Комплектование архивов — это системный процесс формирования архивных фондов, обеспечивающий полноту и достоверность документирования истории деятельности государства, отраслей и отдельных организаций. В Российской Федерации данный процесс строго регламентирован законодательством и нормативными правовыми актами Министерства культуры РФ (Росархива). В основе процесса лежит понятие источника комплектования — субъекта, в деятельности которого образуются документы, подлежащие обязательному передаче на государственное хранение.

Нормативно-правовая основа

Ключевыми документами, регулирующими вопросы источников комплектования, являются:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 20 «Источники комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами»).
• Приказ Министерства культуры РФ от № 24 (ред. от ) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципаальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».
• Приказ Министерства культуры РФ от № 25 (ред. от ) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (Правила ведомственного архивного дела).
• Законодательство субъектов РФ о архивном деле (для муниципальных архивов).
• Отраслевые нормативные акты (приказы министерств, ведомств) о списках источников комплектования ведомственных архивов.

Понятие и определение источника комплектования

Согласно ст. 20 ФЗ № 125-ФЗ и п. 35.1 Правил № 24, источниками комплектования государственных и муниципальных архивов выступают:

1. Государственные органы (федеральные министерства, ведомства, службы, агентства, органы исполнительной власти субъектов РФ).
2. Органы местного самоуправления.
3. Организации (юридические лица, государственные, муниципальные, частные, некоммерческие), в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ.
4. Граждане (физические лица), владеющие документами Архивного фонда РФ, подлежащими приему на хранение в государственные/муниципальные архивы (личные архивы, семейные архивы, документы известных общественных и политических деятелей, ученых, писателей и др.).

Важный нюанс: Не вся организация автоматически является источником комплектования государственного архива. Организация включается в список источников комплектования конкретного архива на основании законодательства или решения самого архива (п. 35.1 Приказа № 24). Для ведомственных архивов списки утверждаются руководителями ведомств/организаций-создателей архивов.

Классификация источников комплектования

По организационно-правовой форме

• Государственные органы и органы власти: Источники федеральных (ГАРФ, РГАЭ, РГАНИ и др.), региональных и муниципальных архивов. Передают дела по истечении сроков хранения в ведомстве (обычно 10–25 лет).
• Организации (юридические лица):
  • Государственные и муниципальные учреждения/предприятия.
  • Акционерные общества и ООО с долей государства/муниципалитета (если образуют документы Архивного фонда РФ).
  • Частные организации — только если их документы признаны документами Архивного фонда РФ (например, уникальные технические разработки, документы об охране окружающей среды, личные дела работников при ликвидации).
• Физические лица (граждане): Источники личных фондов, коллекций, единиц хранения. Передача осуществляется на основании договоров дарения, купли-продажи или завещаний.

По (подведомственности) — для ведомственных архивов

Ведомственный архив формируется преимущественно за счет внутренних источников — структурных подразделений самой организации (центрального аппарата, территориальных органов, филиалов, дочерних обществ).

• Основные источники: Делоизготовительные подразделения организации (канцелярии, отделы делопроизводства, архивы структурных подразделений).
• Внешние источники (для ведомственных архивов): Ликвидированные/реорганизованные подведомственные организации, граждане (ветераны отрасли, ученые), передающие документы по отраслевой тематике.

По этапу жизненного цикла документов

• Действующие организации: Регулярная ежегодная передача дел со сроком хранения «постоянно» или «временно более 10 лет» по истечении сроков хранения в организации-источнике.
• Ликвидированные (реорганизованные) организации: Разовый прием всего массива архивных документов (п. 3.2 Приказа № 25, раздел V Приказа № 24). Это критический момент — риск потери документов максимален.
• Иностранные источники: Прием документов из-за рубежа (репатриация архивов, приобретение, дарение) — регулируется отдельными разделами Правил (раздел V Приказа № 24) и международными соглашениями.

Порядок формирования списков источников комплектования

Составление и ведение списков источников комплектования, обязательная функция архива (п. 35.1 Приказа № 24).

Этапы формирования списка:

1. Анализ законодательства: Выявление органов/организаций, обязанных передавать документы в данный архив (законы о министерствах, уставы организаций, отраслевые приказы).
2. Мониторинг реестров: Использование ЕГРЮЛ, ЕГРИП, реестров госорганов для выявления вновь созданных или ликвидированных потенциальных источников.
3. Взаимодействие с вышестоящими архивами/ведомствами: Получение утвержденных перечней организаций, подлежащих включению в список (для ведомственных архивов, приказом министра/руководителя ведомства).
4. Утверждение списка: Список утверждается руководителем архива (для гос/мун архивов) или руководителем ведомства (для ведомственных архивов).
5. Актуализация: Ежегодное ревизирование списка (исключение ликвидированных, включение новых, изменение наименований/реквизитов).

Структура записи в списке источника: Полное наименование, ИНН/ОГРН, адрес, ФИО руководителя, ФИО ответственного за делопроизводство/архив, контакты, категория документов (фонд/описания), сроки передачи.

Взаимодействие архива с источниками комплектования

Качественное комплектование невозможно без системной работы архива с источниками. Согласно Правилам (Приказ № 24, раздел «Взаимодействие архива с источниками комплектования»), архив оказывает методическую и практическую помощь в следующих направлениях:

• Организация делопроизводства: Помощь в разработке/согласовании номенклатур дел, графиков сроков хранения, инструкций по делопроизводству.
• Экспертиза ценности документов: Участие архивистов в работе экспертных комиссий источников (п. 3.1 Приказа № 25) для отбора документов на постоянное хранение.
• Подготовка документов к сдаче: Консультации по оформлению дел (сшивка, нумерация, составление описей, формирование пакетов для передачи).
• Контроль сохранности на этапе временного хранения: Проверки состояния архивов в организациях-источниках (инспекции, мониторинг условий хранения).
• Обучение кадров: Проведение семинаров, консультаций для архивистов и делопроизводителей источников.
• Информационное взаимодействие: Ведение единых реестров переданных дел, обмен данными через АИС (например, ФИАС, отраслевые АИС).

Порядок приема документов от источников (Ключевые этапы)

1. Подача заявки/уведомления: Источник уведомляет архив о готовности дел к сдаче (обычно ежегодно до 1 февраля за прошлый год).
2. Экспертиза ценности (в источнике): Экспертная комиссия источника (с участием представителя архива) отбирает дела на постоянное хранение. Составляется акт экспертизы.
3. Оформление передачи: Источник составляет описи дел (в 2-х экземплярах), пакует дела в короба/папки, оформляет акты приема-передачи.
4. Приемка в архиве: Архив проверяет соответствие дел описям, состояние документов, наличие реквизитов. Составляется акт приема-передачи архивных документов (форма № 0307060 или аналогичная).
5. Государственная регистрация/Учет: Внесение сведений о поступивших фондах в государственный реестр архивных фондов / учетные книги архива.
6. Научная обработка: Раскладка, описи, каталогизация, оцифровка.

Специфика комплектования ведомственных архивов

Ведомственные архивы (архивы министерств, ведомств, крупных корпораций) имеют свою специфику, регулируемую Приказом № 25 и отраслевыми нормами:

• Источник — это сама организация-создатель архива. Архив часто является структурным подразделением этой организации.
• Сроки хранения в источнике короче: Документы передаются в ведомственный архив сразу после завершения дела (или по истечении 1 года), а не через 10–25 лет, как в госархивы.
• Полный цикл: Ведомственный архив часто курирует делопроизводство во всей организации: утверждает номенклатуры, графики сроков, проводит экспертизу.
• Ликвидация подведомственных структур: При реорганизации/ликвидации филиалов/терорганов их архивы передаются в центральный ведомственный архив.
• Коммерческая тайна и ГТД: Особой режим доступа и хранения документов с ограниченным доступом, работа с ФСТЭК/ФСБ.

Проблемы и риски при комплектовании

Перспективы: Цифровая трансформация комплектования

Современный этап развития архивного дела характеризуется переходом к цифровому комплектованию:

• Прием электронных документов (ЭД) и электронных копий (ЭК): Передача не на бумажных носителях, а в виде информационных пакетов (SIP — Submission Information Package) по стандарту OAIS / ГОСТ Р 7.0.100-2018.
• Автоматизированные информационные системы (АИС): Взаимодействие через Единую федеральную архивную информационную систему (ЕФАИС), региональные и ведомственные АИС. Обмен метаданными и файлами в режиме онлайн.
• Централизованные электронные архивы (ЦЭА): Создание единых репозиториев для хранения ЭД от множества источников (например, архивы кадровых документов, архивы госзакупок).
• Блокчейн и распределенные реестры: Пилотирование технологий для подтверждения подлинности и неизменности переданных электронных документов.

Источники комплектования — это фундамент, на котором строится Архивный фонд Российской Федерации. Эффективность архива напрямую зависит от качества взаимодействия с государственными органами, организациями и гражданами — создателями документов. Ключевыми факторами успеха сегодня являются:

1. Своевременное ведение и актуализацию списков источников комплектования.
2. Проактивную методическую поддержку источников (номенклатуры, графики, экспертиза).
3. Строгий контроль за сдачей архивов при ликвидации/реорганизации организаций.
4. Переход на цифровые стандарты обмена (ЭД, ЭК, АИС) для обеспечения скорости, надежности и правовой значимости передаваемых документов.

Только системный подход к работе с источниками комплектования позволяет гарантировать сохранность документального наследия для нужд государства, науки и общества.

Статья подготовлена на основании действующего на 2026 год законодательства РФ (ФЗ № 125-ФЗ, Приказы Минкультуры № 24, № 25) и нормативных материалов Росархива.