В современной архивной системе России особое значение имеет процесс комплектования государственных и муниципальных архивов. Одним из ключевых элементов этого процесса являются источники комплектования – организации, передающие в архив документы, подлежащие сохранению в Архивном фонде Российской Федерации (АФРФ). В статье рассмотрим, какие органы государственной власти относятся к источникам комплектования, какие нормативные акты регулируют их статус и как происходит согласование номенклатуры дел.

Правовая база, регулирующая комплектование архивов

1. Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивных документах» (от ) – основной нормативный акт, определяющий понятия «архив», «архивный документ», «источник комплектования».
2. Положение о порядке формирования, ведения и использования списков источников комплектования (утверждено Федеральным архивным агентством, 2021 г.).
3. Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных и муниципальных архивов (Федеральное архивное агентство, 2020 г.).
4. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (Федеральное архивное агентство, 2022 г.).
5. Региональные нормативные акты – постановления и приказы органов исполнительной власти субъектов РФ, регулирующие порядок взаимодействия с архивами на уровне субъекта.

Все эти документы образуют единую правовую основу, в рамках которой органы государственной власти могут быть признаны источниками комплектования.

Что такое «источник комплектования»?

Согласно статье 20 Закона «Об архивных документах», источником комплектования считается организация (государственная, муниципальная, коммерческая или некоммерческая), которая передаёт в архив документы, подлежащие включению в Архивный фонд Российской Федерации. Ключевые признаки источника:

• Наличие у организации архивного статуса (источник или неисточник).
• Обязанность вести внутренний архив (в случае государственных органов) и передавать в государственный архив документы, завершившие свой управленческий цикл.
• Наличие договорных или нормативных оснований для передачи документов в архив.

Органы государственной власти, как правило, относятся к обязательным источникам комплектования, поскольку их деятельность генерирует документы, имеющие историческую, правовую и социальную ценность.

Классификация органов‑источников

Как определить архивный статус организации?

Определение статуса проводится в несколько этапов:

1. Анализ нормативных актов – проверка, включена ли организация в перечень, утверждённый ФАА или уполномоченным органом субъекта.
2. Экспертное заключение – подготовка и подача заключения эксперта (справки) в архив с приложением перечня документов, подлежащих передаче.
3. Согласование номенклатуры дел – совместная работа с архивом над формированием нормативных списков дел (номенклатур).
4. Регистрация в реестре источников – внесение организации в официальный реестр источников комплектования после утверждения всех документов.

Если организация не входит в перечень, она может стать потенциальным источником после подачи соответствующего заявления и получения решения уполномоченного органа.

Согласование номенклатуры дел

Что такое номенклатура дел?

Номенклатура дел – это структурированный перечень дел (деловых единиц), которые организация обязана передавать в архив. Каждый элемент номенклатуры содержит:

• Код дел (по классификатору деловых единиц).
• Наименование дел.
• Период создания и завершения дел.
• Перечень документов, входящих в деловую единицу.

Порядок согласования

1. Подготовка проекта номенклатуры – ответственным за архивное дело в организации (архивариус, специалист по документообороту) разрабатывается проект с учётом требований ФАА.
2. Экспертная проверка – проект направляется в Электронную площадку комплектования (ЭПК) соответствующего архива для предварительного рассмотрения.
3. Согласование с архивом – в случае замечаний в проект вносятся поправки, после чего архив выдаёт акт согласования.
4. Утверждение номенклатуры – акт подписывается уполномоченными лицами обеих сторон (директор организации и руководитель архива).
5. Регистрация – окончательная номенклатура фиксируется в реестре источников и становится основанием для последующей передачи документов.

Важно помнить, что незаконченное согласование номенклатуры может привести к отказу в приёме документов архивом.

Порядок передачи документов в архив

Сроки передачи

• Для федеральных органов – не позднее 6 месяцев после завершения управленческого цикла документа.
• Для региональных и муниципальных органов – в течение 12 месяцев после завершения дел.
• Для негосударственных организаций – сроки определяются договором или решением уполномоченного органа.

Формы передачи

1. Электронная передача – загрузка сканов и метаданных в ЭПК через защищённый канал.
2. Физическая передача – доставка оригиналов в архив в специально оформленных коробках с указанием номенклатурных кодов.
3. Комбинированный вариант – оригиналы хранятся в организации, а электронные копии передаются в архив (возможен при наличии договорных условий).

Документация при передаче

• Сопроводительное письмо (с указанием номенклатуры, количества дел, даты передачи).
• Экспертное заключение (если требуется).
• Акт приёма‑передачи, подписанный представителями организации и архива.

Примеры типовых списков источников комплектования

Пример списка для федерального министерства

ДЕЛО 01.01 – «Стратегическое планирование развития отрасли», 2010‑2023.
ДЕЛО 02.03 – «Контроль за исполнением бюджета», 2015‑2022.
ДЕЛО 03.07 – «Регулирование лицензирования», 2008‑2021.
...

Пример списка для муниципального управления

ДЕЛО 10.01 – «Градостроительное планирование», 2005‑2020.
ДЕЛО 10.04 – «Бюджетный процесс», 2012‑2023.
ДЕЛО 10.09 – «Социальные услуги», 2000‑2022.
...

Каждый пункт сопровождается указанием кода, названия, периода и перечня документов (приказов, протоколов, актов и т.д.).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как узнать, является ли моя организация источником комплектования?

Обратитесь в отдел архивного дела вашего управления и запросите справку из реестра источников. При отсутствии записи – подайте заявление в уполномоченный орган (Федеральный архивный агентство или архив субъекта РФ) с описанием документооборота.

Можно ли передавать документы без согласования номенклатуры?

Только в исключительных случаях, предусмотренных договором. В обычной практике отсутствие согласованной номенклатуры приводит к возврату документов в организацию.

Какие документы считаются «управленческими» и подлежат передаче?

Все документы, завершившие свой управленческий цикл: акты, приказы, протоколы, отчёты, договоры, письма, а также электронные версии этих документов.

Что делать, если архив отказал в приёме части документов?

Получите письменный акт с указанием причин отказа, исправьте недочёты (например, недостающие подписи, неверный код дел) и повторно подайте документы в течение 30 дней.

Органы государственной власти играют ключевую роль в формировании Архивного фонда Российской Федерации. Их статус как источников комплектования определяется нормативными актами, экспертными заключениями и согласованными номенклатурами дел. Правильное взаимодействие с архивом, своевременное согласование номенклатур и соблюдение установленных сроков передачи позволяют обеспечить сохранность исторически ценных документов и поддерживать прозрачность государственного управления.

Для успешного комплектования рекомендуется:

• Регулярно проверять актуальность статуса организации в реестре источников.
• Создавать и поддерживать в актуальном состоянии номенклатуру дел.
• Вовлекать в процесс архивных дел квалифицированных специалистов (архивариусов, юристов).
• Использовать электронные площадки (ЭПК, ЦЭПК) для ускорения обмена информацией.
• Документировать каждый этап передачи (сопроводительные письма, акты, экспертные заключения).

Только при соблюдении всех этих условий государственные архивы смогут эффективно выполнять свою миссию – сохранять память народа и государства.

Статья подготовлена на основе официальных методических рекомендаций Федерального архивного агентства, нормативных правовых актов и практических материалов, опубликованных в открытых источниках к 10 июля 2026 г.