Дата составления материала: 09:51:33 ().
Что такое источники комплектования архива?
Источниками комплектования государственного архива являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются документы, относящиеся к Архивному фонду Российской Федерации (АФ РФ). Эти документы подлежат передаче на постоянное хранение в архив либо в обязательном порядке, либо на основании соглашения (договора).
Нормативная база
Определение источников комплектования и порядок их включения в специальные списки регламентируются следующими нормативными актами:
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Постановления Правительства РФ о ведении Архивного фонда;
- Приказы и указания уполномоченных органов исполнительной власти (например, Росавтоархива);
- Решения Экспертно‑проверочной комиссии (ЭПК) федерального государственного архива, уполномоченного органа исполнительной власти.
Кто может быть включён в перечень источников?
В перечень источников комплектования могут входить:
- Государственные органы (федеральные, региональные, муниципальные);
- Муниципальные учреждения (школы, больницы, дома культуры и т.д.);
- Негосударственные организации (коммерческие компании, благотворительные фонды, частные предприятия);
- Общественные и кооперативные объединения;
- Физические лица (граждане), если их деятельность создаёт документы АФ РФ.
Включение негосударственных организаций и граждан осуществляется на договорной основе после заключения соглашения о передаче документов на постоянное хранение.
Процедура формирования списка источников комплектования
Формирование и ведение списка источников комплектования осуществляется архивом в соответствии с установленной формой. Основные этапы:
- Выявление организаций и граждан, чья деятельность порождает документы АФ РФ;
- Подготовка проектов договоров (для негосударственных источников) или внутренних приказов (для государственных);
- Рассмотрение проектов Экспертно‑проверочной комиссией федерального государственного архива;
- Принятие решения ЭПК о включении в перечень;
- Оформление записи в реестр источников комплектования и внесение её в учётные документы архива.
Примеры статистики по отдельным архивам
Согласно данным, приведённым в открытых источниках:
- В перечне источников комплектования Российского государственного архива экономики (РГАЭ) на момент последней актуализации 189 организаций:
- 90 государственных;
- 94 негосударственных;
- 4 общественных;
- 1 кооперативная.
- В списке источников комплектования КОГБУ ЦГАКО на года зарегистрировано 165 учреждений и организаций.
Значение актуального перечня для архивной работы
Наличие актуального перечня источников комплектования позволяет:
- Обеспечить системное и полное поступление документов АФ РФ в архив;
- Своевременно выявлять пробки в комплектовании и принимать меры по их устранению;
- Планировать работу по обработке, описанию и сохранению поступающих фондов;
- Обеспечивать прозрачность и закономерность взаимодействия архива с органами власти, организациями и гражданами.
Перечень организаций источников комплектования государственного архива является ключевым инструментом архивного дела. Его формирование основано на чёткой нормативной базе, включает как государственные, так и негосударственные субъекты, а порядок включения регламентируется решениями Экспертно‑проверочной комиссии и договорными отношениями. Актуальные данные показывают, что в архивах России насчитывается несколько сотен источников, что подтверждает масштабность и важность данного направления работы.
Соблюдение установленных процедур гарантирует сохранность документального наследия страны и обеспечивает доступ к нему для исследователей, государственных органов и общества в целом.