Дата подготовки материала: .
Что такое источники комплектования?
Источниками комплектования государственных и муниципальных архивов являются учреждения, организации, предприятия sowie физические лица, в деятельности которых образуются документы, подлежащие передаче в Архивный фонд Российской Федерации. Эти субъекты не только создают документы, но и обеспечивают их последующее поступление в архивную систему.
Нормативная база
Основные документы, регулирующие определение и ведение списков источников комплектования:
- Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов (1987 г.) – содержат примерные списки видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования.
- Приказ Росархива о порядке составления, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах.
- Справочно-информационный центр Федерального архивного агентства – согласованный с ЦЭПК при Росархиве документ от 30 октября 2012 г. «Определение организаций‑источников комплектования государственных и муниципальных архивов».
Классификация источников комплектования
Согласно действующей практике, источники делятся на несколько групп:
- Государственные органы – федеральные министерства, ведомства, службы, а также органы исполнительной власти субъектов РФ.
- Органы местного самоуправления – администрации городов, районов, сельских поселений.
- Государственные и муниципальные организации – предприятия, учреждения, созданные за счёт бюджетных средств (ГУПы, МУПы, казённые учреждения).
- Негосударственные организации – коммерческие фирмы, общественные объединения, религиозные организации, которые временно хранят документы государственной части Архивного фонда.
- Физические лица – граждане, в личном архиве которых находятся документы, имеющие архивную ценность (например, личные коллекции, семейные архивы).
Примеры источников комплектования в конкретных архивах
В различных архивах перечни источников имеют свои особенности. Ниже приведены illustrative примеры:
Российский государственный архив экономики (РГАЭ)
В список источников комплектования РГАЭ включено 189 организаций по различным направлениям финансово‑хозяйственной и производственной деятельности.
Российский государственный военный архив (РГВА)
Основными организациями‑источниками комплектования РГВА являются:
- Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦАМО РФ);
- другие центральные и территориальные архивы ведомств силовых структур.
Архивы общественных объединений
В Центральном государственном архиве общественных объединений РБ семинары посвящены вопросам влияния включения организации в список источников комплектования на ведение делопроизводства и архивного дела.
Процедура включения в список источников комплектования
Включение организации или физического лица в список источников комплектования осуществляется следующим образом:
- Выявление – архив проводит анализ деятельности потенциального источника и определяет, образуются ли в его работе документы, подлежащие передаче в государственный архив.
- Согласование – результаты анализа направляются в соответствующий орган управления архивным делом (например, в Федеральное архивное агентство) для получения официального подтверждения.
- Оформление – вносятся записи в реестр источников комплектования с обязательной отметкой в графе «Примечание» (указание на статус организации: государственная, негосударственная, временно хранящая документы и т.д.).
- Периодический пересмотр – списки источников комплектования подлежат фундаментальному пересмотру не реже одного раза в пять лет, в соответствии с Методическими рекомендациями 1987 г. и последующими обновлениями.
Значение актуального перечня источников комплектования
Актуальный список источников комплектования обеспечивает:
- системное и полное поступление документов в Архивный фонд РФ;
- прозрачность работы архивов и возможность планирования комплектования на среднесрочную перспективу;
- учет изменений в организационной структуре государства и экономики (реорганизация, ликвидация, создание новых учреждений);
- возможность контроля за соблюдением законодательства о документообороте и архивном деле.
Источники комплектования представляют собой фундаментальный элемент работы государственных и муниципальных архивов. Их правильное определение и регулярное обновление позволяют сохранять документальное наследие страны, обеспечивать доступ к информации для исследователей, государственных органов и общества в целом. Соблюдение установленных нормативных актов и методических рекомендаций гарантирует высокий уровень комплектования и сохранности архивных фондов.