службами организаций-источников.

• Выявление «теневых» ИС: сотрудники могут использовать несанкционированные облака, мессенджеры, локальные базы Access/Excel для учета деловых операций. Архив должен инициировать аудит.
• Обеспечение неизменяемости: ИТ-служба должна гарантировать, что документ, переданный в архив, не может быть изменен в исходной системе (Write Once Read Many — WORM, блокчейн-реестры, защищенные контейнеры).
• Платформа ЦХЭД (Центр хранения электронных документов): для государственных архивов и ведомств является единой точкой входа. Источники комплектования настраивают взаимодействие с ЦХЭД для автоматической передачи пакетов SIP. До наладки взаимодействия документы накапливаются в ведомственных архивах (промежуточное хранение).

Экспертиза ценности и итоговые документы комплектования

По результатам экспертизы электронных документов, поступивших из источников, архив составляет:

1. Описи единиц хранения электронных документов постоянного хранения — основной поисковый прибор.
2. Акт о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению (сроки истекли, ценность не выявлена); На документы, не подлежащие хранению, составляется отдельный акт.

Данные акты утверждаются руководителем архива (или ЭПК — экспертной комиссией) и являются основанием для формирования архивного фонда и списания лишнего.

Типичные ошибки при работе с источниками комплектования

• Отсутствие актуального списка источников: новые подразделения или ИС не заносятся в учет → документы не поступают в архив → риск утери и штрафов.
• Игнорирование «неархивных» систем: документы в CRM, почте, чатах не считаются архивными, хотя по сути являются таковыми (договоры, распоряжения, согласования).
• Нарушение форматов передачи: передача DOCX вместо PDF/A, отсутствие ЭП, потеря вложений → отказ в приемке, необходимость повторной выгрузки.
• Разрыв цепочки метаданных: при миграции из старой ИС в новую теряются связи между документами (входящий/исходящий, приложения, резолюции).
• Отсутствие регламента с внешними источниками: не прописана обязанность контрагента передать оригинал ЭДО-документа с КЭП в архив заказчика.

Источники комплектования архива организации электронными документами — это не статический список в журнале, а динамическая экосистема, включающая людей, бизнес-процессы и программно-технические комплексы. Качественное комплектование возможно только при трех условиях:

1. Непрерывный мониторинг информационного ландшафта организации (аудит ИС).
2. Техническая интеграция (API, стандарты SIP, форматы PDF/A, XML) для автоматизации передачи.
3. Административная фиксация ответственности источников (приказы, регламенты, договоры, должностные инструкции кураторов).

Грамотное управление источниками комплектования переводит архив из реактивного режима «сбор того, что прислали» в проактивный режим «формирование полного и достоверного архивного фонда в реальном времени», что является залогом правовой защищенности организации и эффективности ее управления документами.

---

Статья подготовлена на основе требований ФЗ-125, Приказа Росархива № 102, ГОСТ Р 7.0.100-2018 и практики внедрения ЦХЭД/СЭД. Дата актуализации: .