Изъятие документов из государственного архива — это исключительная мера, строго регламентированная законодательством об архивном деле. Принцип непреодолимости архивных фондов (ст. 12 ФЗ-125) подразумевает, что документы, вошедшие в Архивный фонд Российской Федерации, не подлежат изъятию, за исключением случаев, прямо предусмотренных федеральным законом. Нарушение данного порядка влечет за собой административную, гражданско-правовую и в отдельных случаях уголовную ответственность.

Нормативная правовая база

Основным документом, регулирующим отношения в сфере архивного дела, является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от ). Детальный порядок организации хранения, учета и использования документов определяется:

• Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ (утв. Росархивом);
• Основными правилами работы государственных архивов РФ (утв. решением коллегии Росархива от — отдельные положения и формы до сих пор применяются на практике);
• Внутренними локальными актами конкретного архива (Инструкция по охране, План-график выдачи и т.д.).

Основания для изъятия документов

Согласно ст. 12 ФЗ № 125-ФЗ и Правилам использования, изъятие подлинников допускается только в следующих случаях:

1. Передача документов в иные архивы при реорганизации архива, изменении ведомственной подчиненности или территориального принципа комплектования фондов (п. 1 ст. 12 ФЗ-125).
2. Выдача подлинников по запросам судов, прокуртуры, органов следствия, судебных приставов в порядке, установленном процессуальным законодательством (УПК РФ, ГПК РФ, АПК РФ, КоАП РФ). Действует принцип: «Временный доступ к документам осуществляется на основании определения следователя, судьи, суда» (ссылка на БУХГАЛТЕР.UA/КонсультантПлюс).
3. Рассекречивание или изменение градосекретности — документы изымаются для проведения экспертизы или переоформления (Акт о рассекречивании документов).
4. Обнаружение документов, не подлежащих хранению в данном архиве (ошибочно поступившие, дубликаты, черновики, неоформленные копии). При просмотре дел изымаются вторые и последующие экземпляры, черновики, если их изъятие не было проведено при подготовке к сдаче.
5. Выявление документов, подлежащих уничтожению по истечении сроков хранения (на основании акта экспертной комиссии).
6. Возврат документов правообладателю в случаях, предусмотренных законом (например, при ликвидации организации-формирователя, если архив не является правопреемником).

Виды изъятия

Порядок оформления изъятия: пошаговый алгоритм

Этап 1. Поступление основания (Запрос/Определение/Решение)

Никакой документ не может быть изъят «по телефону» или устной просьбе. Необходимо официальное входящее документ:

• Для судебных/следственных органов — Определение/Постановление с указанием конкретных дел (фонд, опись, дело, листы).
• Для организаций-формирователей — Официальный запрос на бланке с печатью и подписью руководителя.
• Для внутренних нужд (ЭК) — Протокол заседания экспертной комиссии.

Этап 2. Принятие решения руководителем архива

Директор архива (или уполномоченное лицо — начальник отдела хранения/использования) изучает основание, проверяет состояние документа (пригоден ли к выдаче) и выдает Распоряжение (Приказ) об изъятии.

Важно: Если документ находится в неудовлетворительном состоянии (риск утраты информации), выдача подлинника запрещается (п. 4.5 Правил). Выдается копия (заверенная архивом) или отказывается в выдаче с уведомлением запрашивающего органа.

Этап 3. Составление Акта об изъятии (Ключевой документ)

Согласно «Основным правилам работы госархивов», используется единая форма — Акт об изъятии подлинных единиц хранения, документов. Акт составляется минимум в 2-х экземплярах (один остается в архиве, второй — у получателя/в деле).

Обязательные реквизиты Акта:

• Наименование архива, дата и номер акта.
• Основание (номер, дата запроса/определения/протокола ЭК).
• Полное описание изымаемых единиц хранения: Фонд, Опись, Дело, Название дела, Даты, Количество листов.
• Состояние документов на момент выдачи (описание повреждений, если есть).
• Срок возврата (для временного изъятия).
• ФИО и должность лица, выдавшего документы (архивариус/комплектатор).
• Расписка получателя (ФИО, должность, номер удостоверения/паспорта, дата, подпись), обязательна при личной передаче (п. 8.2 Правил использования).
• Подпись директора архива и печать (при необходимости).

Этап 4. Обеспечение сохранности фонда (Замена изъятого)

Это критически важный момент учета. На место изъятого документа (дела или листов) обязательно вкладывается:

1. Справка об изъятии (форма свободная, но регламентированная внутренними правилами) с указанием: номер, дата, название документа-основания, срок возврата, ФИО получателя.
2. ИЛИ Заверенная копия изъятого документа (если изымались листы).
3. В учетных документах архива (опси, карточки фонда, электронная БД) проставляется отметка: «Изъят по Акту №… от… до…», «Выдан в суд по Определению №…».

Этап 5. Передача и контроль возврата

• Документы передаются под роспись в Акта.
• Ответственный сотрудник архива (архивариус читального зала или отдела хранения) ведет Журнал учета изъятых документов (Книга выдачи подлинников).
• По истечении срока, контроль возврата. При обнаружении недостачи или повреждений составляется Акт в 2-х экземплярах (один — для привлечения виновных к ответственности, второй — в архив) (п. 4.5 Правил).

Особенности изъятия в конкретных ситуациях

А) Изъятие для уничтожения (истечение сроков хранения)

Это не «выдача на руки», а исключение из фонда. Порядок:

1. Экспертная комиссия (ЭК) изучает дела, срок хранения которых истек.
2. Составляется Протокол ЭК (форма не регламентирована законом, используется типовая).
3. На основании протокола — Акт о выделении документов к уничтожению.
4. Документы передаются на уничтожение под Приемо-сдаточную накладную (указывается вес макулатуры).
5. В учетных документах делаются отметки об уничтожении, Акт подшивается в соответствующее дело учета (делопроизводство архива).

Б) Изъятие дубликатов и черновиков при научной обработке

При описании дел или подготовке к использованию (цифровой копии) архивариусы изымают:

• Вторые и последующие экземпляры типовых документов;
• Черновики, не имеющие самостоятельной ценности;
• Неоформленные копии.

Оформляется Акт описания документов, переработки описей или Акт об изъятии…. Изъятые листы либо уничтожаются (по решению ЭК), либо оформляются в отдельное дело «Изъятые листы фонда №…».

В) Изъятие по запросам социально-правового характера

Гражданин запрашивает справку/выписку. Подлинник дела не выдается на руки. Использование происходит только в читальном зале. Если по решению суда/органа ЗАГС требуется сам подлинник (например, для восстановления утерянного акта гражданского состояния) — действует общий порядок через Определение суда/органа.

Ответственность за нарушение порядка изъятия

• Дисциплинарная: за неоформление Акта, отсутствие отметок в описях, выдачу без основания — взыскание до увольнения (ТК РФ).
• Административная: ст. 13.20 КоАП РФ — нарушение законодательства об архивном деле (штрафы на должностных лиц до 5000 руб., на юрлиц — до 50 000 руб.).
• Уголовная: ст. 226 УК РФ — незаконное получение, передача сведений, составляющих государственную тайну; ст. 285 УК РФ — злоупотребление служебным положением (если изъятие повлекло тяжкие последствия — утрату уникального документа).
• Гражданско-правовая: возмещение ущерба архиву (стоимость реставрации, переоформления, нерушимый ущерб фонду).

Чек-лист архивариуса при изъятии подлинника

1. [ ] Есть ли входящий документ-основание (Запрос, Определение, Протокол ЭК)?
2. [ ] Проверено ли состояние документа (можно ли выдавать подлинник)?
3. [ ] Выдано ли Распоряжение директора архива?
4. [ ] Составлен ли Акт об изъятии в 2-х экз. со всеми реквизитами?
5. [ ] Вложена ли в дело Справка/Копия на место изъятого?
6. [ ] Сделаны ли отметки в Описи, Карточке фонда, Электронной БД?
7. [ ] Получена ли Расписка получателя в Акте (ФИО, паспорт, подпись)?
8. [ ] Внесена ли запись в Журнал учета изъятых документов?
9. [ ] Установлен ли контрольный срок возврата (для временного изъятия)?

Изъятие документов из государственного архива — это не просто физическое перемещение бумаги, а сложная юридическая процедура, направленная на сохранение целостности Архивного фонда РФ и доказательной силы архивных документов. Ключевым условием законности является «бумажный след»: Акт об изъятии, Справка в деле, Отметка в учете, Расписка получателя. Игнорирование любого из этих элементов делает изъятие незаконным и создает риски невосполнимой потери документального наследия.

Статья подготовлена на основании ФЗ № 125-ФЗ (ред. от ), Правил организации хранения и использования документов Архивного фонда РФ, Основных правил работы государственных архивов РФ (коллегия Росархива, ) и судебной практики. Актуально на .